Het afgelopen jaar heeft u wellicht niet veel gemerkt van nieuwe ontwikkelingen in Conscribo. Dit kwam omdat er hard gewerkt is aan een grotere Conscribo update.
Deze update is nu gereed en zal als alles goed gaat in de nacht van 7 op 8 november in beschikbaar worden.
In deze versie hebben we ons gericht op het beheren van communicatie tussen uw vereniging/organisatie en haar leden, en het digitaal administreren hiervan!
E-mail ontvangen en verwerken
Het was in Conscribo al mogelijk om e-mail te versturen naar uw leden, Vanaf nu kunt u ook e-mail ontvangen, reageren op mails en gebruikers rechten op een “berichteninbox” geven om zo centraal de communicatie te regelen
Het is in deze versie mogelijk om *.@<uwadministratienaam>.conscribo.nl emailadressen aan te maken. U kunt dan bijvoorbeeld uw verenigingsmail hier naar forwarden, zodat deze ook in uw administratie binnenkomt.
Per inbox kunt u adressen aanmaken zodat de mail gelijk bij de juiste beheerder aankomt. In Conscribo kunt u de mail openen, beantwoorden, verplaatsen en archiveren.
De berichteninbox is een stap in de richting van een visie die we hebben, waarbij u steeds beter op 1 centrale plek overzicht heeft op wat er moet gebeuren, en daar snel op in kan spelen.
Facturen en declaraties per mail ontvangen inclusief scan en herken!
De penningmeester krijgt een eigen inbox waarin e-mails met facturen die binnenkomen d.m.v. Scan en herken sneller en geautomatiseerd kunnen worden verwerkt!
Integratie van berichtbijlagen in het bestandsbeheer
Binnengekomen bestanden zijn direct beschikbaar om te koppelen bij bijvoorbeeld het verwerken van een afschrift. Dit hebben we specifiek gedaan, zodat u niet meer op het moment dat u het bankafschrift aan het inlezen bent, allerlei pdfs hoeft te uploaden, maar dit direct zodra u deze ontvangt door kan sturen naar de administratie en deze daar direct beschikbaar zijn.
Betaalbatches aanmaken
U hoeft als u veel declaraties/facturen ontvangt vanaf nu deze niet meer allemaal handmatig over te maken bij de bank. Bij het aanmaken van een te betalen uitgave kan deze uitgave aangemerkt worden voor opname in een Betaalbatch. Deze betaalbatch levert u periodiek aan bij uw bank. Op deze manier bespaart u tijd, maar kunt u bijvoorbeeld andere gebruikers boekingen klaar laten zetten voor uitbetaling, en hoeft u zelf deze alleen te controleren en het bestand in te leveren.
Let op, in veel gevallen in het nodig om een zakelijke rekening te hebben om deze bestanden aan te kunnen leveren, en de bank kan hier extra kosten voor in rekening brengen.
Conscribo backups zijn vernieuwd
De Conscribo XAFC backups begonnen traag, onveilig en onvolledig te worden. Hierom hebben we een nieuw formaat ontworpen (.conscriboBackup) welke het mogelijk maakt om sneller, veilig en vollediger backups te maken en terug te zetten. De risico’s op fouten worden hiermee erg verkleind.
Bij het maken van een backup, krijgt u vanaf nu de keuze: “alleen in deze administratie importeerbaar”. Door deze optie aan te vinken, wordt de backup versleuteld met gegevens uit uw administratie. Hierdoor is het alleen mogelijk dat een beheerder van uw administratie de gegevens kan uitlezen.
Als u deze optie uitzet, kunt u (en iedereen die beschikking heeft over het backupbestand) deze inlezen in een andere administratie. Dit is handig als u in een andere administratie iets wilt testen, maar natuurlijk niet veilig.
Backupbestanden die u voor de nieuwe versie, maar na 2007 heeft gemaakt, zijn nog tot 2021 inleesbaar via het backupmenu. Hierna kunt u nog aan Conscribo ondersteuning aanbieden om in te lezen.
Conscribo layout, menu styling vernieuwd
Een opvallende wijziging in het pakket is de nieuwe layout. Al tijden merkten we dat vooral voor gebruikers die niet zo regelmatig in Conscribo werken, het vaak zoeken was naar de juiste items. Daarnaast limiteerde dat ons om functies op duidelijke plekken toe te voegen. In de nieuwe layout beschikken we over een eenvoudig en duidelijk hoofdmenu met hierin per onderdeel relevante menuitems. Wellicht zal deze layoutwijziging even wennen zijn, maar in de korte tijd dat wij deze testen zijn we er al erg blij mee!
Een nieuw Conscribo logo
Conscribo is een administratiepakket wat zich richt op verenigingen. Ons huidige logo (uit 2009) straalt dit niet uit.
Daarom hebben we een nieuw logo en onderschrift “Want besturen doe je samen” wat beter vertaald waar we voor staan.
Nieuwe factuurdetailscherm
Het factuurdetailscherm is aangepast zodat u hier een beter overzicht krijgt van de status van een factuur. Daarnaast is Conscribo soepeler geworden in het wijzigen van factuurgegevens tijdens het initieel aanmaken, en tijdens het bewerken erna. Dit zorgt ervoor dat factureren makkelijker wordt.
Diverse kleinere verbeteringen
Naast deze grotere wijzigingen zijn er in deze update veel kleine wijzigingen gedaan waaronder:
- Sorteren volgorde van relatiegroepen in het menu en in het detailscherm is nu mogelijk
- Meerdere e-mailadressen in 1 invulveld kunnen invullen zodat e-mails naar meerdere adressen tegelijk bij 1 relatie kan worden verstuurd
- Historie van wijzigingen bij relaties bijhouden en tonen
- Voorkeur op kunnen geven van een inkomsten en een uitgavenrekening per relatie
- Diverse robuustheidsverbeteringen in javascript
- Diverse snelheidsverbeteringen in achterliggende structuur