Start vandaag nog uw gratis proefperiode van 21 dagen

Home » Handleiding
/ Handleiding / Conscribo boekhouding / Financieel gebruik / Inningen (Lidmaatschappen / Contributie / Inschrijvingen) / Debiteuren laten betalen
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||
Artikelen bij: Debiteuren laten betalen
U kunt in Conscribo Europese incassobestanden aanmaken en verwerken via de incasso functionaliteit.
Incasso's zijn een onderdeel deel van een » Herhalende verzamelinkomsten en van de » Eenmalige verzamelinkomsten. In beide gevallen kunt u incasso-opdrachten aanmaken door op de knop 'Incasso-opdrachten bij deze ronde' te klikken nadat de boekingen zijn aangemaakt. Om te kunnen incasseren dienen er eerst een aantal dingen te zijn geconfigureerd. Hoe dit werkt leest u in het onderdeel: » Uw organisatie voorbereiden op innen via automatische incasso U krijgt op het moment dat u dit alles heeft ingericht, en op 'Incasso-opdrachten bij deze ronde' klikt, het volgende scherm te zien: ![]() In dit scherm ziet u alle incasso's die voor deze ronde zijn aangemaakt. In het voorbeeld zijn er nog geen incasso's aangemaakt. U klikt nu op 'Incasso-opdracht aanmaken bij verzamelinkomst' (1) om een nieuwe opdracht aan te maken. U ziet nu het volgende: ![]()
Het volgende scherm verschijnt: ![]() Conscribo maakt nu een incasso-opdracht aan, waarvan u hier de details ziet.
![]() In dit scherm ziet u alle regels die in de opdracht voorkomen. Indien er regels worden gegroepeerd, dan ziet u dit hier ook. U kunt eventueel kiezen in 'welke batch' de incassoregels moeten zitten (1). Pas dit alleen aan als u weet wat en waarom u dit doet. Conscribo houdt hiervan zelf de administratie bij, en bij correct gebruik van het pakket, hoeft u dit niet aan te passen. Ook kunt u kiezen om de regel niet op te nemen in de incasso-opdracht door deze uit te vinken.'(2) We zitten weer in het scherm 'Details incasso-opdracht'. Nu is het verstandig om (als u niet vaak incasseert) de betrokken relaties op de hoogte te stellen dat er een incassoafschrijving aankomt. Lees hieronder bij Vooraankondingen meer over. Vooraankondigingen
Ervaring leert dat als u 1 keer per jaar een incasso doet, het aantal storneringen gemiddeld met meer dan 75% daalt door een voormelding per e-mail te sturen. U doet dit door op 'Vooraankondiging per E-mail versturen' te klikken (6) Details incasso-opdracht (Deze functionaliteit zit alleen in Conscribo producten waarmee u e-mails kunt versturen). Al u uw e-mailinstellingen gereed heeft en hier op klikt verschijnt het 'E-mailnotificatiescherm': ![]() Bij zowel het onderwerp als de inhoud kunt u de gegevens uit het relatiebeheer en uit de incasso gebruiken. Nadat u de e-mail inhoud heeft ingevuld klikt u op 'Email(s) aanmaken' om deze aan te maken en te bekijken voor u ze verstuurt, of klikt u op 'Email(s) aanmaken en direct versturen' om deze direct door Conscribo te laten versturen. U kunt de verzendstatus en de details van uw e-mails zien via het menu 'Start > Inbox' Om de opdracht daadwerkelijk nu naar de bank te sturen, klikt u op 'Incassobestand downloaden'. Hierdoor werkt Conscribo de administratie bij, en wordt er vanaf dan vanuit gegaan dat de incasso in goede orde is aangeleverd bij de bank. Let Op: Als dit toch niet het geval is, dan dient u deze opdracht direct te verwijderen, en een nieuwe opdracht aanmaken vanuit de inningsronde. Doet u dit niet, dan krijgt u bij het aanleveren van een vervolgopdracht gegarandeerd problemen bij de bank. Mogelijke redenen waarom een incassoregel niet mee wordt genomen Er zijn een hoop redenen waarom een incasso-opdracht niet kan worden meegenomen: Hier de meest voorkomende:
Het verwerken van een incasso-opdracht
Zie hiervoor het onderdeel » Een incasso-opdracht verwerken in uw administratie |