Gekoppelde boekingen (Te ontvangen inkomsten, Te betalen uitgaves)Start vandaag nog uw gratis proefperiode van 21 dagen
Bel direct 024-3000555
of e-mail info at conscribo.nl
of e-mail info at conscribo.nl
Handleiding
Handleidingen kennisbank
/ Handleiding / Conscribo boekhouding / Financieel gebruik / In de administratie boeken
|
|||||||||||||||||||||||
|
Artikelen bij: In de administratie boeken
In dit onderdeel bespreken we de basis van gekoppelde boekingen. We leggen hier niet uit hoe u de boekingen maakt, maar het concept achter gekoppelde boekingen. Deze kennis is van groot belang als u Conscribo goed wilt kunnen snappen en gebruiken!
Het concept
Op het moment dat u een factuur verstuurt dan dient u officieel een boeking aan te maken op de factuurdatum, welke ervoor zorgt dat u in uw resultatenrekening het geld verdient op de factuurdatum. Bij het ontvangen van de betaling, maakt u nog een boeking aan, die de balansrekening waarop het geld is ontvangen (b.v. de bank) bijwerkt. Op deze manier verdient u het geld op de dag van de factuur, en zo hoort het (als u » Het factuurstelsel en het kasstelsel hanteert.) Omdat elke boeking in balans moet zijn, en we willen bijhouden van wie we nog geld willen ontvangen, gebruiken we een 'Debiteuren/crediteurenrekening'. Op deze balansrekeningen wordt bijgehouden welke bedragen nog niet zijn 'afgehandeld'. Stel we sturen op 1 juli een factuur en we ontvangen de betaling hiervan op 18 juli. In dit geval maken we twee boekingen aan: Een openingsboeking (Te ontvangen inkomst)
Een sluitingsboeking (betaling)
Tussen 1 en 18 juli is op de resultatenrekening de 50 euro dus al verdiend, maar is deze op de bankrekening nog niet binnengekomen. Het bedrag staat in de balans op de rekening 'Debiteuren' (Te ontvangen bedragen). U kunt aan het 'debiteurensaldo' op de balans dus zien 'hoeveel er nog openstaat'. Wilt u buiten dit bedrag weten welke facturen dit zijn, dan kunt u in » Het journaal op de 'debiteurenrekening' filteren. U herkent dan welke bedragen er nog openstaan aan de boekregels waar wel een openingsregel aanwezig is, maar geen betaling. We zouden dus eenvoudig twee universele boekingen hiervoor kunnen gebruiken om dit te boeken. Het opzoeken van welke facturen er nog openstaan is in dit geval te doen, als u er een paar heeft, maar naar gelang de administratie groeit wordt het inzicht lastiger. We zijn namelijk alleen geïnteresseerd in de 'nog niet betaalde' bedragen, en deze staan ergens tussen de 'betaalde bedragen'. De status afgehandeld
Om deze zoektocht te vereenvoudigen kan een boekregel welke is geboekt op een debiteuren/crediteurenrekening een 'afgehandeld status' hebben. Als een boekregel gemarkeerd is als 'afgehandeld' kunnen we deze in het » Het journaal verbergen door in het filter 'afgehandelde boekregels weergeven' uit te vinken. Debiteuren/crediteuren rekening
Bij het » Rekeningen aanmaken en bewerken is het mogelijk om een debiteuren/crediteuren rekening aan te maken. Deze krijgt dan de status 'Als debiteuren/crediteuren rekening'. Dan is deze te gebruiken met ons 'koppelsysteem' en kunt u bijhouden welke bedragen ontvangen worden en betaald dienen te worden.  Transactie aanmaken
Om de registratie van een transactie af te handelen, moeten we weten welke boekregel wordt voldaan door welke andere boekregel(s). Dit heet een koppeling. Het makkelijkst is om zo'n transactie aan te maken via Transacties > Te betalen/ontvangen transactie Op het moment dat de bedragen in de gekoppelde regels elkaar opheffen zal Conscribo automatisch de status 'afgehandeld' geven aan de betrokken boekregels.  Conscribo zal de debiteuren/crediteuren regel onderaan automatisch aanpassen naar de debiteuren of crediteuren aan de hand van het bedrag (of het een inkomst of een uitgave is). Deze is automatisch gevuld met het totaal te betalen bedrag, en met de standaard crediteurenrekening. U kunt deze aanpassen via de » Financiële instellingen. Transactie (direct) afhandelen
U kunt deze transactie op meerdere manieren voldoen. De eerste is via » Bankmutaties inlezen. Verder heeft u ook de mogelijkheid tot 'Betaling toevoegen (1)', 'Wegboeken/Verrekenen(2)' De transactie kan voldaan worden aan de hand van Bankmutaties inlezen. Dat is de enige manier om de betaling te voldoen aan de hand van een Bankrekening. Hoe dat in zijn werk gaat, wordt in die handleiding uitgelegd. Betaling toevoegen
 Door te kiezen voor 'Betaling toevoegen' kunt u de transactie afhandelen via een financiële rekening. Voorbeelden hiervoor zijn bijvoorbeeld via de Kas of de Spaarrekening. Wegboeken/verrekenen
 Het wegboeken of verrekenen wordt voornamelijk gebruikt op het moment dat u verwacht geen betaling meer te ontvangen of te doen voor de desbetreffende debiteur/crediteur. Op deze manier wordt het afgehandeld via uw resultaat en schrijft u de transactie af of verrekent u het met een andere debiteur/crediteur. Het verloop
Onder de transactie, toont Conscribo het verloop van de transactie.  Na het opslaan van deze boekingen krijgen de regels dan ook direct de 'afgehandeld status' in » Het journaal:  Op het moment dat in het verloop het openstaand bedrag niet op 0 uitkomt (omdat er bijvoorbeeld nog geen, of een gedeeltelijke betaling heeft plaatsgevonden) dan bewaart Conscribo wel de koppeling, alleen wordt de debiteuren/crediteuren regel nog niet afgehandeld. | |||||||||||||||||||||||