Deze week is de laatste update van Conscribo beschikbaar geworden. Daarnaast zijn in de periode hiervoor ook al een aantal andere updates uitgevoerd. Dit is er gewijzigd:

• Websiteformulieren toegevoegd.
  Hiermee kun je op een website van Conscribo, of op je eigen website, relaties de mogelijkheid geven zichzelf in te schrijven. De inschrijving komt in de nieuwe ledenadministratieinbox, en kan daar worden gaccordeerd. Bekijk hoe eenvoudig het is in deze video!:

• Relatieexport.
  Naast de excelknop rechtsboven bij de relatieoverzichten, is er vanaf nu de mogelijkheid om via het menu ‘Relaties’, ‘Relaties exporteren’ een formaat op te stellen en daar structureel exportbestanden mee te maken. Hierbij zijn de mogelijkheden een stuk uitgebreider dan via de excelknop. Zo zijn er mogelijkheden om b.v. csv of xml uitvoer te genereren, en is het mogelijk gegevensvelden anders op te maken. Dit zorgt er voor dat export naar andere systemen makkelijker kan werken.
  Ook hebben we een voorzet gedaan met standaardformaten door een vast formaat voor Roeiverenigingen (KNRB) op te stellen. Deze voldoet aan de specificaties zoals zei die hebben opgesteld.
  Heeft u ook een standaardformaat die voor meer organisaties handig zou kunnen zijn, dan horen we het graag en voegen we deze graag toe.

• XAF 3.2 export
  Ten behoeve van rapportagesoftware (b.v. caseware) hebben we de mogelijkheid toegevoegd om xaf versie 3.2 te exporteren. U vindt dit onder ‘Instellingen’ ‘Backup en import’.

• E-mail bijlages koppelen aan bestaande boekingen
  De inboxen in Conscribo beginnen een steeds belangrijkere rol in de administratie te spelen. Om het afhandelen van facturen en bonnetjes eenvoudiger te maken (ook als er b.v. al een betaling ervan verwerkt is via de bankimport) hebben we het koppelen van deze facturen toegevoegd. Conscribo zoekt actief naar boekingen in de administratie waar de ingekomen e-mails bij kunnen horen en stelt dit ook aan je voor. Op deze manier wordt de administratie nog eenvoudiger compleet!

• Creditfacturen
  Het zit er al enige tijd in, maar toch het benoemen waard. Conscribo kan eindelijk automatisch creditfacturen aanmaken. Hierbij wordt rekening gehouden met deelbetalingen en wordt een aparte nummering gehanteerd.

• Diverse andere wijzigingen en opgeloste fouten
  We voeren continu kleine wijzigingen die weinig impact op het systeem hebben door, maar wel het systeem verbeteren. Tegenwoordig hoeven we hiervoor in veel gevallen geen tijd voor onderhoud te reserveren, maar gaat dit direct, zonder dat u daardoor wordt onderbroken in uw werk. Alle bovenstaande functies, behalve de websiteformulieren, zijn dan ook al langer dan deze week beschikbaar en buiten regulier onderhoud live gegaan!

Bij het inlezen van bankafschriften gebruikt Conscribo al jaar en dag de boekdatum bij een bij of afschrijving, om in Conscribo de boekdatum te bepalen.
De boekdatum in een afschrift bepaalt wanneer een transactie is uitgevoerd en is daarmee de werkelijke datum dat een af en bijschrijving bij uw organisatie is gedaan.
Op uw bankafschrift (in ieder geval bij de Rabobank en de ING) wordt echter een andere datum gehanteerd, de valutadatum. De Valutadatum is de datum vanaf wanneer de bank rente geeft of heft van de transactie.
Dit is interessant voor de bank omdat deze bijvoorbeeld bij gestorneerde incasso’s geen rente hoeft uit te keren over storneringen (hierbij is de valutadatum gelijk aan de incassodatum, ook als er pas later wordt gestorneerd), en bij bijschrijvingen naar een spaarrekening in het weekend, pas in de week erna rente hoeft beginnen uit te betalen.

Als u in Conscribo een saldocontrole uitvoert door de journaaltransacties naast het bankafschrift te leggen, zorgt dit er voor dat de volgorde niet altijd overeen komt.
Omdat we deze controleerbaarheid belangrijk vinden, hebben we daarom besloten per april 2018 ook in Conscribo de valutadatum te hanteren.
Vanaf april lopen de transacties dus gelijk aan het bankafschrift.

Vanaf 25 mei wordt de nieuwe AVG wetgeving door Autoriteit Persoonsgegevens gehandhaafd met betrekking tot de opslag en verwerking van ledengegevens.

De AVG zorgt onder meer voor:

• Versterking en uitbreiding van privacyrechten voor leden en burgers;
• Meer verantwoordelijkheden voor verenigingen en organisaties;
• Autoriteit Persoonsgegevens bevoegd om torenhoge boetes op te leggen.

Conscribo heeft een kortingstarief voor verenigingen bedongen bij CoolBI.nl, om u te helpen voldoen aan deze wetgeving. In het schema hieronder ziet u direct wat CoolBI met behulp van deze regeling voor uw vereniging kan betekenen.

Wilt u hiervan gebruik maken, vul dan het onderstaande CoolBI.nl contactformulier  in en zij nemen dan contact met u op.

http://www.coolbi.nl/contact/

 

CoolBI.nl biedt u tegen een laag tarief advies, hulp en tips die u helpen aan deze nieuwe wetgeving te voldoen en te blijven voldoen

Sinds vandaag is de Conscribo bonnetjesapp beschikbaar geworden!
Met de bonnetjesapp maakt u op uw smartphone of tablet een foto van een bonnetje, factuur of declaratie, en stuurt deze direct door naar uw Conscribo administratie. Hier verschijnt de bon als bericht in uw berichteninbox vanwaar u deze direct wegboekt in de administratie! We geloven dat we hiermee de volledig nieuwe werkwijze voor het het verwerken van crediteuren volledig rond hebben!

In het filmpje hieronder laat ik u graag zien hoe de nieuwe werkwijze er uit ziet en wat er mee mogelijk is!

Wat moet u weten over de AVG?

Op 25 mei 2018 gaat de nieuwe europese wet in, de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” (AVG).

Het doel van deze wet is om personen meer controle over hun eigen gegevens te geven. Verenigingen houden natuurlijk ook gegevens bij van hun leden, en deze wet is dan ook zeker van toepassing op verenigingen.

U kunt de volledige wettekst hier inzien : Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming

Wilt u na 25 mei 2018 voldoen aan deze wet, dan dient u met een aantal zaken rekening  te houden.

Actiepunten in het kort:

• Beveilig de toegang tot persoonsgegevens
• Maak een document waarin u omschrijft welke gegevens u bijhoudt van de leden en voor welk doel dit is (Het “overzicht van verwerkingsactiviteiten”)
• Schrijf hierin ook op wie (welk rollen) er toegang hebben tot deze gegevens.
• Houdt u gegevens bij van u leden die geen doel hebben, verwijder deze dan.
• Maak het document toegankelijk voor uw leden.
• Vraag bij nieuwe leden expliciet toestemming om gegevens bij te houden voor de omschreven doelen (B.v. op hun inschrijfformulier).
• Informeer u over de rechten en plichten zoals in deze wet en hieronder omschreven staan.

 

Waar dient u rekening mee te houden:

U bent als vereniging verantwoordelijk.

Als vereniging bent u de zogenaamde verwerkingsverantwoordelijke. U bent als vereniging verantwoordelijk voor het beschermen van gegevens die u bijhoudt over uw leden, en verantwoordelijk voor de uitvoering en naleving van deze wet. (Art 24)

Beperking van de registratie van gegevens.

Onder de nieuwe wet is het belangrijk dat geen overbodige gegevens van personen worden opgeslagen.

Dit betekent dat u moet nadenken  over het doel waarvoor u gegevens bijhoudt, en dit opschrijft en beschikbaar maakt aan uw leden (“Het overzicht van verwerkingsactiviteiten”). Uw leden moeten dus kunnen weten dat u b.v. hun rekeningsgegevens bijhoudt, met als doel automatisch contributie af te schrijven.

U mag gegevens van uw leden registreren als(Art. 6.1):

• De gegevens “noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die u heeft gesloten”. U heeft b.v. de naam van een lid nodig om ze te kunnen aanspreken, en een geboortedatum om het contributietarief uit te kunnen rekenen.
• De gegevens bijgehouden worden voor doelen waarvoor het lid specifiek heeft toestemming gegeven. Op het moment dat u bijvoorbeeld bij uw leden incasseert, dan mag u rekeninggegevens van uw leden bijhouden als deze daar toestemming voor geeft.Let op dat toestemming bij gegevens die over personen van jonger dan 16 jaar gaan, moet worden gegeven door “de persoon die de ouderlijke verantwoording voor het kind draagt” (Art 8.1)

  Als “instantie zonder winstoogmerk” heeft u een uitzondering op het bijhouden van etnische, politieke, of seksuele gerichtheid. Dit mag bij bedrijven in geen geval. Als vereniging mag u dit bijhouden op het moment dat uw organisatie een doelstelling heeft die hier mee te maken heeft (Art 9.2.d)

• De gegevens nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Denk hier b.v. aan financiële gegevens in de boekhouding. Deze kan lidgegevens bevatten. U dient deze tenminste 7 jaar te bewaren. En dit mag dan ook.

Belangrijk is dat u opschrijft welke gegevens welk doel hebben. U kunt daarnaast bijvoorbeeld op uw inschrijfformulier  toestemming vragen voor het bijhouden van gegevens voor de betreffende doelen. U hoeft hier dus alleen toestemming te vragen voor de doelen die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het lidmaatschap.

Bescherming van de geregistreerde gegevens (Art 32)

Er wordt van u verwacht dat u de gegevens die u van leden opslaat beveiligd tegen inbraak. Dat wil zeggen dat deze “passend beveiligd”(Art 32.1) worden tegen ongeautoriseerde toegang.

Ook is het belangrijk dat u nadenkt en in kaart brengt wie er binnen uw organisatie toegang heeft tot welke gegevens, en dit ook opschrijft. Bijvoorbeeld:  Het bestuur heeft inzicht in de relatiegegevens om de leden te kunnen informeren. Alleen de secretaris muteert deze gegevens.

Deelt u gegevens met andere organisaties? Dan dient u ook dit ook op te schrijven.

Recht op vergetelheid (Art 17)

Elk persoon heeft het recht om aan te geven dat deze niet langer wenst dat de gegevens worden bijgehouden en dat de bijgehouden gegevens worden gewist. Hierbij geldt:

• Dit hoeft alleen te gebeuren voor gegevens die niet noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst (Art 17.1.a)
• U hoeft geen gegevens te wissen waarvoor u rechtelijk verplicht bent deze gegevens te bewaren (b.v. financieel administratieve bewaarplicht) (Art 17.3)
• U dient dit zonder onredelijke vertraging uit te voeren (Art 17.1)

Op het moment dat gegevens niet langer nodig zijn om een doel uit te voeren (zoals als bijvoorbeeld een lid de vereniging verlaat) dan heeft u niet langer het recht om deze te bewaren en dient u deze dus te verwijderen. Wat wel toegestaan is om als doel archivering aan te merken(Art 5.1.b, Art 89), waarbij u b.v. de gegevens later nog gebruikt om de leden op de hoogte te houden, of om statistische gegevens bij te houden. Hierbij is het belangrijk om alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens te bewaren.

Transparantie over de bijgehouden gegevens van personen en dataportabiliteit (Art 12,20)

U dient de door u geregistreerde gegevens (na identificatie) aan een lid te kunnen overhandigen in begrijpbare vorm (D.w.z. dat u niet b.v. een beveiligd .conscribobackup bestand mag overhandigen). Dit dient kosteloos te gebeuren (Art 12.5) Op deze manier moeten uw leden bijvoorbeeld eenvoudig hun gegevens van u bij een andere vereniging kunnen aanleveren.

Wel gelden hier een aantal uitzonderingen: (Art 14.5 a-d)

• Indien de persoon de gegevens zelf al heeft, hoeft u deze niet ook te geven (Denk aan NAW en de e-mailcorrespondentie met leden)
• Indien het verstrekken onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vereist (Als u bijvoorbeeld handmatig alle archieven door zou moeten spitten)
• Indien de gegevens onder een statutair of wettelijk geheimhoudingsplicht vallen.

Melding datalekken

U dient binnen 72 uur na constatering van een datalek bij de betrokkenen en bij de Autoriteit Persoonsgegevens te melden dat dit lek heeft plaatsgevonden. (Art 33)

Mocht het zo zijn dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op schending van rechten van de betrokkenen, dan hoeft u dit niet bij de Autoriteit Persoonsgegevens te melden (Art 33.1)

U dient in alle gevallen wel de betrokkenen te informeren, en u dient dit zelf te registeren zodat u bij navraag kunt laten zien wat er gebeurd is. (Art 33.5, Art 34)

Verwerkersovereenkomst (Art 26)

Op het moment dat uw vereniging samenwerkt met een andere partij, die ook beschikking krijgt over deze gegevens (b.v. Conscribo), dan dient hiermee een afgesproken te worden welke verantwoordelijkheden die partijen hebben.

Dit geldt niet op het moment dat er sprake is van incidentele verwerking en als het risico gering is voor de “rechten en vrijheden” van de personen (Art 27.2.a)

Functionaris gegevensbescherming

U bent als vereniging niet per se verplicht om een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Dit dient u in de meeste gevallen alleen te doen indien u “regelmatig en stelselmatig observatie op grote schaal van betrokkenen” uitvoert (Art 37.1.b).

 

 

Het afgelopen jaar heeft u wellicht niet veel gemerkt van nieuwe ontwikkelingen in Conscribo. Dit kwam omdat er hard gewerkt is aan een grotere Conscribo update.

Deze update is nu gereed en zal als alles goed gaat in de nacht van 7 op 8 november in beschikbaar worden.

In deze versie hebben we ons gericht op het beheren van communicatie tussen uw vereniging/organisatie en haar leden, en het digitaal administreren hiervan!

E-mail ontvangen en verwerken

Het was in Conscribo al mogelijk om e-mail te versturen naar uw leden, Vanaf nu kunt u ook e-mail ontvangen, reageren op mails en gebruikers rechten op een “berichteninbox” geven om zo centraal de communicatie te regelen

Het is in deze versie mogelijk om *.@<uwadministratienaam>.conscribo.nl emailadressen aan te maken. U kunt dan bijvoorbeeld uw verenigingsmail hier naar forwarden, zodat deze ook in uw administratie binnenkomt.

Per inbox kunt u adressen aanmaken zodat de mail gelijk bij de juiste beheerder aankomt. In Conscribo kunt u de mail openen, beantwoorden, verplaatsen en archiveren.

De berichteninbox is een stap in de richting van een visie die we hebben, waarbij u steeds beter op 1 centrale plek overzicht heeft op wat er moet gebeuren, en daar snel op in kan spelen.

Facturen en declaraties per mail ontvangen inclusief scan en herken!

De penningmeester krijgt een eigen inbox waarin e-mails met facturen die binnenkomen d.m.v. Scan en herken sneller en geautomatiseerd kunnen worden verwerkt!

Integratie van berichtbijlagen in het bestandsbeheer

Binnengekomen bestanden zijn direct beschikbaar om te koppelen bij bijvoorbeeld het verwerken van een afschrift. Dit hebben we specifiek gedaan, zodat u niet meer op het moment dat u het bankafschrift aan het inlezen bent, allerlei pdfs hoeft te uploaden, maar dit direct zodra u deze ontvangt door kan sturen naar de administratie en deze daar direct beschikbaar zijn.

Betaalbatches aanmaken

U hoeft als u veel declaraties/facturen ontvangt vanaf nu deze niet meer allemaal handmatig over te maken bij de bank. Bij het aanmaken van een te betalen uitgave kan deze uitgave aangemerkt worden voor opname in een Betaalbatch. Deze betaalbatch levert u periodiek aan bij uw bank. Op deze manier bespaart u tijd, maar kunt u bijvoorbeeld andere gebruikers boekingen klaar laten zetten voor uitbetaling, en hoeft u zelf deze alleen te controleren en het bestand in te leveren.

Let op, in veel gevallen in het nodig om een zakelijke rekening te hebben om deze bestanden aan te kunnen leveren, en de bank kan hier extra kosten voor in rekening brengen.

Conscribo backups zijn vernieuwd

De Conscribo XAFC backups begonnen traag, onveilig en onvolledig te worden. Hierom hebben we een nieuw formaat ontworpen (.conscriboBackup) welke het mogelijk maakt om sneller, veilig en vollediger backups te maken en terug te zetten.  De risico’s op fouten worden hiermee erg verkleind.

Bij het maken van een backup, krijgt u vanaf nu de keuze: “alleen in deze administratie importeerbaar”. Door deze optie aan te vinken, wordt de backup versleuteld met gegevens uit uw administratie. Hierdoor is het alleen mogelijk dat een beheerder van uw administratie de gegevens kan uitlezen.

Als u deze optie uitzet, kunt u (en iedereen die beschikking heeft over het backupbestand) deze inlezen in een andere administratie. Dit is handig als u in een andere administratie iets wilt testen, maar natuurlijk niet veilig.

Backupbestanden die u voor de nieuwe versie, maar na 2007 heeft gemaakt, zijn nog tot 2021 inleesbaar via het backupmenu. Hierna kunt u nog aan Conscribo ondersteuning aanbieden om in te lezen.

Conscribo layout, menu styling vernieuwd

Een opvallende wijziging in het pakket is de nieuwe layout. Al tijden merkten we dat vooral voor gebruikers die niet zo regelmatig in Conscribo werken, het vaak zoeken was naar de juiste items. Daarnaast limiteerde dat ons om functies op duidelijke plekken toe te voegen. In de nieuwe layout beschikken we over een eenvoudig en duidelijk hoofdmenu met hierin per onderdeel relevante menuitems. Wellicht zal deze layoutwijziging even wennen zijn, maar in de korte tijd dat wij deze testen zijn we er al erg blij mee!

Een nieuw Conscribo logo

Conscribo is een administratiepakket wat zich richt op verenigingen. Ons huidige logo (uit 2009) straalt dit niet uit.

Daarom hebben we een nieuw logo en onderschrift “Want besturen doe je samen” wat beter vertaald waar we voor staan.

Nieuwe factuurdetailscherm

Het factuurdetailscherm is aangepast zodat u hier een beter overzicht krijgt van de status van een factuur. Daarnaast is Conscribo soepeler geworden in het wijzigen van factuurgegevens tijdens het initieel aanmaken, en tijdens het bewerken erna. Dit zorgt ervoor dat factureren makkelijker wordt.

Diverse kleinere verbeteringen

Naast deze grotere wijzigingen zijn er in deze update veel kleine wijzigingen gedaan waaronder:

• Sorteren volgorde van relatiegroepen in het menu en in het detailscherm is nu mogelijk
• Meerdere e-mailadressen in 1 invulveld kunnen invullen zodat e-mails naar meerdere adressen tegelijk bij 1 relatie kan worden verstuurd
• Historie van wijzigingen bij relaties bijhouden en tonen
• Voorkeur op kunnen geven van een inkomsten en een uitgavenrekening per relatie
• Diverse robuustheidsverbeteringen in javascript
• Diverse snelheidsverbeteringen in achterliggende structuur

 

Vandaag is er een kleine update live gegaan rondom het incidenteel innen. Hierin zijn een aantal dingen gewijzigd:

• Conceptregelsmenu vereenvoudigd. Het menu bij conceptregels van incidenteel innen is vereenvoudigd.
  • Alle gegevens van alle boekregels zijn zichtbaar, wat een beter inzicht geeft in welke boekregels worden aangemaakt.
  • Het selecteren van relaties bij de conceptregels werkt nu op dezelfde manier als op andere plekken in Conscribo.
• Negatieve bedragen. Het is nu mogelijk om te werken met negatieve bedragen in incidentele inningen, en deze bedragen worden ook op de facturen goed weergeven.

Verder zijn we op dit moment druk bezig met een grote versieupdate. Hierin wordt het mogelijk e-mail met bijlagen en declaraties via app en e-mail in het pakket te ontvangen, en te verwerken. Ook het versturen van e-mails wordt verbeterd (versturen aan meerdere adressen, mogelijkheid om reacties er op te ontvangen e.d.). We verwachten deze versie voor september te kunnen uitbrengen.

Accepteert uw organisatie giften of donaties, waarbij de donateur aan het einde van het jaar bij de belastingdienst dit mag opgeven? dan kunt u dit hiervan nu volledig geautomatiseerd een rapport voor uw donateurs maken en als PDF bestand versturen. In deze versie kunt u :

• Per relatie zien welke bedragen deze met welk doel heeft gegeven in een periode dit groeperen per bestemming
• Een selectie maken voor wie u dit overzicht wilt maken
• Dit overzicht publiceren naar een PDF bestand (of PDF bestanden per relatie)
• De PDF bestand(en) uitprinten
• De PDF bestanden e-mail versturen naar de bijbehorende relaties (Alleen volledig pakket)

Meer informatie over het gebruik van de giftenrapportage vindt u in de handleiding: Donatieoverzicht

Een voorbeeld van het praktische gebruik hiervan vindt u hier: Voorbeeld Giften; overzicht per relatie

Het komt eraan, de Conscribo storage versie. We hebben er lang aan gewerkt en behoorlijk voor geïnvesteerd, maar dan heb je ook wat!

Leest u meer over wat deze nieuwe versie omhelst:

https://www.conscribo.nl/nieuwe-versie-conscribo-storage/