Leeftijdscategorieën en contributie


Eén van de dingen die u kunt automatiseren in Conscribo is leeftijdsgebonden contributie.

Over het algemeen worden in veel verenigingen de leden opgedeeld in contributiegroepen. Zo kunt u bijvoorbeeld drie leeftijdscategorieën hebben:
Soort lidLeeftijd
Kids (Leden jonger dan 12)
Junioren (Leden tussen 12 en 18)
Senioren (Leden van 18 en ouder)


Wat we in dit voorbeeld zullen doen, is met behulp van een veld 'Geboortedatum' bepalen wat de waarde van een nieuw veld 'Leeftijdscategorie' is, en vervolgens de contributieinning uit het eenvoudige voorbeeld (» Voorbeeld automatisch innen: Eenvoudige inning voor abonnementsgeld) uitbreiden zodat er in plaats van het vaste bedrag van 40 euro de volgende bedragen worden geïnd:

Soort lidBedrag
Kids 25 euro
Junioren 50 euro
Senioren 85 euro


Het relatiebeheer inrichten:


We doen dit door een aantal velden toe te voegen bij een lid:

-"Leeftijd": Conscribo berekent de leeftijd van het lid op basis van de geboortedatum

-"Leeftijdscategorie": Conscribo bepaalt de leeftijdscategorie op basis van de leeftijd (dus < 12 jaar, < 18 jaar, enz..)

-"Contributiebedrag": Conscribo bepaalt het Contributiebedrag op basis van de leeftijdscategorie ( dus 25 euro, 50 euro , enz.)

Het veld leeftijd

Nu gaan we deze velden toevoegen. U gaat hiervoor in het menu in het relatiebeheer naar de velddefinities van het relatietype ('Beheer' > 'Gegevens bij personen').

Hier gaan we ervan uit dat u een datum veld 'geboortedatum' heeft aangemaakt en dat deze bij uw leden is gevuld.

we voegen nu het veld "Leeftijd" toe. Dit kan op twee manieren:
1. U wilt de leeftijdscategorie berekenen op basis van de leeftijd die de persoon heeft op de datum dat u het geld gaat innen:

Het leeftijdsgegeven


Als veldnaam kiezen we leeftijd (1). Om in plaats van zelf gegevens in te vullen Conscribo te laten rekenen, kiezen we bij "Waardebepaling", "Bewerking op ander veld" (2).
Nu verschijnen de mogelijke bewerkingen. Kies "Leeftijd" (3). Deze bewerking zorgt ervoor dat de leeftijd op basis van de geboortedatum in dit veld wordt ingevuld.
Kies nu het veld waar we de bewerking op willen doen (Geboortedatum) (4) en sla het veld op (5)

2. U wilt de leeftijd van het lid op 1 januari van het jaar gebruiken. Als het lid bijvoorbeeld in 2014, 18 jaar wordt, wil u dat deze in 2014 nog in de junioren zit, en in 2015 in de senioren.
Hiervoor maken we geen gebruik van de hele leeftijd, maar slechts van het geboortejaar. We gaan dit berekenen als volgt:

Huidige jaartal - (Geboortejaar +1)

B.v. iemand die in 2000 is geboren was op 1 januari 2001 "0 jaar". op 1 januari 2020 is deze persoon 19 jaar.

We gaan eerst een veld "geboortejaar" aanmaken. Maak deze als volgt aan:

Het geboortejaar


We doen hiervoor hetzelfde als het leeftijdsgegeven, alleen kiezen we bij "Bewerking"(1) "Jaartal".
Sla dit veld op, en voeg nog een veld toe wat de leeftijd op 1 januari bepaalt:

Leeftijd op 1 januari


Zoals u ziet doen we dit met een berekening (1). In het veld "berekening" (2) zijn we vrij om een formule in te vullen die gebruik maakt van de aangemaakte gegevens.
We berekenen de leeftijd door het huidige jaartal te kiezen (3). Er verschijnt nu "{_jaar}" in het berekeningsveld. Conscribo vult bij het berekenen van de waarde van dit veld hier het huidige jaartal in.
Nu vullen we dit aan met "{_jaar} - ({geboortejaar}+1)" door het veld geboortejaar te selecteren (4) en de rest van de formule aan te vullen.
(Meer over berekeningen kunt u hier lezen: » Bewerkingen op andere velden (Als..dan, berekening, Jaartal, Leeftijd))

Klik nu op opslaan(5).

De leeftijdscategorie


Het volgende veld is de "leeftijdscategorie". Op basis van het aangemaakte leeftijdsveld, bepaalt dit veld in welke leeftijdscategorie het lid valt.
We voegen een veld toe, en vullen dit als volgt in:

Leeftijdscategorie


Kies weer een "Bewerking op ander veld" en kies als bewerking "Als .. Dan ..". Als veldtype resultaat kiezen we een tekstveld (2) zodat we hier de naam van de leeftijdscategorie kunnen invullen.
We gaan het veld "Leeftijd" bevragen (3).
Nu verschijnen de "Als.. dan.." invulvelden. Vul deze in zoals in de afbeelding. Voeg hierbij regels toe met de plusknop (4). Conscribo zal de regels van boven naar beneden doorlezen. Op het moment dat het veld "leeftijd" aan een voorwaarde voldoet, dan wordt de waarde in het vak "Resultaat" ingevuld.
Als het veld aan geen van de voorwaarden voldoet wordt het resultaat bij "Anders"(5) ingevuld.

Hiermee weten we dus de leeftijdscategorie.

Contributiebedrag


Als laatste maken we nog een veld "Contributiebedrag" aan. Dit gebeurt op dezelfde wijze als de leeftijdscategorie, maar kiest als veldtype "Numeriek" zodat we dit in de automatische inningen kunnen gebruiken.
Voeg een veld toe en vul deze als volgt in:

Contributiebedrag


(We hebben er hier voor gekozen om voor de duidelijkheid ook de leeftijdscategorie expliciet te vermelden.)

Even controleren

Nu we al deze velden hebben toegevoegd is het goed om te controleren of alles ook daadwerkelijk goed berekend wordt. We kunnen dit eenvoudig doen naar de details van een persoon te gaan en onder in het scherm te kijken:

Controle contributiebedrag


We zien hier:
- Dat deze persoon op 25 augustus 1967 geboren is (1),
- Dat het geboortejaar dus 1967 is (2)
- Dat de leeftijd op 1 jan 45 is(3) (we hebben het hier over het jaar 2013, dus "2013 - (1967 + 1)" = 45
- Dat de leeftijdscategorie "Senioren" is (4)
- Dat het contributiebedrag voor deze persoon 85 is (5).

Perfect!. Verder kunnen we ook eenvoudig alle leden controleren in het relatieoverzicht:

We gaan naar het relatieoverzicht per persoon, en dan naar de weergaveinstellingen (rechtsboven). Daar vinken we de velden "Geboortedatum", "Leeftijdscategorie" en "Contributiebedrag" extra aan. We zien nu in 1 oogopslag in het relatieoverzicht de berekeningen:

Controle contributiebedrag in het relatieoverzicht


We zien verschillende contributiebedragen, en alles klopt!

De contributieinning aanpassen


Omdat we het meeste werk nu al in het relatiebeheer gedaan hebben, is het aanpassen van de Contributieinning erg eenvoudig. U gaat naar de automatische inning zoals b.v. aangemaakt in het eenvoudige voorbeeld van deze handleiding, en gaat daar naar het tabblad "Boeking".
Hier wijzigen we het te innen bedrag van het vaste bedrag van 40 euro, naar het Contributiebedrag:

Automatische inning aanpassen


We vinken aan dat we een variabel bedrag willen innen (dus een bedrag wat per relatie wordt berekend) (1).
Nu gaan we naar het veld "Variabel bedrag" (2), en kiezen hier (net zoals in een berekening) het veld "Contributiebedrag".(3)

Klik op Opslaan.

Als we nu in de inning Boekingen aanmaken, zal het contributiebedrag uit het relatiebeheer worden gebruikt!

Geavanceerd!: Contributie per leeftijdscategorie op een andere rekening boeken


Conscribo bevat een aantal mogelijkheden om nog gespecialiseerder te kunnen innen!.

We kunnen, als er een numerieke waarde aan de leeftijdscategorie wordt gekoppeld de rekening waar de contributie naar geboekt wordt opsplitsen.
Dit gaat als volgt:

1: We maken een numeriek leeftijdscategorie veld.
2: We maken in de inning 3 inningsregels (per leeftijdscategorie 1)
3: We selecteren het bedrag aan de hand van de numerieke leeftijdscategorie.

1: Numerieke leeftijdscategorie

Dit veld moeten we aanmaken omdat Conscribo berekeningen beperkt tot numerieke velden.
We kiezen dit als volgt:

Categorie code


Hierna passen we de boeking in de automatische inning aan als volgt:

Boeking van de inning


We hebben hiervoor eerst 3 rekeningen aangemaakt voor de lidmaatschappen.
Nu hebben we in de berekening van het bedrag het volgende gezet:

({categoriecode} = 2) * {contributiebedrag}

Conscribo zal als uitkomst van "({categoriecode} = 2)" een 1 geven als de vergelijking waar is, en een 0 als de vergelijking niet waar is.

Als de categoriecode dus 2 is (Junioren), dan berekent Conscribo:

(2 = 2) * 50
1 * 50
50

Als categoriecode 1 is (Kids), dan berekent Conscribo op deze regel:

(1 = 2) * 25
0 * 25
0

Op het moment dat het bedrag op 0 uitkomt, negeert Conscribo de inningsregel. Er is op deze manier altijd maar 1 regel "geldig" en de boeking wordt dus op de juiste rekening geïnd!