Voorbeeld automatisch innen: Eenvoudige inning voor abonnementsgeld


In dit voorbeeld wordt het contributietraject en inrichting van de administratie getoond.
Op deze manier ziet u precies hoe dit in zijn werk gaat en heeft u alle informatie om zelf eenvoudig contributie te innen.
Op basis van dit voorbeeld worden in andere onderdelen diverse uitbreidingen gedemonstreerd.

In dit voorbeeld maken we gebruik van een Conscribo Essential administratie waarin alleen het relatietype persoon gebruikt wordt. De benodigde functionaliteiten kunt u dus in elk Conscribo product gebruiken.

De vereniging:

In ons voorbeeld hebben we een muziekvereniging met ongeveer 100 leden. De leden dienen 1 keer per jaar een vast lidmaatschapsbedrag van 40 euro te betalen. Deze muziekvereniging biedt een mogelijkheid om per incasso te betalen, maar men kan de contributie ook overmaken op de bankrekening van de vereniging onder vermelding van het lidnummer.

Om de contributie te kunnen registreren gaan we eerst de Conscribo administratie inrichten voor dit voorbeeld. Hierna wordt het traject van een 'contributieronde' (in ons geval 1 keer per jaar) doorgelopen.


Het inrichten van de administratie voor contributie-inning


Om te beginnen gaan we ervoor zorgen dat de benodigde gegevens in het relatiebeheer (de ledenadministratie) aanwezig zijn. Aangezien de meeste gegevens die we willen gebruiken standaard al in het relatiebeheer kunnen worden ingevoerd, willen we in ons voorbeeld enkel een gegeven maken zodat we bij de leden kunnen aangeven of ze een incassomachtiging hebben afgegeven.

We doen dit als volgt:

In het menu klikt u in het menu 'Relatiebeheer' onder het subkopje 'Beheer' op 'Relatietype definities'.
Hier ziet u de verschillende relatietypes die in uw administratie bestaan. Alle leden in ons voorbeeld zijn personen, en we hoeven dus geen extra relatietypes aan te maken.

Nu gaat u naar de details van het relatietype 'Persoon'. (U klikt hiervoor op het vergrootglas naast de naam)

Overzicht relatietypes


U ziet nu de velddefinities van het relatietype persoon. Dit zijn alle gegevens die u op dit moment bij relaties kunt opslaan.

We gaan nu een gegeven toevoegen. U klikt op de knop 'Veld toevoegen'. We noemen dit veld 'Betaalwijze' en kiezen bij datatype 'Opsomming'. Hier geven we de waardes 'Incasso' en 'Handmatig' op.
Het formulier ziet er nu zo uit:

Veld aanmaken


Klik op 'Opslaan' om het veld toe te voegen.

Het vullen van de betaalwijze

Nu u het gegeven betaalwijze heeft aangemaakt gaan we bij de leden de betaalwijze invullen. U kunt dit op drie verschillende manieren doen:

1. Stuk voor stuk, door in het overzicht 'Overzicht per relatietype', 'Personen' naar de details van een lid te gaan en het daar te wijzigen.

2. Doormiddel van de waarde van het veld betaalwijze te importeren via de relatieimport (zie hiervoor het onderdeel » Relaties importeren)

3. In de bewerkmodus van het relatieoverzicht. Hiervoor gaat u in het menu 'Overzicht per relatietype' naar 'Personen'.

Veld aanmaken


Hier klikt u op het icoon weergaveinstellingen in het overzicht (1):

En voegt u het veld 'Betaalwijze' toe door deze aan te vinken onder 'Zichtbare gegevens' en op opslaan te klikken.

Terug in het relatieoverzicht ziet u nu de kolom 'Betaalwijze':

Gegevens bewerken in het relatieoverzicht



U klikt op het potlood icoontje (1) om naar de bewerkweergave te gaan. Nu kunt u bij de relaties die een incassomachtiging hebben gegeven, de betaalwijze 'Incasso' kiezen.


Het aanmaken van de Automatische inning


U heeft nu de benodigde gegevens in uw ledenadministratie. We gaan een automatische inning aanmaken om Conscribo duidelijk te maken welke leden wanneer contributie moeten betalen, en vervolgens de voortgang van de betaling te registreren.

Klik in het menu 'Financiën' op 'Automatisch innen' en klik op de knop 'Periodiek geld innen bij relaties'.

U geeft nu een naam aan de inning. In ons voorbeeld noemen we de inning 'Contributie'. Klik op 'Verder..'.

U ziet nu het scherm 'Beschrijving van de inning'. Hier geven we aan hoe vaak er wat bij een relatie moet worden geïnd. We vullen het scherm in als volgt:

Gegevens bewerken in het relatieoverzicht


Allereerst geven we aan wanneer de inkomsten voor de boekhouding wordt geboekt(1). Dit is vergelijkbaar met een factuurdatum op het moment dat u een factuur zou sturen. U kiest hier de datum waarop de inkomsten volgens de resultatenrekening worden gemaakt. In ons voorbeeld loopt het boekjaar van 1 juli tot 30 juni en kiezen we ervoor van de contributie op de eerste dag van het boekjaar binnen te laten komen. Ook stellen we de frequentie van de inkomsten in. In ons geval willen we elk jaar de contributie innen. (2)

Voor elk lid dat contributie betaalt, zal Conscribo een betalingsverplichting boeking aanmaken. Deze boekingen zijn tussen de door u aangegeven debiteurenrekening en een winst-/verliesrekening waarop u de inkomsten wilt boeken.
Nadat de betalingsverplichtingen straks zijn aangemaakt ziet u op de balans dat de contributies op de rekening debiteuren staan (nog binnen te komen) en op de resultatenrekening al als inkomsten zijn gerekend.

De betalingsverplichting heeft een omschrijving (3). In ons voorbeeld is dit 'Betaling lidmaatschap {display_name}'. Conscribo vervangt '{display_name}' door de waarde van het veld 'Weergavenaam' bij elke betalingsverplichting. Bij 'Jan Janssen' zou er in ons voorbeeld als boekingsomschrijving worden ingevuld 'Betaling lidmaatschap Jan Janssen'.

Het boekstuknummer laten we automatisch bepalen (zie » Financiële instellingen voor meer informatie).

Op het moment dat u gebruik maakt van facturatie in Conscribo, dan is het handig om bij de referentie automatische factuurnummering te gebruiken, maar indien dit niet beschikbaar is, dan kiest u hier een referentienummer (4). Dit is het nummer dat wordt gebruikt om de betalingsverplichting te koppelen aan de betaling, en wat leden moeten vermelden bij handmatige betaling via de bankrekening.

U kiest de gebruikte debiteurenrekening voor de contributie (hierop dient u straks de binnengekomen betalingen te boeken) en vult bij de inningsregels in ten goede van welke rekening welke bedragen komen. In ons voorbeeld komt de 40 euro ten goede aan rekening 8000: Contributie (5).

U klikt nu op 'Verder' en komen bij het relatieselectiescherm. Hier geeft u aan bij welke relaties u het geld wilt innen. In ons voorbeeld willen we contributie innen bij iedereen die lid is van de relatiegroep 'Leden' en dus vullen de het formulier als volgt in:

Relaties selecteren


Let op: We selecteren hier alle leden ongeacht de betaalwijze. We gebruiken dit gegeven pas later.
Klik nu op 'Opslaan en Inning bekijken' om de inrichting van de inning af te maken.

De inning gebruiken


Op het moment dat u uw ledenadministratie op orde heeft kunt u nu het geld gaan innen bij de relaties. Dit gaat in 4 stappen zoals u in het overzicht van de inning ziet:

Innen stap 1


Stap 1: Relaties selecteren


Allereerst klikt u op relaties selecteren (1). Dit zorgt ervoor dat de relaties die voldoen aan de selectiecriteria (dus in de groep 'Leden' worden geselecteerd.

Conscribo laat nu zien wie er voldoet aan deze selectie. U kunt eventueel de selectiecriteria nu nog bijwerken en op 'relatieselectie bijwerken' klikken om de selectie te wijzigen. Ook kunt u individuele relaties deselecteren waar nodig.

Stap 2: Betalingsverplichtingen aanmaken


Hierna klikt u op 'Boekingen aanmaken' (2). Dit zorgt er voor dat de betalingsverplichtingen in de boekhouding worden geboekt volgens onze omschrijving.

U ziet nu het volgende overzicht.

Innen stap 2


U kunt zien wat er geboekt is door op 'Bekijk boeking' te klikken (1) waardoor u de aangemaakte boeking voor een relatie ziet:

De betalingsverplichting


Ook kunt u in de resultatenrekening die we hebben gefilterd tussen 30 juni en 1 juli (hieronder) (1) zien dat er voor de 98 relaties 40 euro is geboekt (2) (3920 euro) en als inkomsten staan voor rekening 8000, en dat dit bedrag bij de debiteuren (openstaande bedragen) is opgeteld (3):

Innen de betalingsverplichtingen in de resultatenrekening


Stap 3: Betalingen binnenkrijgen


U kunt nu de betalingen gaan innen. In ons voorbeeld doen we dit op twee manieren: Allereerst maken we een incasso-opdracht aan voor de leden die een incassomachtiging hebben afgegeven, Daarna sturen we een e-mail naar de leden die geen incassomachtiging hebben gegeven met de vraag of ze het lidmaatschap willen overmaken op onze rekening.

De incasso-opdracht


Om de incasso-opdracht aan te maken klikt u in het overzicht van de inning op 'incasso-opdracht aanmaken'

Het incassoformulier vullen we nu als volgt in:

Het incassoformulier


Allereerst willen we de incasso-opdracht alleen uitvoeren bij relaties die als betaalwijze incasso hebben. Dat vullen we dus in bij de selectie (1).

Hieronder geven we aan wat het bankrekeningnummer en tenaamstelling van de begunstigde is(2), de gewenste verwerkingsdatum (De dag waarop het geld wordt afgeschreven van de bankrekening van de te incasseren relatie, een volgnummer van de incasso-opdracht (Conscribo telt automatisch voor u door) en een omschrijving voor op het bankafschrift. Ook hier kunnen we gegevens van de relatie gebruiken. In ons voorbeeld vermelden we het relatienummer in de omschrijving (3).

Als laatste kunt u een gegevensveld kiezen voor het bankrekeningnummer. Dit is in ons voorbeeld al goed ingevuld.

Nu klikt u op verder om de geselecteerde relaties voor de incasso-opdracht te bekijken:

Het incassoformulier


U ziet dat er bij 45 personen de betaalwijze incasso-opdracht is ingegeven, en dat bij 2 van deze personen geen incasso-opdracht kan worden uitgevoerd. We wijzigen in het voorbeeld de betaalwijze van deze relaties naar handmatig omdat we onvoldoende rekeninggegevens hebben.

Nu klikt u op Incasso-opdracht aanmaken om het Clieop-03 bestand aan te maken wat u naar de bank kunt sturen.

De handmatige betalingen


Nu u de incasso-opdracht is verzonden stuurt u de leden die handmatig moeten betalen een e-mail. Indien u de facturatiemodule kunt gebruiken is het het netst om dit via het aanmaken van facturen te doen. Anders gaan we als volgt te werk:

We gaan in het menu 'Relatiebeheer' in het onderdeel 'Overige overzichten' naar 'Lijsten'. Hier maken we een nieuwe lijst aan door op 'Nieuwe lijst aanmaken' te klikken. Deze lijst zal de e-mailadressen bevatten van onze leden zodat we deze in 1 keer kunnen e-mailen.

We vullen het formulier als volgt in:

Aanmaken lijst met e-mailadressen


Er wordt straks een lijst aangemaakt met voor leden met betaalwijze 'Handmatig' het e-mailadres gevolgd door een komma (1).

Klik op opslaan en hierna op 'genereer lijst'. Kopieer de waarde uit het tekstveld en stel een e-mail op en plak de waarden in het 'Bcc' veld.

Nu stuurt u een e-mail naar deze leden met de vraag of ze het lidmaatschap willen overmaken op rekeningnummer ... onder vermelding van hun lidnummer.

Stap 4: Het verwerken van de betalingen

Nu is het afwachten totdat de betalingen binnenkomen. Op het moment dat een betaling binnenkomt via bijvoorbeeld de bank, dan kiezen we als tegenrekening de gekozen debiteurenrekening. Conscribo vult bij het importeren via de bankrekening waar mogelijk automatisch de relatie en de referentie in. Bul dit waar nodig en mogelijk aan voor een zo goed mogelijke koppeling.
Meestal worden incasso-opdrachten als 1 bedrag op de rekening gestort. We boeken ook dit bedrag en eventuele storneringen op de debiteurenrekening.

Als er betalingen geboekt zijn, dan kunnen we de inning gaan afhandelen. Dit doet u door in het overzicht van de inning op 'Inningen afhandelen' te klikken.

Eerst handelen we de incasso-opdracht af. Dit doen we door nadat de betaling hiervan is ontvangen en we hebben een brief van Equens gekregen met daarin de niet geslaagde mutaties, we klikken op 'Gecombineerde incasso-opdracht afhandelen'. Volg de procedure zoals omschreven hier omschreven: » Een incassoopdracht verwerken in uw administratie.

Vervolgens gaan we weer naar 'Inningen afhandelen' en koppelen we de handmatige betalingen aan de betalingsverplichtingen. Eventuele te weinig/verkeerd betaalde bedragen handelen we af zoals hier omschreven: » Storneringen boeken

Indien er betalingen via bijvoorbeeld de kas binnenkomen dan kunt u in het inningenoverzicht ook handmatig een tegenboeking creëren door naar de relatie op 'Creëer tegenboeking' te klikken.

We kunnen door in het overzicht van de inning het vinkje 'Afgehandelde inningen weergeven' uit te vinken een goed overzicht houden op wie er nog moet betalen.

We handelen de betalingen af totdat er geen betalingen meer openstaan. Hiermee zijn we klaar met deze inningsronde en hebben we alle lidmaatschapsgelden ontvangen. Ook in de balans zal het saldo van de debiteuren nu weer op het oude niveau zijn!

Op het moment dat alleen betalingen voldaan zijn verschijnt er een knop 'Inningsronde afsluiten':

Inningsronden afsluiten



Door hier op te klikken wordt de ronde 'gearchiveerd' onder het tabblad 'Afgehandelde rondes'. Volgend jaar hoeft u niet opnieuw een inning aan te maken, maar klikt u op het 'plusje' (1) bij het tabblad van de inningsronde:

Nieuwe inningsronde


In ons voorbeeld wordt nu een nieuwe ronde voor 2013 aangemaakt. Hier begint u volgend jaar opnieuw met het selecteren van relaties die dan lid zijn.