Maandagtips

📘Wil je weten hoe je gemakkelijk de administratie van de kantine kan doen in Conscribo? Dan is deze maandagtip voor jou!

🔹Wanneer gebruiken
Als je bijvoorbeeld voor de kantine te maken hebt met het inkopen en het verkopen van eten en drinken.

💡Voorbeeld
Je koopt een stuk kaas om belegde broodjes kaas te verkopen, maar je verkoopt het stuk kaas dus niet in één keer door.

📌Hoe werkt het?
Zet in je rekeningschema een kantineinkoop rekening voor alle inkopen die met eten of drinken te maken hebben (bijvoorbeeld het blok kaas of blikjes cola) en daarnaast een omzetrekening voor alle omzetboekingen. Een inkoopboeking kan dat zijn dat er op de inkooprekening een x bedrag wordt geboekt bij de uitgaven, die worden betaald uit de kas. Als er vervolgens een broodje kaas wordt verkocht dan wordt die op de kantineomzet kassa rekening geboekt en kom dit bedrag dus in de kas erbij.

📖Meer informatie?
Voor een meer gedetailleerde beschrijving van het bijhouden van de kantineadministratie in Conscribo met voorbeelden, ga naar https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/In_de_administratie_boeken/Voorbeelden/kantine-administratie___kortstondige_voorraden.html/.

📘Door het gehele pakket kom je de ’toewijzen aan’ regels tegen. Maar wat doet het nu echt? En wist je dat je niet alle grootboeknummers hoeft te kennen?

🔹Wanneer gebruiken?
Als een een transactie aan het verwerken bent, speelt de toewijzen aan regel vrijwel altijd mee.

💡Voorbeeld
Je hebt een betaling ontvangen van een factuur die je hebt uitgestuurd. Deze probeer je te koppelen vanuit je bankmutaties.

📌Hoe werkt het?
De ’toewijzen aan’ balk kan gebruikt worden om een transactie te koppelen aan een grootboekrekening, een openstaand bedrag of een factuur. In de ’toewijzen aan’ balk kun je zoeken op grootboeknummer, maar ook op de naam van de grootboekrekening, de naam van een relatie (van een openstaand bedrag), een factuurnummer, of zelfs op een bedrag (van een specifieke factuur).

📖Meer informatie?
Lees meer over het koppelen van transacties aan openstaande betalingen op https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/In_de_administratie_boeken/een_universele_boeking_koppelen_met_een_te_betalen__te_ontvangen_of_een_andere_universele_boeking.html

*Omdat ook rond deze tijd weer veel verenigingsbesturen wisselen, posten we de maandagtip van voor de zomer graag nog een keer! #bestuurswissel

📘Heeft jouw (studenten)sport-, studie-, studentenvereniging of dispuut ook net een nieuw bestuur gekregen? Geef de nieuwe gegevens door!

🔹Wanneer gebruiken?
Om ons de meest actuele gegevens van jouw vereniging door te geven. Denk aan contactpersoon (penningmeester), adres, emailadres etc.

📌Hoe werkt het?
Ga naar: https://www.conscribo.nl/wijzigen-contactgegevens/ en vul het formulier in.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Conscribo_producten_en_demoaccounts/een_administratieve_wijziging_doorgeven.html

📘Ben je blij met Conscribo en wordt een nieuwe vereniging na jouw aanbeveling ook klant? Lees dan snel verder!

🔹Wanneer gebruiken?
Ãls een andere vereniging of stichting na jouw lovende woorden ook klant wordt willlen jou én jouw vereniging graag bedanken!

💡Voorbeeld
De vereniging van jouw buurvrouw, studiegenoot, vriendin, broer, oma of achterneef doet de administratie nog via excel dus jij legt ze uit hoe fijn en makkelijk Conscribo werkt. Wordt de vereniging van de buurvrouw, studiegenoot, vriendin, broer, oma of achterneef ook klant? Dan krijg jij van ons een bol punt com bon! En dat is niet alles, jouw vereniging belonen we ook nog met 3 maanden gratis Conscribo. Elke aanbeveling verlengt je gratis periode, dus dat kan lekker oplopen!

📌Hoe werkt het?
Laat de nieuwe vereniging bij het aanvragen van het abonnement jouw vereniging en jouw naam invullen bij de aanbeveling, zodat we contact met je kunnen opnemen en jou en jouw vereniging kunnen bedanken. Wil je voor ons ‘klant met een gouden rand’ worden, laat dan ook nog een Google review achter, zodat nog meer verenigingen ons kunnen vinden: https://g.page/r/CTcYS5GWHnOiEAE/review

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/referral/

📘Heb je de tip van vorige week gelezen? Lees vandaag verder hoe je de relatienummers van gearchiveerde relatienummers kunt hergebruiken!

🔹Wanneer gebruiken?
Als je een relatie hebt gearchiveerd en je het relatienummer opnieuw wilt gebruiken.

💡Voorbeeld
Stel je hebt voor je leden nummers 1 tot en met 1000 gereserveerd. Mocht je tegen die 1000 leden aan zitten dan is het natuurlijk handig om nummers van gearchiveerde relaties te gaan hergebruiken, zodat je niet over de 1000 heen gaat.

📌Hoe werkt het?
Ga naar de functie ‘relatienummers wijzigen’ onder het ‘algemeen’ tabblad van de details van de archiefgroep. Hier kun je aangeven hoe je de gearchiveerde relatienummers wilt aanpassen, en daarna zal het weer mogelijk zijn om relatienummers te hergebruiken.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/De_ledenadministratie___het_relatiebeheer_gebruiken/relaties_verwijderen_en_archiveren.html

Laatste tip: lees in dit stukje handleiding ook vooral de alinea over ‘data verwijderen bij het archiveren van relaties!’

📘Wat kun je doen met de relatiegegevens als een lid opzegt? Niet verwijderen, maar archiveren!

🔹Wanneer gebruiken?
Als één van je leden opzegt, of de gegevens zijn om een andere reden niet meer relevant. Relaties verwijderen doe je alleen als je een lid per ongeluk of als test hebt ingevoerd!

💡Voorbeeld
Als één van je leden opzegt, ben je verplicht om bepaalde fiscale gegevens, zoals naam en contributiegegevens 7 jaar te bewaren. Het verwijderen van deze relatie is dus geen optie. Je wilt echter ook niet meer dat dit lid in je actieve relatiebestand blijft staan. De oplossing is het archiveren van deze relatie. Gegevens van gearchiveerde relaties worden niet meer getoond in de administratie, behalve op plekken waar ze gebruikt zijn voordat ze gearchiveerd werden. Gearchiveerde relaties tellen ook niet langer mee voor de relatielimiet van je administratie.

📌Hoe werkt het?
Voordat je je eerste relatie archiveert, maak je eenmalig 1 of meerdere archiefgroepen aan. Vervolgens heb je 2 verschillende manieren om de relatie daadwerkelijk te archiveren: of via de details van de relatie-archiefgroep, of via de details van de relatie zelf.

📖Meer informatie?
Lees meer over het archiveren van relaties op https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/De_ledenadministratie___het_relatiebeheer_gebruiken/relaties_verwijderen_en_archiveren.html

📘Heeft er iemand betaald voor zichzelf én voor een ander? Dan zul je de betaling moeten opsplitsen.

🔹Wanneer gebruiken?
Bij een betaling die je wilt opsplitsen over verschillende grootboekrekeningen, of bij het splitsen van een bedrag over meerdere relaties.

💡Voorbeeld
Een vader heeft contributie betaald voor zijn twee kinderen. Elk van de kinderen heeft een eigen openstaand bedrag in de boekhouding. Dit bedrag moet dus worden opgesplitst om de openstaande bedragen af te handelen.

📌Hoe werkt het?
Bij de bankmutaties klik je op ‘verwerking’, en vervolgens op ‘via transactiescherm’. Hier kun je klikken op het groene plusje onder de balk ’toewijzen aan’ om een extra regel toe te voegen. Zo kun je de betaling uitsplitsen over twee openstaande bedragen/grootboekrekeningen. Als je het gesplitste bedrag wilt toewijzen aan twee relaties, klik je op ‘relaties’ en vervolgens op ‘relatie per regel’.

📖 Meer informatie?
Lees meer over het verwerken van bankmutaties op https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/bankafschriften_importeren.html

📘Wil je je Conscribo account nog beter beveiligen? Stel dan de tweestapsverificatie (2FA) in.

🔹Wanneer gebruiken?
Als je eenvoudig je administratie veiliger wilt maken. Je hebt dan naast een wachtwoord ook een verificatieapparaat nodig om in te loggen.

💡Voorbeeld:
Op het moment dat je wachtwoord gestolen wordt, dan kan er dankzij de tweestapsverificatie nog steeds alleen maar ingelogd worden door de eigenaar van het verificatieapparaat.

📌Hoe werkt het?
De 2FA kan worden ingesteld door de beheerder. Het downloaden en installeren van een 2FA app op je telefoon of tablet is de eerste stap. Daarna ga je in het Conscribo menu naar ‘uw gegevens’ en naar ’tweestapsverificatie instellen’. Vevolgens stel je de 2FA voor alle andere gebruikersgroepen in.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/Gebruikers_en_Groepen/tweestapsverificatie__2fa_.html/

📘Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat je je wachtwoord vergeten bent. In Conscribo kun je instellen dat wachtwoorden voor gebruikers in je administratie kunnen worden ‘gereset’ via mail.

🔹Wanneer gebruiken?
Als je gebruikers de mogelijkheid wilt geven om eenvoudig via mail hun wachtwoord te resetten als deze vergeten is.

📌Hoe werkt het?
Op het moment dat je als beheerder bent ingelogd, dan ga je in het menu naar ‘instellingen’ en dan naar ‘gebrukers en beveiliging’. Hier kun je de instelling ‘Vergeten wachtwoord via e-mail kunnen herstellen’ aanvinken. Het emailadres hiervoor kan voor elke gebruiker apart worden ingesteld.

Ben je gebruiker en heb je de wachtwoord reset service niet aanstaan maar ben je toch je wachtwoord kwijt? Neem dan contact op met de beheerder.

📖Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/ledenportaal.html/