Alles over het universele boekingsscherm


In dit onderdeel tonen we de meeste onderdelen van het universele boekingsscherm. Dit onderdeel leert u niet hoe u boekingen doet, maar hoe transacties in Conscribo werken en wat wat betekent.

Leest u andere onderdelen in dit hoofdstuk om uitleg over boeken en specifieke situaties te krijgen.

De universele boeking

De basis van Conscribo rust op de universele boeking. Een universele boeking omschrijft een transactie, en bestaat uit niets meer dan een aantal boekregels die in balans zijn, met ondersteunende omschrijvingen en verwijzingen. Alle transacties, hoe eenvoudig of ingewikkeld bevatten het concept van de universele boeking.

U kunt een universele boeking aanmaken via het menu 'Financieel', 'Boeken', 'Universele boeking' en u kunt bestaande boekingen bekijken via het journaal (transactieoverzicht) (U klikt daar op het vergrootglas naast een boeking)

Het universele boekingscherm


universele_boeking_basis.png


Basis


De boekdatum

Elke transactie heeft een 'Boekdatum' (1). Deze is verplicht en omschrijft wanneer
de transactie plaatsvindt. Bij het importeren van een bankafschrift wordt hierbij de datum op het afschrift aangehouden, bij handmatige boekingen vult u de factuurdatum of declaratiedatum in. De boekdatum is bepalend voor in welke boekingsperiode een transactie wordt gerekend. Zowel voor de resultatenrekening, balans als voor bijvoorbeeld een aangifte omzetbelasting. Indien u een andere factuurdatum heeft dan betaaldatum, dan maakt u hiervoor (grotendeels automatisch) twee boekingen aan met behulp van een te betalen uitgave of te ontvangen inkomst. (Zie het onderdeel 'Te betalen uitgaves/ Te ontvangen inkomsten'.

U kunt alleen boeken in de actieve boekingsperiode. Op het moment dat u buiten het 'boekbare' gedeelte een datum intypt of selecteert, zal Conscribo een uitroepteken naast de datum tonen. U kunt dan een andere boekingsperiode selecteren of 'Alle open boekingsperiodes activeren' zie » Werken met boekingsperiodes.

Het boekstuknummer
(2)
Het boekstuknummer gebruikt u om een koppeling te kunnen maken tussen de boeking en bijvoorbeeld een papieren factuur / declaratie of andere documenten. Conscribo gaat ervan uit, dat u de papieren administratie bij het inboeken voorziet van een boekstuknummer. Het boekstuknummer wordt automatisch voor u doorlopend geteld. Dit gebeurt per boekingsperiode. U kunt dit gedrag wijzigen via de [a page=147]. Alhoewel Conscribo zelf, altijd een uniek nummer zal voorstellen, is het geen verplichting. U kunt het boekstuknummer in veel gevallen ook aanpassen. Hiervoor klikt u op 'bewerken' (Het potlood plaatje)(3) naast het boekstuknummer.

De referentie
(4)
De referentie dient om boekingen te kunnen herkennen en koppelen met andere boekingen. Als u bijvoorbeeld een "te ontvangen inkomst" aanmaakt, en u vult bij referentie het factuurnummer in (Dit doet Conscribo automatisch bij het aanmaken van een factuur via de facturatie), dan zal Conscribo bij het inlezen van bankafschriften automatisch zoeken of de transactie in het afschrift wellicht een betaling is van deze "te ontvangen inkomst".
U kunt de referentie zijn als referentie voor de buitenwereld, zoals u het boekstuknummer kunt zien als referentie voor uw administratie.

De referentie wordt altijd opgeslagen op boekregelniveau. Op het moment dat u een referentie op boekingsniveau invult dan zal Conscribo deze automatisch opslaan bij alle boekregels. U kunt dan ook een referentie opgeven per boekregel. U klikt hiervoor op 'Referentie specificeren per boekregel'(5). Op deze manier kunt u bijvoorbeeld meerdere factuurreferenties in 1 universele boeking gebruiken.

De relatie
(6)
De relatie verwijst naar een relatie in het relatiebeheer.(bijvoorbeeld een klant, lid of leverancier). Het veld 'Relatie' is alleen beschikbaar in administraties waarin het relatiebeheer is geactiveerd. U kunt dit in elk Conscribo product aanzetten via het menu 'Overig', 'Configuratie'.

Door een relatie in te vullen, kunt u financiële overzichten per relatie maken, maar net als de referentie, gebruikt Conscribo deze ook bij het herkennen van transacties in de bankimport. Op het moment dat het bankrekeningnummer bijvoorbeeld bekend is, zullen betalingen van of aan de relatie worden herkend en gekoppeld aan de boeking.
Ook kunt u door het invullen van een relatie bij 'Te ontvangen inkomsten' en 'Te betalen uitgaves' Conscribo automatisch een rekening laten invullen in boekregels. Ook dit stelt u in, in de » Financiële instellingen

Het invullen van een relatie gaat met de gegevensselectie van Conscribo. Hier typt u een deel van de naam of van het relatienummer, en Conscribo geeft automatisch een keuze. Ervaring leert dat de selectie hiermee erg snel kan gebeuren. Meer informatie over de bediening van deze selectie vindt u hier: » Het relatieselectieveld

De relatie wordt net als de referentie op boekregelniveau opgeslagen en kan dus ook worden gesplitst door op 'Relatie specificeren per boekregel' te klikken (7)
U kunt indien de relatie nog niet bestaat, deze ook direct aanmaken. U klikt daarvoor op het 'Plus knopje' naast het veld relatie(8). Na het aanmaken (in een ander scherm) kunt u deze hier selecteren.

De omschrijving
(9)
De omschrijving is een vrij veld, en dient ervoor om te omschrijven wat er precies in deze transactie gebeurt. Het veld dient verplicht te worden ingevuld.

De boekregels

Zoals u in de basisprincipes heeft kunnen lezen is elke transactie in 'balans'. Dit wil zeggen dat bedragen van boekregels bij elkaar opgeteld kunnen worden, en dat alle Debetbedragen bij elkaar opgeteld gelijk zijn aan alle Creditbedragen bij elkaar opgeteld.
Conscribo telt automatisch de totalen van de bedragen onder de boekregels (10) en zal in de meeste gevallen op het moment dat de laatste boekregel nog leeg is, daar automatisch een bedrag invullen wat de boeking in balans brengt.

U vult op elke boekregel een rekening in. In de universele boeking kunt u hier elke rekening kiezen die u wilt. (Zo kunt u dus ook memoriaalboekingen maken). U kunt het bedrag in een boeking van kant wisselen door op het pijltje links van de regel te klikken.(11) U kunt regels toevoegen en verwijderen met de plusknop en het kruisje naast de regel.

BTW

Als u een BTW administratie gebruikt kunt u ook het BTW tarief invoeren.(12) Tik hiervoor het eerste cijfer van het percentage, of de BTW code. Conscribo berekent vervolgens het BTW bedrag. Hierbij wordt inc. of ex. gerekend aan de hand van wat u heeft geselecteerd bij 'Bedragen invoeren' (13)

Op het moment dat er een BTW bedrag berekend kan worden zal Conscribo onder de boeking de berekende bedragen tonen:

Het BTW tarief getoond onder de boeking


Zoals u ziet bepaalt Conscribo automatisch 'te betalen' of 'te vorderen' aan de hand van de kant van het bedrag waarover er BTW berekend wordt. U kunt hiervan afwijken (bij bijvoorbeeld creditnota's). U klikt als u in bovenstaande afbeelding de 21% te vorderen wilt wijzigen naar '21% af te dragen', dan klikt u op de tekst '21% te vorderen'(2).
Conscribo zal nu -21 euro aangeven bij het af te dragen bedrag.

U ziet in bovenstaande afbeelding ook dat Conscribo in dit geval Ex. BTW berekeningen doet(3), en dat de optellingen dus bij de optellingen het ingevulde 'debet' bedrag (150 euro) dus niet gelijk is aan het totaalbedrag (174 euro).
Bij het opslaan zal Conscribo deze boeking aanvullen met twee regels op de bijbehorende BTW rekeningen. ter hoogte van het bij de BTW vermelde bedrag (24 euro in totaal).

U kunt bij het BTW bedrag ook afwijken. Op het moment dat u het BTW bedrag wijzigt onder de regels(4) zal Conscribo automatisch de totalen bijwerken en het laatste bedrag correct aanvullen.
Op het moment dat u een bedrag in een boekregel zelf heeft ingetypt zal Conscribo hier overigens nooit automatisch een wijziging in aanbrengen. (We gaan ervan uit dat u, wat u wilt bereiken intypt).

Conscribo verbergt altijd de geboekte BTW regels, tenzij u deze bijvoorbeeld in het journaal expliciet opvraagt. (Kies in het journaal bij het rekeningenfilter een BTW rekening om de geboekte bedragen hierop te filteren).

Het 0% tarief

Het 0% tarief vormt een uitzondering. Voor dit tarief wordt geen aparte boekregel aangemaakt. Wel wordt deze apart vermeld op de aangifte omzetbelasting (in Categorie 1e). Er zit dus een verschil tussen geen BTW (leeg veld of -----) en 0% BTW.


Opgeslagen weergave

Rechtsboven in het scherm vindt u de 'Opgeslagen weergave'. Op het moment dat u een boeking met bepaalde gegevens vooringevuld wilt bewaren zodat u deze bij andere boekingen kunt invullen, kunt u gebruik maken van de 'Opgeslagen weergave'. (14 in bovenste afbeelding). U klikt om een scherm op te slaan op de disketteknop, en om een weergave te laden kiest u deze bij de opgeslagen weergaven. Na het opslaan zal Conscribo automatisch wederom deze weergave laden.

Een opgeslagen weergave bewaart alle ingevulde gegevens behalve de boekdatum en het boekstuknummer.

Boekingssjablonen

Een stap verder dan de opgeslagen weergave gaat het Boekingssjabloon. Hiermee kunt u dingen in het boekingscherm hernoemen, verbergen, automatisch invullen, limiteren en meer. Lees hier meer over in het onderdeel » Boekingssjablonen

Koppelregels

Op het moment dat u in een boekregel een » Rekeningen aanmaken en bewerken selecteert, zal Conscribo een 'koppelingskolom' in de universele boeking toevoegen:

Kolom:Regel koppelen


In de afbeelding ziet u dat op de eerste regel de debiteurenrekening is geselecteerd, en er een kolom voor de rekening is bijgekomen met een checkbox (1). Conscribo kan deze boeking nu koppelen aan andere boekingen, en behandelt de regel alsof deze een 'Via regel' is uit een 'Te ontvangen inkomst' of 'Te betalen uitgave'.
U kunt per universele boeking maximaal 1 boekregel aanmerken als 'Via regel', en op een 'Via regel' kan nooit BTW worden geboekt. Wilt u de regel niet koppelen, dan kunt u het vinkje uitvinken. Deze wordt dan ook niet meegenomen bij het zoeken naar te betalen /te ontvangen bedragen.

Op het moment dat de regel als 'Via regel' is aangemerkt en een bedrag is ingevuld verschijnt onder aan de pagina ook de mogelijkheid om direct een betaling of verrekening toe te voegen (2). Lees hier verder over in het onderdeel » Gekoppelde boekingen (Te ontvangen inkomsten, Te betalen uitgaves)