Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo boekhouding / Financieel gebruik / Inningen (Lidmaatschappen / Contributie / Inschrijvingen) / Debiteuren laten betalen

Facturen aanmaken vanuit een inningronde

Artikelen bij: Debiteuren laten betalen

1	Facturen aanmaken vanuit een inningronde
2	Incasso's aanmaken en verwerken
3	Stappenplan bij het maken van een incasso

Indien u niet 'Conscribo Lite' gebruikt, maar 'Conscribo', dan kunt u gebruik maken van Conscribo's Facturatie functionaliteit.

Hoewel u een losse factuur kunt maken via "Transacties > Nieuwe Transacties > Nieuwe Factuur", gaan we hier kijken naar het genereren van facturen op basis van boekingen die zijn gegenereerd via:

"Eenmalige Verzamelinkomsten" en
"Herhalende Verzamelinkomsten"

Wanneer u een inning heeft gegenereerd heeft u namelijk de mogelijkheid om voor de bijbehorende boekingen, facturen te genereren.
Deze facturen kunt u vervolgens individueel beheren of acties uitvoeren op meerdere facturen tegelijkertijd.
Uiteindelijk gebruikt u de gegenereerde facturen om ze te sturen naar de klant, via:

de Conscribo email functionaliteit
het exporteren naar Pdf of Word en daarna printen of per e-mail versturen

Factuur opbouw op basis van een inning

De inning heeft boekingen aangemaakt voor de respectievelijke winst/verlies rekening en de debiteuren/crediteuren balans rekening.
Deze zijn gekoppeld aan de inning, en kunnen met of zonder factuur betaald worden. Wanneer een inning voor een relatie betaald is, wordt ook de regel voor deze relatie in de inning beschouwd als afgehandeld.

Bij het aanmaken van de facturen voor een inning worden de betalingsverplichting(en) simpelweg gekoppeld aan de nieuwe factuur overgezet.
Er wordt dus geen nieuwe boeking bij de factuur aangemaakt.

En zodra u het te ontvangen bedrag afhandelt, wordt ook de factuur afgehandeld.

Waar kunt u dit vinden?

Voor een 'Herhalende Verzamelinkomst' kunt u "Facturen aanmaken..." vinden in het blok voor "Voldaan" (1) (Zie hieronder)

Voor een 'Eenmalige Verzamelinkomst' kunt u "Facturen aanmaken..." vinden in het tabblad "Openstaand" (1) (Zie hieronder)

Generatie mogelijkheden

Filter op relaties en inningen

U kunt voor het aanmaken van de facturen kiezen (1) om alle relaties waarvoor in deze inningsronde een boeking is aangemaakt een factuurdocument aan te maken, of een selectie maken. Hou bij het maken van uw keuze met het volgende rekening:

Conscribo maakt alleen facturen aan voor relaties waarbij deze inningsronde een bedrag ongelijk aan 0 moet worden geïnd (Dit bedrag mag dus ook negatief zijn)
Conscribo maakt per inningsronde maximaal 1 factuur per relatie aan. U kunt wel twee keer facturen genereren, de tweede keer zullen geen facturen worden aangemaakt indien deze al bestaan.
- Wilt u de facturen wel opnieuw aanmaken (met bijvoorbeeld een andere omschrijving), dan dient u eerst de oude facturen via het facturenoverzicht te verwijderen.

In het voorbeeld hierboven worden alleen facturen aangemaakt voor de relaties in deze inningsronde die als betaalwijze 'factuur' (2) hebben. U selecteerd hiervoor eerst 'Selectie...' (1) en vervolgens maakt u uw selectie. In het voorbeeld is er een selectievoorwaarde toegevoegd "Betaling via" is "gelijk aan" "Factuur". U ziet bij (3) nu dat er 23 resultaten voldoen.
Let op: Dit zijn de resultaten die in HEEL het relatiebeheer zijn, en rekent dus ook de relaties die niet betrokken zijn bij de facturatie!

Mocht het zo zijn dat je achteraf facturen wilt versturen, dan kun je kiezen voor (8) 'Ook facturen aanmaken voor afgehandelde boekingen'.

Vervolgens kunt u een factuurstijl kiezen (4)

Bepaal factuur inhoud

De Factuurdatum
De "Factuurdatum" bij (5) is standaard "Gelijk aan boekdatum", oftewel de boekdatum van de te ontvangen inkomst.
In uitzonderlijke gevallen kun je ervoor kiezen om voor "Afwijkend:" te kiezen. Soms komt het bijvoorbeeld voor dat u pas later de facturen aanmaakt en dat u wilt dat de factuurdatum niet de boekdatum is. Alhoewel dit strikt genomen eigenlijk niet mag in een boekhouding, staan we u toch toe om een andere factuurdatum op te geven. Dat gezegd te hebben, raden wij dit ook af.

Factuurregels
Kies hoe de 'Factuurregels' gegenereerd moeten worden bij (6):

"1 factuurregel op de factuur"
Op het moment dat u 1 factuurregel op de factuur kiest, worden alle te innen bedragen bij elkaar opgeteld en met de gegeven omschrijving op de factuur vermeld.
Pas hiermee op! Want op het moment dat u namelijk verschillende BTW tarieven int, worden deze niet goed op de factuur vermeld!
"Factuurregel per bedrag"
Hierbij wordt net als bij het aanmaken van de betalingsverplichting, voor alle regels waar het te innen bedrag ongelijk is aan 0 een regel op de factuur aangemaakt, met daarbij de getoonde relatie.
Op het moment dat u dus variabele bedragen in de inning gebruikt, en een relatie hoeft een bepaald bedrag niet te betalen volgens de betalingsverplichting, dan wordt hier ook geen factuurregel voor aangemaakt.

Teksten
Net als op veel andere plekken in het systeem kunt u bij het invullen van de omschrijving een tekst per relatie instellen. In de afbeelding hierboven zou er voor relatie "Piet Janssen" op de eerste factuurregel (7) bijvoorbeeld "Lidmaatschap Piet Janssen, Volwassene" op de factuur komen.

Uitvoeren van generatie

Na het invullen klikt u onderaan op "Facturen aanmaken". Conscribo onthoudt nu de invulling van dit scherm zodat u in volgende boekingsrondes of als u bij andere relaties facturen wilt aanmaken dit scherm niet opnieuw hoeft in te vullen!

Facturatie overzicht (in het kort)

U wordt nu doorgestuurd naar het Facturenoverzicht, waar de gegenereerde facturen te vinden zijn. Informatie hierover vind u bij » Het facturenoverzicht.

Tot slot

Indien er iets is gewijzigd in de Relatieeigenschappen of de Verzamelinkomst instellingen waardoor er nieuwe inningregels zijn waarvoor er een factuur gegenereerd moet/kan worden, klik dan opnieuw op "Facturen aanmaken..." bij de respectievelijke inning en de ontbrekende facturen zullen worden aangemaakt.