Een boekhouding bestaat uit meerdere perioden, ook wel boekjaren genoemd. Zo’n boekjaar kan gezien worden als een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van die periode.

Het is gebruikelijk dat een boekjaar een jaar duurt, dus 12 maanden. Voor bedrijven en zzp’ers loopt dit vaak van januari tot en met december. Dan is het boekjaar gelijk aan een kalenderjaar.

Voor verenigingen is dit vaak anders. Studentenverenigingen volgen meestal het collegejaar en hebben een boekjaar van bijvoorbeeld 1 september tot en met 31 augustus. Er zijn ook verenigingen die zijn opgericht in mei en hebben dan een boekjaar van mei tot en met april. Een boekjaar dat niet begint op 1 januari wordt gebroken boekjaar genoemd.

Het is niet vastgelegd dat een boekjaar een jaar moet duren. Er zullen situaties te bedenken zijn waarbij het handiger is om een half jaar als boekjaar te gebruiken of misschien zelfs 2 jaar. Wel is vastgelegd dat een boekjaar niet langer mag duren dan 2 jaar. Wat het beste past bij u en uw vereniging, kunt u zelf het beste beoordelen.

Een boekingsperiode wordt door verschillende gegevens gedefinieerd. om een periode te definiëren heb je maar 3 gegevens nodig:

1. De naam van een boekingsperiode. Vaak een combinatie van het jaar of de jaren waarin de periode valt en de penningmeester
2. Startdatum van het boekjaar (wat moet aansluiten bij een eerder boekjaar)
3. Het einddatum van het boekjaar. Gebruikelijk is dat 12 maanden na de start van het boekjaar.

U kunt een boekingsperiode selecteren door in het scherm boekingsperioden de actieve periode te kiezen. U kunt op deze manier ook in andere/afgesloten periodes zoeken/kijken. Als er op een bepaald moment een periode geselecteerd is ziet u linksboven in uw administratie in het witte blok de naam en de status van de actieve periode.

Het wisselen van een boekingsperiode kan op twee manieren, via het periodenoverzicht of via het menu.

Aan het eind van het jaar gebeurt het vaak dat je nog betalingen open hebt staan. Hiervoor maak je debiteuren en crediteuren aan om voor het volgende jaar aan te geven wat je nog verwacht te gaan ontvangen en te gaan betalen, maar wat thuishoort op de boekingsperiode van dit jaar.

Debiteuren
Dit zijn alle betalingen die de vereniging nog moet gaan ontvangen. Soms wordt dit “nog te ontvangen” (NTO) genoemd. Dit kunnen ook boekjaar overschrijdende boekingen zijn.

Crediteuren
Dit zijn alle betalingen die de vereniging nog moet gaan betalen. Soms wordt dit “nog te betalen” (NTB) genoemd. Dit kan ook boekjaar overschrijdende boekingen zijn.

Aan het eind van het jaar dien je je boekjaar af te ronden. Dat wil zeggen dat je als penningmeester verklaard dat alles wat is gebeurt in het boekjaar staat genoteerd en dat de kascontrole commissie het daarmee eens is. Om dit te kunnen bereiken, moet het volgende gebeuren:

• De lopende administratie goed bijwerken, zodat deze compleet is
• De inventaris bijwerken en afschrijvingen boeken
• Gereserveerde gelden nalopen en waar nodig verrekenen
• Een lijst met openstaande debiteuren en crediteuren maken
• (Eventueel) Belastingaangiftes doen
• Controleer de resultaten met de begrootte resultaten, en schrijf significante verschillen op in uw jaarverslag
• De balans en resultatenrekening in orde maken
• Deze laten goedkeuren door de commissie

Als dit allemaal in orde is, kan dit worden goedgekeurd door de ALV. Als zij het ermee eens zijn, dan kan het boekjaar afgesloten worden.

Als de jaarrekening is goedgekeurd door de ALV, kan je de boekingsperiode in Conscribo afsluiten. Dit doe je in de details van de boekingsperiode, door op de knop ‘Deze boekingsperiode afsluiten’ te klikken. Doorloop de volgende schermen. Het tweede scherm is het belangrijkste scherm. Hier kan je voor het laatst controleren of alles wat in het boekjaar staat, dat dit goed is en dat je akkoord bent met het afsluiten van het jaar zoals hij nu is. Let op dat je na het afsluiten, niets meer kan wijzigen in de periode. Dit scherm kan er als volgt uitzien:

1. Het resultaat
2. De balans
3. Overgang van de balans naar het volgende jaar
4. Aangeven of de debiteuren en crediteuren opgesplitst meegenomen dienen te worden naar het volgende boekjaar
5. Uitleg over een rekening die in het volgende jaar niet meer bestaat
6. Toelichting bij de uitsplitsing
7. Het verplaatsen van het eigen vermogen om daar eventueel transacties op te kunnen doen
8. Accorderen van de jaarafsluiting
9. Invoeren van je wachtwoord