Contributie

De meest eenvoudige manier om contributie in de boekhouding te verwerken is om een boeking aan te maken op het moment dat een contributie betaling binnenkomt. U zet de inkomst bijvoorbeeld de bankrekening op debet (Er komt geld binnen op de bankrekening) en bij uw contributierekening op credit, en het is boekhoudkundig correct verwerkt. Op deze manier heeft u overzicht op iedereen die betaald heeft! Maar wie moet er nog betalen? Het is dan een vervelende klus om op te lossen als u wilt controleren of iedereen betaald heeft.

Conscribo geeft u de mogelijkheid een overzichtelijk debiteuren bestand bij te houden. Voor contributies is dat uitermate handig. U geeft op een datum aan wie er allemaal moeten betalen. Dat zijn dan veel boekingen in één keer, met debiteuren op debet en contributie op credit, maar u weet wie er moet gaan betalen. Op het moment dat u een betaling ontvangt, zet u de betaling op de bankrekening op debet en in debiteuren op credit. Zo kunt u vaak ook de betaling koppelen om de lijst overzichtelijk te houden. Het programma zal dan voldane debiteuren van de lijst halen en u behoudt het overzicht wie er nog moet gaan betalen in plaats van alleen wie er al betaald heeft.

Contributie innen gaat vaak op vaste data, maar dat dan elk jaar weer. Er zijn verenigingen die innen elk jaar (rond) 1 oktober, sommigen aan het eind van het jaar in april en andere allebei. Conscribo kan op veel punten rekening houden met het toevoegen van een relatie aan een inning. Zo kan Conscribo kijken naar een startdatum en einddatum van het lidmaatschap (1) en (2). Daarmee wordt gekeken of de boekdatum tussen deze twee data in ligt, anders interpreteert Conscribo dat het lid geen lid meer is en dat het geen contributie is verschuldigd aan de vereniging.

In dit scherm is aan te geven over welk termijn de leden moeten betalen. In het voorbeeld hieronder wordt 12 maanden gebruikt, maar dat is altijd aan te passen bijvoorbeeld in:

• 6 maanden (elk half jaar),
• 3 maanden (elk kwartaal) of
• 1 maand (elke maand).

3. Als een relatie een periode na de boekdatum lid wordt, maar wel moet worden meegenomen in de inning, kan je dat hier aangeven.
4. Als een relatie kan kiezen tussen elk half jaar, maand of jaar te betalen, dan kan je hier aangeven dat het per relatie specifiek is wanneer ze moeten betalen.

Na het opgeven van de tijdstippen (of niet bij eenmalige inningen), stelt u criteria op, waaraan relaties in het relatiebeheer moeten voldoen om geselecteerd te worden in de inning. Bijvoorbeeld: ‘Alleen leden’, en ‘met contributiesoort x of y’.

Let op dat de criteria die u in het filter ingeeft worden gebruikt op het moment dat u tijdens het gebruiken van de verzamelinkomst relaties selecteert. Het is dus niet zo dat zodra u de selectiecriteria opslaat, de relaties waarbij geïnd wordt vaststaan.

Vervolgens dient u op te stellen wat iedereen zou moeten betalen. Zo dien je een omschrijving van de boeking te geven (1) en aan te geven op welke debiteuren rekening u alle transacties bij wilt houden (4). Het is verstandig om indien u bij grote hoeveelheden relaties gaat innen, een aparte debiteurenrekening aan te maken voor de inningen (Bijvoorbeeld 1310: Debiteuren contributie). Op deze manier houdt u ook overzicht over andere te innen debiteuren.

In het voorbeeld hieronder wordt er per relatie gekeken naar de waarde van het veld Contributiebedrag (7) en als dus een transactie wordt aangemaakt, zal de waarde in dat veld genoteerd worden. Om het mogelijk te maken per relatie te kijken naar een bepaalde waarde dient variabel bedrag (6) aangegeven te zijn. Als iedereen hetzelfde bedrag betaald, is deze stap niet nodig en kan je gewoon het bedrag in cijfers aangeven.

Dan wordt het tijd de verzamelinkomst aan te maken. Dit wordt gedaan in het scherm van de verzamelinkomst door verschillende stappen. Eerst klikt u op Selectie bijwerken (1). Conscribo kijkt dan naar de relatieselectie die is aangegeven in een eerder scherm. Als er nog relaties tussen zitten die niet hoeven te betalen of niet in deze verzamelinkomst thuis horen, kunnen deze altijd uit de lijst worden verwijderd (2). Vervolgens klikt u op Boekingen bijwerken (3), waarbij Conscribo voor elke relatie het boekingssjabloon doorloopt om er één aan te maken. Dan heeft u de verzamelinkomst gegenereerd, voor iedereen is een betalingsverplichting (debiteur) aangemaakt en is het wachten tot de bedragen gaan binnenkomen.

We kunnen natuurlijk blijven wachten tot alle transacties binnenkomen en ze kunnen worden verwerkt, maar we moeten mensen ook informeren over hun betalingsverplichting. Het is mogelijk om facturen aan te maken of incasso bestanden te genereren en aan te leveren bij de bank. Dat doe je bij de betalingen ontvangen knoppen bij (8). Hoe je na het genereren van een factuur of aanmaken van een incasso deze kan mailen naar je leden of kan verwerken, wordt in een ander ondersteuningsonderdeel uitgelegd.

In deze lijst is bij te houden wie al betaald heeft en wie nog moet betalen. Zo zie je bij (3) de status van de betaling en (4) eventuele details hierover. Zo is eenvoudig te zien wie er betaald heeft, wie nog moet betalen en of er eventueel nog een bedrag open staat.

Let op: Automatisch innen heet nu Herhalende verzamelinkomsten. Deze is te vinden in het menu Transacties. De werkwijze is verder niet veranderd.