Home » Handleiding

Handleiding

Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo ledenadministratie / Relatiebeheer / Inrichten

Relatietypes

Artikelen bij: Inrichten

1	Het inrichten van het relatiebeheer
2	Relatietypes
3	Gemeenschappelijke veldnamen
4	Website formulieren
5	Verbindingen tussen relaties / relatietypes
6	Ledenportaal
	Importeren en exporteren
	Gegevens/velden toevoegen en bewerken

Relatietypes is een uniek onderdeel in Conscribo waarbij u uiteenlopende informatie die relevant is voor uw adminstratie kunt registreren. Het is in eerste instantie bedoeld om verschillende soorten relaties zoals personen, bedrijven, klanten, contactpersonen en dergelijke te kunnen onderscheiden en hier specifieke informatie over op te slaan, maar met relatietypes kunt u ook informatie over gebouwen, complexen , soorten producten en meer opslaan.

Overzicht van uw relatietypes

Het overzicht en uitleg over de kolommen

Actiekolom: In deze kolom staan twee knoppen: met het vergrootglas kunt u de details van het relatietype bekijken en met de knop verwijderknop kunt u het relatietype verwijderen. Mocht dat niet mogelijk zijn is de laatste knop grijs en kunt u er niet op drukken en door met uw muis over de knop heen te gaan wordt toegelicht wat hier de reden van is.
Naam: Hier ziet u de naam van het relatietype.
Aantal relaties in uw administratie: In deze kolom ziet u het totaal aantal relaties wat in uw administratie is geregistreerd. Ook relaties in het archief worden hier getoond.
Verbergen bij inactiviteit: In deze kolom wordt getoond of het relatietype is verborgen of niet. Op het moment dat u een relatietype niet meer nodig heeft, en alle relaties zitten in het archief, kunt u het type verbergen. Dan zult u dit type op de meeste plekken in Conscribo niet meer kunnen selecteren.
Nieuw relatietype: Hier kunt u een nieuw relatietype toevoegen. Mocht dat niet mogelijk zijn, wordt naast de knop uitgelegd of daar een specifieke reden voor is.

Toevoegen/bewerken van het relatietypes

Het formulier

Hier heeft u twee keuzes. Of u kiest een sjabloon uit, zodat er wat velden worden klaargezet. U kunt er ook voor kiezen om een al bestaand relatietype te kopiëren. Dan worden alle velden die daarin zijn gedefiniëerd overgenomen.
Een lidwoord is specifiek per woord en kan niet eenvoudig door computers worden herkend. Vandaar dat wij u vragen hier zelf het lidwoord aan te geven.
Hier vult u het enkelvoud van de naam van het relatietype in.
Hier vult u het meervoud van de naam van de relatietype in.
U kunt hier de positie van het relatietype aanpassen. Wij raden aan om het belangrijkste relatietype bovenaan neer te zetten. Deze komt dan vaak als eerste naar boven.

Baseer het relatietype op...

De opties

Sjabloon: Leden

Sjabloon: Personen

Sjabloon: Organisaties

Sjabloon: Bedrijven

Kopie van een ander relatietype

Indien u een relatietype hebt, en u wilt een nieuw relatietype hebben dat hier bijna volledig op lijkt, kunt u eenvoudig dit relatietype kopiëren. Hier toont Conscribo de relatietypes die al bestaan en zal hiervan een volledige kopie maken voor u, om daarna naar wens te bewerken.

Met een verbinding

U wilt mogelijk een relatietype wat daarna een verbinding nodig heeft met een ander relatietype. Door een van deze opties te kiezen, zal Conscribo meteen een verbinding tussen de relatietypes leggen. Voor meer informatie van deze voorbeelden, zie de handleiding: » Verbindingen tussen relaties / relatietypes.

Specialisatie: Het Watersportverbond

Specialisatie: Koorleden

Voorbeelden van relatietypes

Personen/leden/klanten

U kunt hier gegevens opslaan over de persoon als NAW, contactgegevens, klantnummers, speelsterkte, soort incassomachting, enz..

Gezinnen

U kunt hier gezinnen met het gezinsadres en achternaam instellen en vervolgens een "gezinsleden" verbinding aanmaken om ze te koppelen aan de personen. Hiermee kunt u vervolgens specifieke zaken als 'gezinskorting' doorrekenen in de constributie

Organisaties/ Sponsors/ Bonden

U kunt met deze relatietypes informatie over bedrijven en organisaties opslaan en vervolgens verbinden met bijvoorbeeld "contactpersonen" zodat een totaalbeeld van een organisatie onstaat. Let er wel op dat u in sommige gevall en niet te specifiek wilt zijn. Een "Klant" kan bijvoorbeeld ook een "Leverancier" zijn. In dat geval is het beter een relatiegroep klanten en leveranciers te maken en een relatietype "organisatie". Zo behoudt u maximale flexibiliteit.

Contactpersonen

U kunt een relatietype contactpersoon aanmaken waardoor u met een verbinding ze aan een organisatie kunt koppelen. Op deze manier kunt u meerdere contactpersonen per organisatie opslaan.

Gebouwen/locaties/complexen

Minder voor de hand liggend, maar zeer handig: Het aanmaken van relatietypes voor een gebouw bij bijvoorbeeld een Vereniging van Eigenaren. Door dit te registreren kunt u specifieke zaken als de grondprijs, huurprijs, onderhoudshistorie opslaan en het gebouw verbinden met relaties als "eigenaren" en "huurders". Hiermee kunt u vervolgens aan de hand van het gebouw of de locatie specifieke bedragen automatisch innen, en dergelijke.

Denk ook aan een vereniging die meerdere tenniscomplexen of verstigigen heeft waar verschillende prijzen gelden. Sla deze op en gebruik ze bij de relaties.

Domeinnamen/servers

In de IT dienstverlening kunt u informatie over de verhuur van specifieke zaken als domeinnamen en servers opslaan. Maak een relatietype "domeinnaam" aan en sla hier de huurder, de contractdatum en bijvoorbeeld dns servers op. U kunt vervolgens de inning van bedragen bij uw klanten bijna volledig automatiseren!

Gereedschappen/ instrumenten / tennisrackets

Maak relatietypes aan voor zaken die u verhuurt met verhuurbedragen, verbindingen naar de huurders en dergelijke zodat u daar zicht op houdt en kunt automatisch kunt factureren naar de gebruikers ervan!

We zouden nog wel even door kunnen gaan met voorbeelden, en wellicht doen we dat in de toekomst nog wel. Het is goed om goed na te denken over hoe u uw organisatie wilt administreren. Lees ook de inleiding tot het relatiebeheer (zie » Het inrichten van het relatiebeheer zodat u weet wat de mogelijkheden zijn.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een relatietype en een relatiegroep?

Uw relaties worden genoteerd in een relatietype. Een relatietype is een verzameling van velden, waarbij de gegevens onderling vergelijkbaar is. Zo kan er een relatietype zijn voor leden, personen, organisaties, etc.
Met een relatiegroep kunt u onderliggende relaties groeperen, zoals het bijhouden van deelnemers van een activiteit. In een relatiegroep kunnen relaties zitten vanuit meerdere relatietypen.

Hoeveel relatietypes mag ik registreren?

Standaard heeft het Conscribo Lite pakket 2 relatietypes, Conscribo pakket 3 en de Volume module 10. Mocht u daar van af willen wijken, neem contact op met de helpdesk voor de mogelijkheden.

Ik heb maximum aantal relatietypes berekt, wat nu?

We kunnen altijd met u meedenken over het verhogen van de maximale aantal relatietypes. Neem daarvoor contact met ons op voor de mogelijkheden.

Door een sjabloon te kiezen, worden vast velden toegevoegd. Kan ik deze nog wijzigen?

Dat kan zeker. Het is puur een eerste opzet. U kunt het type helemaal naar eigen wens aanpassen.