Handleiding

  Overgang van boekingsperiode en afsluiting boekjaar


De overgang naar een nieuwe boekingsperiode is voor de penningmeester /boekhouder meestal een drukke periode. Alle zaken die door het jaar heen zijn gebeurd moeten nu worden afgerond en uiteindelijk wordt er controle gedaan op de financiën en wordt het jaar afgerond.

Om wat ondersteuning en handvatten te geven staan hier een aantal taken die zeker moeten gebeuren bij de overgang.

Laten we het uitleggen aan de hand van een voorbeeld. Een organisatie heeft een boekjaar dat loopt van 1 september 2015 tot 31 augustus 2016.
Voor deze periode is een begroting gemaakt en na 31 augustus moet een jaarverslag worden gemaakt. Natuurlijk stopt de organisatie niet op 31 augustus, sterker nog, waarschijnlijk zijn er rond die datum een hoop lopende zaken.

Er is 15 oktober een (Algemene leden) vergadering gepland waarin het jaarverslag met daarin een definitieve resultatenrekening en balans zullen worden gepresenteerd en als alles goed gaat deze worden goedgekeurd.

Om dit alles rond te krijgen moet boekhoudtechnisch het volgende gedaan worden:
  • De lopende administratie goed bijwerken, zodat deze compleet is
  • De inventaris bijwerken en afschrijvingen boeken
  • Gereserveerde gelden nalopen en waar nodig verrekenen
  • Een lijst met openstaande debiteuren en crediteuren maken
  • (Eventueel) Belastingaangiftes doen
  • Controleer de resultaten met de begrootte resultaten, en schrijf significante verschillen op in uw jaarverslag
  • De balans en resultatenrekening in orde maken
  • Deze laten goedkeuren op de vergadering
  • De boekingsperiode afsluiten
  • De administratie verder klaar maken voor het volgende jaar


Allereerst moet er gezorgd worden dat de hele administratie op orde is. Hiervoor moet gedaan worden:
  • Zorgen dat alle transacties die op de resultaatrekening van de af te ronden periode in die periode zijn geboekt. Als dingen nog lopen/ nog moeten worden betaald in volgend boekjaar, maakt u waar mogelijk crediteuren en of debiteuren aan. Voor kosten die u nog moet betalen in de periode, maar waar u nog geen factuur van heeft ontvangen kunt u reserveringen aanmaken. Van bedragen die u nog verwacht te ontvangen maar waar u nog geen factuur van kan versturen kunt u een balansrekening 'te ontvangen bedragen' aanmaken en deze daar op boeken als ware het een debiteur. Let goed op dat u bij boekingen naar deze rekening omschrijft waarom ze op deze rekening geboekt worden, en wanneer het een debiteur kan worden.
  • Zorgen dat alle balansrekeningen overeenkomen met afschriften e.d. Tel contante bedragen, kijk of de saldi op rekeningen overeen komen, is de rente geboekt?
  • Zorgen dat afschrijvingen verwerkt zijn. Tel ook de inventaris en kijk of er hier nog dingen moeten worden afgeschreven.
  • Controleer openstaande crediteuren en debiteuren, en schrijf hier eventueel op af (oninbare bedragen e.d.)
  • Zorg dat de belastingaangifte omzetbelasting gedaan is.
  • Laat de kascontrolecommissie en (waar relevant uw opvolger) een kascontrole doen zodat u er zeker van bent dat de balans klopt.


Laat het jaarverslag goedkeuren op de vergadering


Laat nu de boekingsperiode goedkeuren (in een vereniging gebeurt dit door de ALV). Presenteer hiervoor de resultaatrekening en de balans. Zorg dat er bij de balans ook een lijst met crediteuren en debiteuren zit, evenals een lijst met reserveringen en 'te ontvangen bedragen' waar aanwezig.

Kijk naar verschillen in bedragen tussen de resultaatrekening en de begroting. als kosten veel afwijken van het begrootte bedrag moeten deze worden verklaard. Het is beter dit alvast op papier te doen dan tijdens de presentatie van de cijfers hier allerlei vragen over te krijgen. Het geeft ook meer inzicht voor het maken van de volgende begroting.

De boekingsperiode afsluiten

Als de administratie op orde is en de resultatenrekening en balans goedgekeurd zijn kunt u de boekingsperiode afsluiten. Hoe dit in Conscribo werkt leest u » Overgang tussen boekingsperioden.

Over het algemeen is het vooral belangrijk dat indien u een opvolger moet inwerken, u deze bij het proces betrekt zodat er gelijk duidelijk is hoe de nieuwe periode begint.

De administratie verder klaar maken voor het volgende jaar


De laatste acties die u moet verzorgen zijn boekingen onderbrengen in de volgende periode. Denk bijvoorbeeld aan bedragen die zijn gereserveerd voor de nieuwe periode, deze kunnen nu worden geboekt, en eventueel afschrijvingen die u aan het begin van de periode doorvoert (voor zover dit niet al in het verleden gebeurd is).