Maandagtips

📘Overweeg je een abonnement op Conscribo en twijfel je tussen Conscribo en Conscribo Lite? Lees dan snel verder!

🔹Wanneer gebruiken?
Als je een abonnement op Conscribo overweegt, of je hebt nu een Lite abonnement en wilt graag meer informatie over de functionaliteiten van Conscribo.

💡Voorbeeld
Jouw vereniging heeft maar 150 leden, maar je wilt wel graag kunnen factureren, kunnen mailen en het ledenportaal en de webformulieren kunnen gebruiken, zodat leden zich via jouw eigen website makkelijk kunnen inschrijven. Overweeg dan het Conscribo pakket.

📌Hoe werkt het?
Je kunt altijd wisselen in je demoaccount tussen Lite en Conscribo om dit even uit te proberen. Stuur ons even een mailtje als je wilt wisselen. Als je al een abonnement hebt dan kun je een demoaccount voor het volledige pakket aanvragen. In het Conscribo pakket krijg je bovendien 5 bankkoppelingen. In het Lite pakket zit standaard geen bankkoppeling, maar die is eventueel wel tegen betaling toe te voegen.

📖Meer informatie?
Bekijk hier meer informatie over beide pakketten: https://www.conscribo.nl/direct-abonnement-aanvragen/

📘Wil je met jouw vereniging meer leren over Conscribo of het penningmeesterschap? Volg dan een workshop!

🔹Wanneer gebruiken?
Als je Conscribo net gebruikt, je net penningmeester bent geworden of je door de bomen het bos niet meer ziet met je administratie.

💡Voorbeeld
Jullie vereniging is net begonnen met Conscribo en je wilt graag zeker weten dat je alle ins en outs van Conscribo leert kennen. Uitleg? Demonstraties? Oefenen? Het kan allemaal!

📌Hoe werkt het?
Voor de maatwerkworkshop is alles mogelijk: bij jullie op locatie, bij ons op kantoor, of zelfs in het Engels. Vraag naar de mogelijkheden!

📖Meer informatie?
Kijk op onze site voor meer informatie: https://www.conscribo.nl/maatwerkworkshop/

📘Begin je net met Conscribo of heb je net een demoaccount aangemaakt? Dan is deze maandagtip voor jou!

🔹Wanneer gebruiken?
Als je nog geen relaties in Conscribo of in je demoaccount hebt geïmporteerd, maar je wilt dat wel gaan doen.

💡Voorbeeld
Je hebt een demoaccount van Conscribo even uitgeprobeerd met de fictieve relaties in de demo, maar je wilt ook wel graag testen hoe Conscribo werkt met je eigen gegevens. Dan kun je je eigen ledenlijst importeren.

📌Hoe werkt het?
Je zet de gegevens van je leden in een excelbestand en slaat dit vervolgens op als .csv bestand. Dit bestand kun je importeren in Conscribo. Zo’n lijst moet wel aan een aantal eisen voldoen. In onze handleiding lees je er meer over. Lukt het importeren niet? Check dan de cellen in excel, soms zitten er een heleboel spaties of komma’s in die je niet meteen ziet, maar die er wel voor zorgen dat het bestand niet geïmporteerd wordt!

📖Meer informatie?
Om stap voor stap te lezen hoe je relaties kunt importeren, check onze handleiding: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/Importeren_en_exporteren/relaties_importeren/

📘Naast de layout, hebben wij ook de incassomodule vernieuwd! Lees snel verder hoe je de vernieuwde module in jouw voordeel kan gebruiken.

🔹Wanneer gebruiken?
Als je incasso’s uitvoert. Je kunt nu meerdere verzamelinkomsten in één incassobestand verwerken.

💡Voorbeeld
Als je een incasso wilt uitvoeren voor een activiteit, bijvoorbeeld een bingo-middag, en je wilt tegelijkertijd ook de contributie innen vanuit de herhalende verzamelinkomsten.

📌Hoe werkt het?
Vanuit de verzamelinkomsten voeg je de openstaande transacties toe aan een concept-incassobestand. Dit kan dus vanuit meerdere verzamelinkomsten. Onder transacties > verzameltransacties > incasso vind je onder de juiste datum nu alle transacties die je hebt toegevoegd aan het concept-incassobestand. Hier kun je de juiste verwerkingsdatum bij de bank instellen en het incassobestand aanmaken.

📖Meer informatie?
Voor meer informatie over het instellen van je administratie voor automatische incasso: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Inrichting_en_beheer/Incasso/uw_administratie_inrichten_voor_automatische_incasso_s

📘Heb je al gezien dat Conscribo een nieuwe layout heeft? Ook het menu is veranderd. Lees in deze maandagtip wat er is veranderd!

🔹Wanneer gebruiken?
Elke keer als je Conscribo gebruikt.

💡Voorbeeld
We hebben een knop ‘communicatie’ toegevoegd in het menu. Hier vind je nu bijvoorbeeld de mail inbox(en), de websiteformulieren en het ledenportaal.

📌Hoe werkt het?
Buiten de toevoeging van de knop ‘communicatie’ is ook de benaming van een aantal functionaliteitenknoppen aangepast, zodat ze wat logischer zijn en de naam gelijk is aan de tabbladen.

📖Meer informatie?
Kijk op: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Algemeen_gebruik/lay-out_update_2025__wijzigingen_menuknoppen/

📘Krijg je een betaling binnen die moet worden gekoppeld? En hoe vind je de betaling ook weer terug?

🔹Wanneer gebruiken?
Bij het verwerken van transacties, kom je soms wel eens transacties tegen die niet automatisch gekoppeld zijn, maar waarvan je wel zeker weet dat er al een openstaand bedrag voor bestaat. Door op een effectieve manier te zoeken kun je de desbetreffende transactie vinden in het ’toewijzen aan’ veld.

💡Voorbeeld
Je hebt een incasso uitgevoerd. Eén van je leden heeft echter gestorneerd. Daarna heeft dit lid het bedrag zelf overgemaakt. Dit wil je dus koppelen aan het openstaande bedrag, zodat je de informatie duidelijk hebt en kunt zien in je verzamelinkomsten dat het bedrag is afgehandeld.

📌Hoe werkt het?
In de ’toewijzen aan’ balk kun je zoeken op naam, bedrag en omschrijving. Soms, als de transactie al is afgehandeld, komt de juiste suggestie niet naar boven in de suggestielijst. In dat geval kun je hier op de knop ‘uitgebreid zoeken’ klikken. Je krijgt nu een zoekscherm te zien waar je meer transacties in op kunt zoeken. Ook kun je hier zoeken op afgehandelde transacties (wat in het geval van een late stornering vaak handig is).

📖Meer informatie?
Kijk onder het subkopje ‘verwerken van debiteuren / crediteuren op:
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/bankafschriften_importeren.html

📘Werk jij al met je begroting in Conscribo? Wel zo makkelijk!

🔹Wanneer gebruiken?
Ieder jaar maak en presenteer je een begroting voor je leden om te zien waar je het geld van dat jaar aan uitgeeft. Deze begroting maak je natuurlijk het makkelijkst op basis van de grootboekrekeningen die al in je rekeningenschema staan!

💡Voorbeeld
Aan het einde van het boekjaar wil je beginnen met het maken van de begroting voor volgend boekjaar. Graag wil je hierbij uitgaan van cijfers van dit jaar om te zien of je te veel of te weinig hebt begroot. Ook wil je graag deze begroting naast je resultaten leggen.

📌Hoe werkt het?
Leg je huidige boekhouding naast de begroting die je aan het begin van het jaar gemaakt hebt, door via de opties te kijken in je Resultaat en Balans. Hier kun je ook vergelijken met je begroting. Aan de hand van deze vergelijking, kan je een nieuwe begroting maken onder de knop ‘Boekhouding’ > ‘Begroting’. Je kunt hierbij ook de begroting vanuit de vorige periode kopiëren en aanpassen naar hoe jij het wil!

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Inrichting_en_beheer/een_begroting_invoeren.html

📘Wil je je actuele ledenlijst van SOL 3.0 exporteren naar Conscribo? Check dan gauw de maandagtip van deze week!

🔹Wanneer gebruiken?
Als je de boekhouding of incasso in Conscribo uitvoeren, dan zul je ervoor moeten zorgen dat je ledenbestand up-to-date is. Je kunt hiervoor uit SOL 3.0 een export maken en die importeren naar Conscribo.

💡 Voorbeeld
Of zeker te zijn dat ook je nieuwe leden meegenomen worden in de incasso, is het verstandig om voor het uitvoeren van de incasso, de meest actuele ledenlijst uit SOL 3.0 te importeren.

📌Hoe werkt het?
Ga naar SOL 3.0 en zoek hier onder de knop ‘Meer’ naar ‘Rapporten’. Zoek hier in de map ‘Alle rapporten’ en vervolgens ‘Leden (Groep niveau)’ naar een rapport dat ‘Export voor Conscribo’ heet.

Bewerk deze en pas in de filters aan dat het om jouw scoutinggroep gaat. Voer vervolgens het rapport uit, en kies bij het knopje ‘bewerken’ via het pijltje voor ‘exporteren’. Bij het ‘exporteren’ klik je op ‘Alleen details’ en als formaat kies je hier een csv-bestand.

Dit bestand kun je vervolgens importeren in Conscribo. Zorg dat in Conscribo het vinkje aanstaat wat aangeeft dat het om een importbestand gaat van SOL 3.0.

Zie je namen meermaals in het bestand staan?
Schrik niet, dit is een functionaliteit vanuit SOL3, waar Conscribo op voorbereid is. Door het bestand op deze manier te exporteren en met het vinkje aan te importeren, kan Conscribo de juiste hoeveelheid leden uit de lijst halen.

📘Wil je weten hoe je een borgbetaling kunt boeken in Conscribo? Lees dan snel verder!

🔹Wanneer gebruiken?
Als je een betaling moet doen die je later weer terugkrijgt, bijvoorbeeld borg.

💡Voorbeeld
Voor je ledendag huur je een springkussen en je moet daarvoor, naast de huur, ook borg betalen. Als je het springkussen terugbrengt, krijg je de borg weer terug.

📌Hoe werkt het?
Bij het betalen van de borg maak je een universele boeking tussen bijvoorbeeld de bank en een debiteuren/crediteurenrekening ‘Borg activiteiten’.
Als je de borg terugkrijgt kies je voor ‘inkomst ontvangen’ en zoek je de eerder gemaakte boeking op. Kies deze als de te verwerken boeking. Hieronder verschijnt nu een nieuwe ‘ontvangen inkomst’. Indien nodig kun je dit bedrag zelf aanpassen.

Mocht je het niet het hele bedrag hebben teruggekregen omdat er schade is ontstaan aan het springkussen, dan verschijnt hier nu de knop ‘intern wegboeken’. Als je hierop klikt dan verschijnt er nu een verrekeningsboeking met het restantbedrag.
Vul hier de winst-/verliesrekening ten koste waarvan dit bedrag moet worden geboekt, bijvoorbeeld ‘activiteiten: ledendag’.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/In_de_administratie_boeken/Voorbeelden/borg_betalen.html/

📘Geld storten vanuit de kas op de bank of het overboeken van de lopende rekening naar de spaarrekening; geld gaat vaak heen en weer tussen verschillende plekken in jouw vereniging. Hoe boek je dat?

🔹Wanneer gebruiken
Wanneer je het saldo van de ene plek naar een andere plek verplaatst.

💡Voorbeeld
De vereniging heeft een activiteit gehad waarbij met contant geld is betaald. Je heb €500,- aan inkomsten op de kas geboekt, en gaat deze €500,- wat nu in de kas zit, storten op de bank.

📌Hoe werkt het?
Je gebruikt de kruisposten om aan te geven waar het geld ’tijdelijk’ is terwijl het niet in de kas zit of op de bank staat. De transacties ‘kruisen’ elkaar. In dit voorbeeld boek je €500,- credit op de balansregel bij de kas, en €500,- debet bij de kruisposten. Als het geld dan op de bankrekening binnenkomt, wijs je het in je bankmutaties ook weer toe aan de kruisposten. Op deze manier wordt het geld dan credit geboekt op de kruisposten en debet op de bankrekening. Na deze transactie staan de kruisposten weer op €0,-.

📖Meer informatie?
Kijk op: https://www.conscribo.nl/handleiding/Boekhoud_principes/kruisposten.html