Gegevens opvragen, herinneringen sturen en controleren wie al heeft gereageerd… Het kan behoorlijk wat tijd kosten. Gelukkig kan dat ook slimmer!
Wanneer gebruiken?
Als je ledenadministratie regelmatig bijgewerkt moet worden, bijvoorbeeld bij wijzigingen in contactgegevens, gezinssamenstelling of andere belangrijke gegevens. Zeker als je dit bij veel leden tegelijk moet doen, is het een goed idee het om te kijken hoe je dat proces eenvoudiger kunt maken.
Voorbeeld
Bij Herenboeren ’t Tullse Veld zijn er zo’n 250 certificaathouders, samen goed voor ongeveer 450 monden. Dat aantal is belangrijk, want het bepaalt mede hoeveel voedsel er voor de huishoudens wordt geproduceerd.
Ieder jaar moeten de certificaathouders hun aantal monden controleren. Dat betekende vroeger mailtjes sturen, reacties bijhouden, herinneringen versturen en wijzigingen verwerken. Inmiddels kunnen leden hun gegevens zelf bekijken en aanpassen via het ledenportaal van Conscribo.
Dat scheelt een hoop werk!
Hoe werkt het?
Met Conscribo kun je zelf bepalen welke gegevens je bijhoudt en hoe je jouw ledenadministratie inricht. Via het ledenportaal kunnen leden bovendien zelf gegevens bekijken en aanpassen.
Denk bijvoorbeeld aan contactgegevens, het aantal gezinsleden of andere gegevens die voor jouw vereniging belangrijk zijn.
Onze tip: kijk eens welke gegevens je ieder jaar opnieuw bij leden opvraagt. Kunnen leden die zelf bijwerken? En kun je het proces zo inrichten dat je niet steeds achter ontbrekende reacties aan hoeft?
Slim inrichten vooraf kan je een hoop werk achteraf besparen!
Meer informatie?
Benieuwd hoe de Herenboerderij dit aanpakt? We gingen op bezoek bij Bert van der Horst en spraken met hem, de voorzitter en de ledenadministrateur over de slimme inrichting van hun administratie. Lees het volledige verenigingsverhaal op onze website en ontdek hoe Conscribo bij de ’t Tullse Veld de onzichtbare motor achter de organisatie is geworden.
https://www.conscribo.nl/de-onzichtbare-motor-achter-de-administratie-van-een-herenboerderij/
