Toegang voor meerdere gebruikers

Toegang voor meerdere gebruikers

>> Terug

Als penningmeester ben je misschien financieel verantwoordelijk, maar je bent niet de enige die belang heeft bij toegang tot het administratie pakket. Er zijn diverse relaties die andere bestuursleden ook willen bijhouden of inzien en een voorzitter wil bijvoorbeeld inzicht hebben in hoe het financieel staat met de vereniging of stichting. Vandaar dat het mogelijk is om voor meerdere gebruikers een account aan te maken om inzicht te krijgen in het administratiepakket.

Wij raden aan om aan elke gebruiker een persoonlijke gebruiker aan te maken. Dit is vanwege privacy overwegingen het meest veilig. Op het moment dat je met dezelfde gebruiker zou inloggen, dien je een gezamenlijk wachtwoord te gebruiken. Dat vinden wij niet veilig. Daarnaast is het niet mogelijk om met twee personen met hetzelfde gebruiker in te loggen. Op het moment dat iemand is ingelogd en de ander logt in als dezelfde gebruiker, word de eerste persoon uitgelogd. Op het moment dat iedereen een eigen en persoonlijke gebruiker heeft, is het wel mogelijk tegelijk te werken in de administratie.

Voor elke gebruiker worden ook diverse wijzigingen bijgehouden. Op het moment dat een boeking of relatie wordt aangepast, wordt dit in de details van de boeking of relatie bijgehouden en aangegeven wat voor wijziging welke gebruiker heeft gemaakt. Als iedereen dezelfde gebruiker gebruikt, zal dit overzicht niet nuttig zijn. Daarnaast wordt in de activiteiten log verschillende gedragingen bijgehouden. Denk bijvoorbeeld aan het inloggen, gegevensvelden van relaties aanpassen, backup ingelezen of geëxporteerd, gebruikers aangemaakt en vergelijkbare acties. Zo kan door de beheerder achterhaald worden of en wanneer er eigenaardigheden in de administratie zijn gebeurt. Dat overzicht ziet er als volgt uit:

  1. Wie heeft er iets in de administratie gedaan, vandaar dat het prettig is om voor iedereen een eigen gebruiker te hebben om dat overzicht te behouden
  2. Welke actie de gebruiker heeft gedaan
  3. Wanneer de gebruiker de actie heeft gedaan
  4. Details van de actie

Als je in het scherm van Gebruikers en Groepen zit, is voor de beheerder inzichtelijk wie er in de administratie kan. De beheerder is in eerste instantie de persoon die het pakket heeft besteld, maar kan daarna diverse mensen beheerder maken.  In dit scherm heb je een overzicht van iedereen die in het pakket kan inloggen (1) en hoe je eventueel iemand toegang kan gaan verlenen (2). Op het moment dat iemand geen toegang meer mag hebben tot het pakket, kan hier de rechten van de gebruiker worden weggenomen of de gebruiker worden verwijderd.

Voor iedereen kan je een gebruiker aanmaken, hier zit geen limiet op. Het enige wat je voor een gebruiker nodig hebt is een Gebruikersnaam (wat wordt gebruikt voor het inloggen), een weergavenaam (wat wordt weergeven bij historie registraties of de activiteitenlog), het mailadres (om een vergeten wachtwoord opnieuw aan te maken) en een eigen wachtwoord.

Daarnaast dien je de gebruiker rechten te geven tot de administratie. Dat wordt gedaan door een gebruikersgroep aan te maken, daar de rechten te specificeren en de nieuwe gebruiker daar lid van te maken.

  1. De gegevens voor de gebruiker
  2. De rechten van de gebruiker