Maandagtips

📘Soms is het nodig om een groep leden een bedrag terug te betalen.Hoe kan Conscribo jou hierbij helpen?

🔹Wanneer gebruiken
Als je aan een groep leden een bedrag terug wilt betalen en je wil het niet allemaal handmatig overmaken.

💡Voorbeeld
Jullie zijn met 50 leden op reis geweest naar Berlijn. Iedereen heeft €400,- betaald om mee te gaan, maar nu blijkt dat er €20,- per persoon over is aan het einde van de reis. Dit wil je graag terugboeken.

📌Hoe werkt het?
Zorg eerst dat betaalbatches aangezet zijn in de betaalbatch instellingen. Gebruik vervolgens je eenmalige verzamelinkomsten. Het is belangrijk dat je bij het instellen het vinkje aanzet bij ‘Als bedrag negatief is, toevoegen aan betaalbatch’. Vervolgens kies je de juiste relaties met de relatieselector, zet je de omschrijving neer en vul je een negatief bedrag in (met het min-teken ervoor). Ook wijs je toe van welke rekening dit moet worden geboekt. Maak de conceptregels aan en boek deze. Vervolgens kun je via de knop ‘Transacties’ naar ‘betaalbatches’ gaan, om de betaalbatch aan te maken om deze af te geven bij de bank.

📖Meer informatie?
Voor meer informatie over het aanmaken van eenmalige verzamelinkomsten, ga naar: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/Inningen__Lidmaatschappen___Contributie___Inschrijvingen_/incidentele_inning_aanmaken.html
Meer weten over betaalbatches? Kijk op: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/betaalbatch.html

📘Heb je je opvolgers gevonden? Of ben je juist net begonnen in Conscribo?
Check je gebruikers!

🔹Wanneer gebruiken
Elke keer als er een nieuw persoon Conscribo gaat gebruiken.

💡Voorbeeld
Jij hebt als penningmeester al een account, maar je secretaris wil graag ook een gebruikersaccount in Conscribo.

📌Hoe werkt het?
Ga naar je ‘gebruikers en beveiliging’ (onder de knop instellingen), en maak een nieuwe gebruiker aan.
Werk niet met gebruikersaccounts zoals ‘penningmeester’ die ieder jaar worden doorgegeven, maar maak een los gebruikersaccount aan voor ieder persoon (met hun eigen weergavenaam) die Conscribo gebruikt.
Hiermee houdt je overzichtelijk wie welke acties heeft uitgevoerd (zichtbaar in je activiteitenlog) en wordt je administratie weer een stukje veiliger.

Conscribo hanteert geen vastgezet maximum aantal gebruikers.

En ander nadeel van bijvoorbeeld de gebruikersnaam ‘penningmeester’ doorgeven, is dat je dan niet met de oude en de nieuwe penningmeester tegelijkertijd in Conscribo kunt werken – iets wat misschien nog wel nodig is tijdens de wisselfase. Zodra je opnieuw inlogt met dezelfde gebruikersnaam zal degene die al ingelogd is automatisch uitgelogd worden. En dat is niet handig als je net een transactie aan het
verwerken bent!

📖Meer informatie?
Voor meer informatie over het aanmaken van nieuwe gebruikers, gebruikersrechten en groepen, ga naar https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/Gebruikers_en_Groepen/toegang_en_gebruikersbeheer.html

Vandaag is de dag van de stroopwafel.

Bij onze workshops hoort de stroopwafel er standaard bij. Want, eerlijk is eerlijk, leren gaat net iets makkelijker met een schaaltje stroopwafels op tafel!

Kom je binnenkort langs? Dan zorgen we dat ze klaarstaan! 😋

Maatwerkworkshop

📘In Conscribo zit ook een BTW functionaliteit, die je kunt gebruiken als je je administratie hiervoor hebt ingericht.

🔹Wanneer gebruiken?
Als je organisatie BTW plichtig is.

💡Voorbeeld
Je organisatie heeft inkopen gedaan en er zijn producten met 2 verschillende BTW tarieven die geboekt moeten worden.

📌Hoe werkt het?
Vul nadat je je inkopen gedaan hebt de standaard informatie in bij de boeking. Je kunt het standaard te kiezen BTW tarief per rekening zelf instellen bij de instellingen van de rekening. Mocht het BTW bedrag op de factuur afwijken van hetgeen Conscribo berekent, dan kun je op het veld van het BTW tarief klikken en in het venster dat verschijnt de bedragen zelf aanpassen.

📖Meer informatie?
Kijk op: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/In_de_administratie_boeken/werken_met_btw.html/

📘Wil je weten hoe je gemakkelijk de administratie van de kantine kan doen in Conscribo? Dan is deze maandagtip voor jou!

🔹Wanneer gebruiken
Als je bijvoorbeeld voor de kantine te maken hebt met het inkopen en het verkopen van eten en drinken.

💡Voorbeeld
Je koopt een stuk kaas om belegde broodjes kaas te verkopen, maar je verkoopt het stuk kaas dus niet in één keer door.

📌Hoe werkt het?
Zet in je rekeningschema een kantineinkoop rekening voor alle inkopen die met eten of drinken te maken hebben (bijvoorbeeld het blok kaas of blikjes cola) en daarnaast een omzetrekening voor alle omzetboekingen. Een inkoopboeking kan dat zijn dat er op de inkooprekening een x bedrag wordt geboekt bij de uitgaven, die worden betaald uit de kas. Als er vervolgens een broodje kaas wordt verkocht dan wordt die op de kantineomzet kassa rekening geboekt en kom dit bedrag dus in de kas erbij.

📖Meer informatie?
Voor een meer gedetailleerde beschrijving van het bijhouden van de kantineadministratie in Conscribo met voorbeelden, ga naar https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/In_de_administratie_boeken/Voorbeelden/kantine-administratie___kortstondige_voorraden.html/.

📘Door het gehele pakket kom je de ’toewijzen aan’ regels tegen. Maar wat doet het nu echt? En wist je dat je niet alle grootboeknummers hoeft te kennen?

🔹Wanneer gebruiken?
Als een een transactie aan het verwerken bent, speelt de toewijzen aan regel vrijwel altijd mee.

💡Voorbeeld
Je hebt een betaling ontvangen van een factuur die je hebt uitgestuurd. Deze probeer je te koppelen vanuit je bankmutaties.

📌Hoe werkt het?
De ’toewijzen aan’ balk kan gebruikt worden om een transactie te koppelen aan een grootboekrekening, een openstaand bedrag of een factuur. In de ’toewijzen aan’ balk kun je zoeken op grootboeknummer, maar ook op de naam van de grootboekrekening, de naam van een relatie (van een openstaand bedrag), een factuurnummer, of zelfs op een bedrag (van een specifieke factuur).

📖Meer informatie?
Lees meer over het koppelen van transacties aan openstaande betalingen op https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/In_de_administratie_boeken/een_universele_boeking_koppelen_met_een_te_betalen__te_ontvangen_of_een_andere_universele_boeking.html

*Omdat ook rond deze tijd weer veel verenigingsbesturen wisselen, posten we de maandagtip van voor de zomer graag nog een keer! #bestuurswissel

📘Heeft jouw (studenten)sport-, studie-, studentenvereniging of dispuut ook net een nieuw bestuur gekregen? Geef de nieuwe gegevens door!

🔹Wanneer gebruiken?
Om ons de meest actuele gegevens van jouw vereniging door te geven. Denk aan contactpersoon (penningmeester), adres, emailadres etc.

📌Hoe werkt het?
Ga naar: https://www.conscribo.nl/wijzigen-contactgegevens/ en vul het formulier in.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Conscribo_producten_en_demoaccounts/een_administratieve_wijziging_doorgeven.html

📘Ben je blij met Conscribo en wordt een nieuwe vereniging na jouw aanbeveling ook klant? Lees dan snel verder!

🔹Wanneer gebruiken?
Ãls een andere vereniging of stichting na jouw lovende woorden ook klant wordt willlen jou én jouw vereniging graag bedanken!

💡Voorbeeld
De vereniging van jouw buurvrouw, studiegenoot, vriendin, broer, oma of achterneef doet de administratie nog via excel dus jij legt ze uit hoe fijn en makkelijk Conscribo werkt. Wordt de vereniging van de buurvrouw, studiegenoot, vriendin, broer, oma of achterneef ook klant? Dan krijg jij van ons een bol punt com bon! En dat is niet alles, jouw vereniging belonen we ook nog met 3 maanden gratis Conscribo. Elke aanbeveling verlengt je gratis periode, dus dat kan lekker oplopen!

📌Hoe werkt het?
Laat de nieuwe vereniging bij het aanvragen van het abonnement jouw vereniging en jouw naam invullen bij de aanbeveling, zodat we contact met je kunnen opnemen en jou en jouw vereniging kunnen bedanken. Wil je voor ons ‘klant met een gouden rand’ worden, laat dan ook nog een Google review achter, zodat nog meer verenigingen ons kunnen vinden: https://g.page/r/CTcYS5GWHnOiEAE/review

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/referral/

📘Heb je de tip van vorige week gelezen? Lees vandaag verder hoe je de relatienummers van gearchiveerde relatienummers kunt hergebruiken!

🔹Wanneer gebruiken?
Als je een relatie hebt gearchiveerd en je het relatienummer opnieuw wilt gebruiken.

💡Voorbeeld
Stel je hebt voor je leden nummers 1 tot en met 1000 gereserveerd. Mocht je tegen die 1000 leden aan zitten dan is het natuurlijk handig om nummers van gearchiveerde relaties te gaan hergebruiken, zodat je niet over de 1000 heen gaat.

📌Hoe werkt het?
Ga naar de functie ‘relatienummers wijzigen’ onder het ‘algemeen’ tabblad van de details van de archiefgroep. Hier kun je aangeven hoe je de gearchiveerde relatienummers wilt aanpassen, en daarna zal het weer mogelijk zijn om relatienummers te hergebruiken.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/De_ledenadministratie___het_relatiebeheer_gebruiken/relaties_verwijderen_en_archiveren.html

Laatste tip: lees in dit stukje handleiding ook vooral de alinea over ‘data verwijderen bij het archiveren van relaties!’

📘Wat kun je doen met de relatiegegevens als een lid opzegt? Niet verwijderen, maar archiveren!

🔹Wanneer gebruiken?
Als één van je leden opzegt, of de gegevens zijn om een andere reden niet meer relevant. Relaties verwijderen doe je alleen als je een lid per ongeluk of als test hebt ingevoerd!

💡Voorbeeld
Als één van je leden opzegt, ben je verplicht om bepaalde fiscale gegevens, zoals naam en contributiegegevens 7 jaar te bewaren. Het verwijderen van deze relatie is dus geen optie. Je wilt echter ook niet meer dat dit lid in je actieve relatiebestand blijft staan. De oplossing is het archiveren van deze relatie. Gegevens van gearchiveerde relaties worden niet meer getoond in de administratie, behalve op plekken waar ze gebruikt zijn voordat ze gearchiveerd werden. Gearchiveerde relaties tellen ook niet langer mee voor de relatielimiet van je administratie.

📌Hoe werkt het?
Voordat je je eerste relatie archiveert, maak je eenmalig 1 of meerdere archiefgroepen aan. Vervolgens heb je 2 verschillende manieren om de relatie daadwerkelijk te archiveren: of via de details van de relatie-archiefgroep, of via de details van de relatie zelf.

📖Meer informatie?
Lees meer over het archiveren van relaties op https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/De_ledenadministratie___het_relatiebeheer_gebruiken/relaties_verwijderen_en_archiveren.html