Gekoppelde boekingen (Te ontvangen inkomsten, Te betalen uitgaves)


In dit onderdeel bespreken we de basis van gekoppelde boekingen. We leggen hier niet uit hoe u de boekingen maakt, maar het concept achter gekoppelde boekingen. Deze kennis is van groot belang als u Conscribo goed wilt kunnen snappen en gebruiken!.

Het concept


Op het moment dat u een factuur verstuurt dan dient u officieel een boeking aan te maken op de factuurdatum, welke ervoor zorgt dat u in uw resultatenrekening het geld verdient op de factuurdatum. Bij het ontvangen van de betaling, maakt u nog een boeking aan, die de balansrekening waarop het geld is ontvangen (b.v. de bank) bijwerkt. Op deze manier verdient u het geld op de dag van de factuur, en zo hoort het (als u » Het factuurstelsel en het kasstelsel hanteert.)

Omdat elke boeking in balans moet zijn, en we willen bijhouden van wie we nog geld willen ontvangen, gebruiken we een 'Debiteuren/crediteurenrekening'. Op deze balansrekeningen wordt bijgehouden welke bedragen nog niet zijn 'afgehandeld'.

Stel we sturen op 1 juli een factuur en we ontvangen de betaling hiervan op 18 juli. In dit geval maken we twee boekingen aan:

Een openingsboeking (Te ontvangen inkomst)
Datum: 1 juli
Boekregels:8000: Inkomsten50 euro (credit)
1300: Debiteuren50 euro (debet)


Een sluitingsboeking (betaling)
Datum: 18 juli
Boekregels:1300: Debiteuren50 euro (credit)
1000: Bank50 euro (debet)


Tussen 1 en 18 juli is op de resultatenrekening de 50 euro dus al verdiend, maar is deze op de bankrekening nog niet binnengekomen. Het bedrag staat in de balans op de rekening 'Debiteuren' (Te ontvangen bedragen).

U kunt aan het 'debiteurensaldo' op de balans dus zien 'hoeveel er nog openstaat'. Wilt u buiten dit bedrag weten welke facturen dit zijn, dan kunt u in het journaal op de 'debiteurenrekening' filteren. U herkent dan welke bedragen er nog openstaan aan de boekregels waar wel een openingsregel aanwezig is, maar geen betaling.

We zouden dus eenvoudig twee universele boekingen hiervoor kunnen gebruiken om dit te boeken. Het opzoeken van welke facturen er nog openstaan is in dit geval te doen, als u er een paar heeft, maar naar gelang de administratie groeit wordt het inzicht lastiger. We zijn namelijk alleen geïnteresseerd in de 'nog niet betaalde' bedragen, en deze staan ergens tussen de 'betaalde bedragen'.

De status afgehandeld

Om deze zoektocht te vereenvoudigen kan een boekregel welke is geboekt op een debiteuren/crediteurenrekening een 'afgehandeld status' hebben. Als een boekregel gemarkeerd is als 'afgehandeld' kunnen we deze in het journaal(transactieoverzicht) verbergen door in het filter 'afgehandelde boekregels weergeven' uit te vinken.

De koppeling

Om de registratie van of een boeking is afgehandeld te kunnen doen, moeten we weten welke boekregel wordt voldaan door welke andere boekregel(s). Dit heet een koppeling. Op het moment dat de bedragen in de gekoppelde regels elkaar opheffen zal Conscribo automatisch de status 'afgehandeld' geven aan de betrokken boekregels. De betrokken boekregels worden Via regels genoemd.

In Conscribo bestaat een koppeling technisch ALTIJD uit 1 'openingsregel' en 1 of meerdere 'sluitregels'. Er wordt op het moment dat u een 'Te betalen uitgave' of 'Te ontvangen inkomst' aanmaakt, automatisch een via-regel aangemaakt. Dit ziet er bij een 'Te betalen uitgave' als volgt uit:

Te betalen uitgave


U ziet, als u boven in de boeking op 'Uitgebreide weergave' klikt (1) de 'Via regel' verschijnen(2). Deze is automatisch gevuld met het totaal te betalen bedrag, en met de standaard crediteurenrekening. (U kunt deze aanpassen via de » Financiële instellingen).

Deze regel bestaat ook in een 'Te ontvangen inkomst', en op het moment dat u in een universele boeking een 'debiteuren/crediteurenrekening' selecteert en het 'Via regel' vinkje aanvinkt (zie onderaan in het onderdeel » Alles over het universele boekingsscherm).

Direct afhandelen

Op het moment dat er een openstaand bedrag is in de Via regel, zal Conscribo de knoppen 'Betaling toevoegen' en 'Intern wegboeken' onder de boeking toevoegen(3).
Hiermee kunt u direct een boeking met een 'sluitregel' aanmaken.

Als u dit doet, zal Conscribo in de meeste gevallen boven in het scherm het 'Verloopscherm' tonen:

Een te betalen uitgave met verloopscherm


Het scherm bevat nu twee boekingen (De te betalen uitgave uit vorige afbeelding) (1) en de toegevoegde betaling.(2)).

Ook wordt de door Conscribo voorgestelde koppeling tussen beiden boekingen getoond.(3)

U ziet (in de uitgebreide weergave) dat ook de betalingsboeking een 'Via regel' heeft, met dezelfde rekening als de 'te betalen uitgave'(4), en dat u slechts de betaaldatum (5) hoeft te controleren en de rekening waarvan het bedrag betaald is hoeft in te vullen.

Het verloop

Bovenin staat het 'Verloopscherm'(3). Hierin toont Conscribo in het blauw de Via regels die in dit scherm bewerkt worden, en in het grijs de regels die eventueel al eerder gekoppeld zijn. U ziet dat de twee Via regels worden getoond, (links die van de te betalen uitgave, en rechts, de betaling) en dat Conscribo ook hier een optelling van heeft gemaakt. Het openstaande bedrag is € 0,00. Na het opslaan van deze boekingen krijgen de regels dan ook direct de 'afgehandeld status' in het journaal:

Afgehandelde boekregels in het journaal


Op het moment dat in het verloop het openstaand bedrag niet op 0 uitkomt (omdat er bijvoorbeeld nog geen, of een gedeeltelijke betaling heeft plaatsgevonden) dan bewaart Conscribo wel de koppeling, alleen wordt de via regel nog niet afgehandeld.


Later een betaling aan een bestaand te betalen bedrag koppelen


Op het moment dat u de 'te betalen uitgave' al eerder handmatig had geboekt, en nu de betaling heeft gedaan kunt u de betaling ook koppelen.

Doet u dit handmatig, dan gaat u via het menu 'Financiën', 'Betalingen', 'Uitgave betaald'.
Doet u dit via de bankimport, dan gaat u naar het tabblad 'Betaling koppelen'

Het volgende scherm verschijnt:

Het scherm: Uitgave betaald


Hier vullen we en/of de relatie(1) en/of de referentie(2) in (of een gedeelte hiervan) om de eerder geboekte 'Te betalen uitgave' boeking weer op te zoeken: Eventueel kunt u ook op Bedrag, soort boeking, en 'al afgehandelde' boekingen zoeken door op het 'meer' knopje te klikken(3). Klik hierna op 'Zoeken':

Het scherm: Uitgave betaald, zoeken


In ons voorbeeld wordt de eerder aangemaakte te betalen uitgave gevonden. Wordt uw te betalen uitgave niet gevonden, controleer dan de vanaf datum, of het juiste boekjaar actief is, en of een referentie of relatie is ingevuld.

Klik nu op 'Kies'(1) om voor deze uitgave de betaling te registreren.

Bij de bankimport bent u nu (inden u het juiste bedrag heeft overgemaakt) klaar. Bij een handmatige boeking vult u weer de rekening in waarvan u het bedrag heeft betaald(1):

Het scherm: Betaling koppelen


U heeft de betaling nu geregistreerd, en de te betalen uitgave is afgehandeld (2)

Dit is de basis van de koppelingen. In het onderdeel » Voorbeelden Vindt u een aantal voorbeelden van het gebruik van deze boekingen.