Maandagtips

📘Gebruik je het Conscribo pakket? Dan kun je in het ledenportaal je leden toegang geven tot een online omgeving. In deze omgeving kunnen leden bijvoorbeeld hun eigen gegevens wijzigen.

🔹Wanneer gebruiken?
Als je je leden zelf hun gegevens wilt laten wijzigen. Leden kunnen zelf een wachtwoord aanmaken, en hun eigen gegevens naar je toe sturen.

💡Voorbeeld
Als een van je leden een wijzigingsformulier zou invullen vanuit het ledenportaal op jouw website, dan krijg jij een melding in je inbox ledenadministratie dat het formulier is ingevuld en kun je de wijziging van de gegevens goedkeuren.

📌Hoe werkt het?
Een wijzigingsformulier dat op je eigen website is geplaatst kan naar eigen wens worden ingericht. Je kunt aangeven voor welke leden je een wijzigingsformulier wilt tonen, nadat het lid is ingelogd. Tevens kun je aangeven welke velden je wilt tonen en op welke volgorde deze velden getoond gaan worden.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/ledenportaal.html/

📘Het homescherm dient als een dashboard van je administratie. Je kunt dit scherm zo aanpassen dat je meteen ziet wat je wilt zien.

🔹Wanneer gebruiken?
Om bij het openen van Conscribo in 1 oogopslag te zien hoe je administratie ervoor staat.

💡Voorbeeld
Debiteuren? Crediteuren? Banksaldo? Kosten? Inkomsten? Resultaat? Pas net of al wat langer openstaande bedragen? Pas alles aan zoals je wilt!

📌Hoe werkt het?
Klik op de knop ‘weergaveinstellingen’ achter de tekst ‘Resultaten en saldi-overzicht (datum x – datum x)’. Voeg hier rekeningen toe of verwijder deze en kies welke informatie je hiervan wilt zien.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Algemeen_gebruik/het_homescherm.html/

📘Gebruik de Conscribo Bonnetjesapp om een foto te maken van een bonnetje, factuur of declaratie, en deze direct door te sturen naar je Conscribo administratie!

🔹Wanneer gebruiken?
Als je in je Conscribo pakket nog sneller en eenvoudiger declaraties, bonnetjes of facturen wil verwerken.

💡Voorbeeld
Een paar vrijwilligers zijn voor je vereniging samen gaan lunchen en mogen dit declareren bij de vereniging. Ze leveren het bonnetje in en je kunt aan de slag met de bonnetjesapp.

📌Hoe werkt het?
Je maakt een foto van de bon en upload deze naar Conscribo, met eventueel de gegevens die je erbij vermeld. Dit komt vervolgens in de berichtengroep crediteuren terecht. Een beheerder van de berichtengroep crediteuren kan deze declaratie vervolgens controleren en de boeking kan ingeboekt worden. Daarna kan het bedrag overgemaakt worden en na het inlezen van het bankafschrift kan de betaling gekoppeld worden aan de gemaakte crediteur en is de boeking afgehandeld!

📖Meer informatie?
Kijk op https://www.conscribo.nl/bonnetjesapp-ondersteuning/

📘Wil je iets proberen in Conscribo maar ben je niet zeker of je het goed gaat doen? Maak eerst een backup!

🔹Wanneer gebruiken?
Uiteraard kun je onze helpdesk bellen als je iets wilt gaan doen waar je niet helemaal zeker van bent. Ga je dit echter proberen buiten kantoortijden, of je wilt het gewoon graag zelf proberen, dan kun je eerst een backup maken. Mocht er dan tijdens het uitproberen iets gebeuren wat je niet wilt, dan kun je daarna de backup terugzetten en zijn er verder geen consequenties in je administratie.

💡Voorbeeld:
Het maakt niet uit wat je wilt gaan uitproberen, deze maandagtip werkt voor alle acties!

📌Hoe werkt het?
Ga naar Instellingen -> Backup & import en vink de Conscribo backup aan. Volg daarna de stappen. Ga vervolgens alles uitproberen wat je maar wilt. Gaat het niet goed? Zet dan de backup terug door het bestand te selecteren en de stappen te doorlopen.

📖Voor meer informatie en een gedetailleerde beschrijving van de te volgen stappen, kijk op: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/backup_van_de_boekhouding_met_xafc.html/

📘Wil je extra uitleg over Conscribo? Reserveer een plek in de Conscribo workshop!

🔹Wanneer deelenemen?
Als je net bent gestart met Conscribo en graag meer uitleg wilt over het boekhoudgedeelte van Conscribo, of over de ledenadministratie. Ook als je Conscribo al langer gebruikt kan een workshop heel verhelderend zijn!

Wil je graag alleen met je eigen vereniging deelnemen, zodat je met Mathijs of Anne alle vragen en mogelijkheden voor jouw eigen administratie kunt bespreken? Plan dan een maatwerkworkshop in. Deze workshop is alleen voor jouw vereniging en wordt gegeven op ons kantoor of online.

📌Hoe werkt het?
Via onze site kun je zien op welke datums workshops gepland staan. Deze kun je ook eenvoudig via de site reserveren. Wil je graag meer informatie over de maatwerkworkshop of wil je die inplannen? Stuur ons dan een mailtje.

📖Wil je meer informatie? https://www.conscribo.nl/workshop/. Voor informatie over de maatwerkworkshop, kijk op: https://www.conscribo.nl/maatwerkworkshop/

📘Heeft jouw vereniging een rekening bij de Rabobank en een Conscribo pakket?
Dan kun je nu nog eenvoudiger je contributie innen bij je leden. Conscribo heeft namelijk een koppeling gemaakt met de Rabobank waardoor je nu een betaalverzoek direct kunt aanmaken bij je facturen.

🔹Wanneer gebruiken?
Als je nog eenvoudiger (en gratis!) je contributie wilt innen!

📌Hoe werkt het?
In de e-mail van je factuur voeg je een betaalverzoek toe, zodat je leden direct via het betaalverzoek de factuur kunnen voldoen. Met dit betaalverzoek betalen je leden gratis hun facturen!

Een factuur wordt direct op afgehandeld gezet, en jij en je betaler zien dat de factuur betaald is! Bovendien verwerkt Conscribo het betaalverzoek automatisch dus hoef je er niet meer naar om te kijken.

📖Voor informatie hoe je deze optie instelt voor jouw vereniging: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/betaalpagina_met_koppeling_voor_ideal.html/

Kom je er niet uit of heb je vragen? Neem dan contact met ons op of plan een telefonische afspraak: https://www.conscribo.nl/telefonischeondersteuning/

📘Heb jij een betaling in een ander boekjaar?
Als je een betaling ontvangt die hoort bij een ander boekjaar, kun je deze eenvoudig verplaatsen in Conscribo.

🔹 Wanneer gebruiken?
Bij betalingen die betrekking hebben op een ander boekjaar, zoals een betaling in januari die hoort bij december van het vorige jaar.

💡 Voorbeeld:
Jouw boekjaar loopt af op 31 december. Je ontvangt op 2 januari een betaling voor een activiteit die plaatsvond in december, vóór het einde van het boekjaar. Je wilt deze betaling boeken in het vorige boekjaar.

📌 Hoe werkt het?
Klik op de knop ‘Transactie uitbreiden’. Selecteer ‘Afhandeling op andere datum’. Koppel de transactie aan een debiteuren- of crediteurenrekening en verwijder de winst-/verliesrekening. Klik dan op de rechterknop bij de debiteuren/crediteurenrekening en kies ‘Wegboeken’. Voer de juiste datum in het vorige boekjaar in. Controleer of het bedrag en de rekening correct zijn. Sla de transactie op. Op deze manier wordt de betaling correct geboekt in het vorige boekjaar.

📖 Meer info: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/In_de_administratie_boeken/Voorbeelden/transactie_verplaatsen_naar_ander_boekjaar.html/

📘Heb jij een heleboel boekingen te verwerken?

Wil je herhaalde of veel dezelfde soort transacties sneller boeken? Gebruik dan verwerkingsregels.

🔹 Wanneer inzetten?
Bij terugkerende of veel dezelfde soort betalingen, zoals contributies, bankkosten of huur.

💡 Voorbeeld:
Maken leden iedere zomer een bedrag over voor de zomeractiviteit? Maak dan een verwerkingsregel aan op basis van de omschrijving ‘zomeractiviteit’ richting de juiste rekening. Conscribo wijst dan de betalingen aan de juiste rekening toe en jij kan ze snel wegboeken!

📌 Aanmaken?
Klik bij bankmutaties op ‘Opties’ (bij de specifieke rekening voor een regel voor die rekening, of rechtsboven voor een algemene regel). Klik op ‘regel toevoegen’ en stel voorwaarden in op omschrijving, tegenrekening of bedrag.

Let op: controleer je regels regelmatig om fouten te voorkomen.

📖 Meer info: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/sneller_bankmutaties_verwerken.html/

📘 Wat betekenen ‘debet’ en ‘credit’?

Als je de administratie doet voor een vereniging, kom je al snel de termen debet en credit tegen. Maar wat houden ze precies in?

Dit heeft te maken met je resultaat (inkomsten en uitgaven) en je balans (bezittingen en schulden).

🔹 Debet: In het resultaat een uitgave, op de balans een verhoging van een bezitting
🔹 Credit: In het resultaat een inkomst, op de balans een verhoging van een schuld.

💡 Een voorbeeld:
Koop je materialen voor een activiteit van €250?

Dan noteer je de waarde van die spullen bij debet en de betaling via de bank bij credit.

Elke transactie heeft twee kanten. Zo blijft je boekhouding in balans, en kun je altijd precies zien wat er is gebeurd én hoe dat is gefinancierd.

Tip: Kom je er nou echt niet uit terwijl je aan het boekhouden bent in Conscribo? Als je een transactie verwerkt, kun je rechtsboven bij de knop ‘opties’ de memoriaalweergave uitzetten 😉