Maandagtips

Wist-je-dat…..
📘Conscribo al sinds 2007 bestaat?
🔹Conscribo al gebruikt wordt door bijna 1900 verenigingen, stichtingen en bedrijven?
💡Bij de recentelijk uitgestuurd enquete, maar liefst 93% van de deelnemers aan de enquete tevreden of zeer tevreden is over Conscribo?
📌Je bij ons workshops kunt volgen? Online, bij ons op kantoor, het is allemaal mogelijk!
📖 Wij momenteel een vacature hebben voor een nieuwe softwareontwikkelaar?
📘 Ons team nu nog uit 4 personen bestaat?
🔹Je met een demoaccount makkelijk kunt switchen tussen Lite en Conscribo? Zo kun je goed testen welk pakket het beste bij je past!
💡Je ons voor hulp kunt bellen, mailen, of via onze site een telefonische afspraak kunt inplannen?
📌Je in Conscribo je ledenadministratie helemaal op maat kunt inrichten? Je kunt veel extra velden toevoegen zodat je alle informatie kwijt kunt.
📖 De evenementenmodule deze maand nog live gaat?

📘Heb je een accountant in de arm genomen om te helpen met de boekhouding? Dan wil je deze ook het liefst toegang geven in Conscribo. Hoe pak je dit aan?

🔹Wanneer gebruiken?
Als je een accountant graag in Conscribo wil kijken om de boekhouding te controleren.

💡Voorbeeld
Ondanks dat je de boekhouding in Conscribo doet, kan het toch zijn dat je accountant inschakelt. Bijvoorbeeld bij ziekte of onverwachte uitval. Het kan ook zijn dat je gewoon graag je administratie aan het eind van het jaar wilt laten controleren door een boekhouder.

📌Hoe werkt het?
Je maakt een gebruikersaccount aan voor de boekhouder via Instellingen > Gebruikers en beveiliging. Dit gebruikersaccount plaats je in de gebruikersgroep met de juiste rechten (bijvoorbeeld leesrechten of schrijfrechten).

📖Meer informatie?
Meer informatie over het toevoegen van een gebruiker aan je administratie? Dat kan op deze pagina van de handleiding: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/Gebruikers_en_Groepen/toegang_en_gebruikersbeheer.html

📘Doet jouw vereniging de administratie nog in excel en is het tijd voor iets nieuws? Lees dan snel verder!

🔹Wanneer gebruiken?
Als je administratie verspreid staat over meerdere excel-bestanden en versies.

💡Voorbeeld:
Je hebt een bestand voor contributie, nog één voor uitgaven en een definitieve_v3_echt_definitief.xlsx voor je ledenadministratie. Ondertussen weet niemand meer welke versie klopt, kun je niet met meerdere mensen in hetzelfde bestand werken en is het ook nog nauwelijks beveiligd allemaal. En 1 fout in de formule zorgt dat er niks meer klopt.

📌Hoe werkt het?
🏀Stap over naar Conscribo, 1 centraal systeem voor je boekhouding en ledenadministratie.
🏓Werk allemaal in dezelfde, up to date versie in plaats van met losse bestanden.
🎷Geef op een veilige manier meerdere mensen toegang.
💃Koppel je bankrekening zodat transacties automatisch worden ingeladen.

📘Elke relatie binnen je Conscribo administratie heeft een eigen relatienummer, maar hoe kan je dit relatienummer aanpassen?

🔹Wanneer gebruiken:
Er zijn meerdere redenen, bijvoorbeeld het overstappen van administratiesysteem, of het zichtbaar willen maken van relatietypes in het relatienummer.

💡Voorbeeld:
Bij de start van een nieuwe administratie kan je er voor kiezen om het relatienummer ergens anders te laten beginnen, om de overstap duidelijk te maken. Zo kun je leden vóór de start van het gebruik van Conscribo een relatienummer onder de 300 geven, en leden ná start een relatienummer vanaf 300.
Ook is het soms fijn om verschillende relatietypes verschillende relatienummers te geven, zodat je deze in de administratie makkelijk uit elkaar kan houden.

📌Hoe werkt het?
Je kan het startgetal aanpassen in de instellingen van het gegevensveld ‘relatienummer’. Hier kom je door te gaan naar Instellingen > Gegevensvelden bij … . Vervolgens open je het gegevensveld ‘relatienummer’ met het vergrootglas. Hier kan je dan onder ‘Start nummering bij nummer:’ het startnummer aangeven.
Eventueel kan je er hier ook voor kiezen om het relatienummer een andere vorm te geven.

📖Meer informatie:
Lees meer op: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/Gegevens_velden_toevoegen_en_bewerken/gegevens_velden_bewerken_en_aanmaken.html

Zie je deze melding voorbij komen? De herauthenticatie van de bankkoppeling kom eraan. Lees in deze maandagtip waarom je je geen zorgen hoeft te maken!

Wanneer gebruiken?
Wanneer je administratie aangeeft dat je de herautheticatie moet uitvoeren. Hier staat dan een zichtbare knop voor bij je bankkoppeling (Transacties > Bankmutaties).

Voorbeeld
Je hebt een aantal maanden geleden de bankkoppeling ingesteld. Deze moet nu binnenkort voor het eerst opnieuw geherauthenticeerd worden.

Hoe werkt het?
Wanneer de herauthenticatie mogelijk is, verschijnt er een knop in je bankkoppeling voor herauthenticatie. Klik op deze knop, en log in bij je online bankomgeving. Geef vervolgens toestemming om de transacties op te halen, en je bankkoppeling is opnieuw geauthenticeerd.

Indien de knop nog niet beschikbaar is, komt deze vanzelf wanneer de deadline wat dichterbij is. Als je de herauthenticatie niet voor de deadline doet, is dit ook geen probleem. Dit kan op een later moment ook, en Conscribo zal dan transacties weer ophalen vanaf het moment dat deze inactief is geraakt.

Meer informatie over de bankkoppeling en bankmutaties inlezen:
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/bankafschriften_importeren.html

📘Lees in de maandagtip van vandaag hoe je om kunt gaan met jubilea van je leden.

🔹Wanneer gebruiken?
Om bij te houden welk lid in je huidige boekjaar een jubileum zal hebben. We willen dus het aantal jaar lidmaatschap bijhouden. Hier hebben we 3 velden voor nodig in je ledenadministratie.

💡Voorbeeld
Er is een aantal leden die zo ongeveer 25 jaar lid zijn van de vereniging. En dat moet gevierd worden! Check in je administratie wanneer de start van het lidmaatschap was zodat je de champagne op tijd klaar kunt zetten.

📌Hoe werkt het?
De 3 velden die je nodig hebt zijn:

1. De basis datum (vb. Start lidmaatschap – een datumveld waarop we het jubileum zullen baseren)
2. Jaartal van de basis datum (vb. jaartal start lidmaatschap – bewerking op een ander veld > jaar > o.b.v. start lidmaatschap)
3. Aantal jaar lidmaatschap wat dit kalenderjaar bereikt wordt (vb. aantal jaar lid – bewerking op een ander veld > berekening > {_jaar} -{jaartal_start_lidmaatschap})
   Als deze drie velden zijn ingesteld, kan je een overzicht maken in het relatieoverzicht (opties > zichtbare filters en kolommen). Hierbij wil je dan veld 1 en 3 zichtbaar maken, en op veld 3 ook een filter instellen. Nu kan je in dit overzicht aangeven welk jubileum je wilt zien (25 jaar lid, 50 jaar lid, etc.), en krijg je de lijst met alle leden die dit kalenderjaar hun jubileum hebben.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/Gegevens_velden_toevoegen_en_bewerken/bewerkingen_op_andere_velden__alsdan__berekening__jaartal__leeftijd_.html/

📘Als gebruiker van Conscribo ben je vast al wel bekend met de bonnetjesapp; de manier om bonnetjes, facturen of declaraties direct door te sturen naar je Conscribo administratie! Maar wist je dat je de bonnetjesapp ook online kan gebruiken?

🔹Wanneer gebruiken?
Als je een declaratie of factuur in je mail hebt ontvangen en daardoor op je laptop hebt staan. Ook als je geen smartphone hebt of in het buitenland woont waar de bonnetjesapp niet beschikbaar is in de appstore, dan kun je de bonnetjesapp online gebruiken.

💡Voorbeeld
Je hebt een factuur per email ontvangen en wilt deze handig online in je administratie krijgen, zonder je telefoon te gebruiken.

📌Hoe werkt het?
Je gaat naar de pagina bonnetjes.conscribo.nl en je logt in. Verder volg je dezelfde procedure als in de app!

📖Meer informatie?
Kijk voor meer informatie over de bonnetjesapp op https://www.conscribo.nl/bonnetjesapp-ondersteuning/

📘Werk je intensief met ons pakket en heb je regelmatig vragen over inrichting, controles of uitzonderingen? Dan is onze assistentiemodule wat voor jou!

🔹Wanneer gebruiken?
Als je persoonlijk contact waardeert boven zelf zoeken, bovengemiddeld vaak vragen hebt over je administratie en snel iemand wilt kunnen bellen die snapt waar jij tegenaan loopt.

💡Voorbeeld
Als je net bent gestart met Conscribo dan snappen wij dat je extra hulp nodig hebt. Gebruik je Conscribo echter al een tijdje maar vind je het gewoon fijn om met ons te sparren in plaats van zelf te proberen of in onze handleiding te kijken, dan is de assistentiemodule ideaal.

📌Hoe werkt het?
Als je een abonnement op Conscribo neemt kun je de assistentiemodule aanvinken. Heb je al een abonnement, stuur dan een mailtje naar support.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/conscribo-assistentie-module/

📘 In het nieuwe jaar krijg je natuurlijk weer rente erbij op de spaarrekening. Die van de lopende rekening boek je met de mutaties, maar hoe boek je op de spaarrekening?

🔹Wanneer gebruiken?
Wanneer je de rente van de spaarrekening wil gaan boeken en je de mutaties op de spaarrekening niet al inleest.

💡Voorbeeld
Je hebt €300,- aan rente ontvangen op de spaarrekening. Dit heb je nog niet geboekt in Conscribo, dus klopt je saldo niet meer.

📌 Hoe werkt het?
Ga naar transacties > via Spaarrekening, of als dit niet beschikbaar is, kan je in de rekeninginstellingen dit aanzetten. Hierover kan je meer lezen op onze handleidingpagina. Bij het boeken ‘via Spaarrekening’ boek je het rente bedrag op een inkomst-rekening die hierop aansluit, en staat de spaarrekening al ingevuld bij de balansrekening. Zorg dat het bedrag overeenkomt aan beide zijden, en sla de transactie op. Nu is je saldo bijgewerkt en je rente geboekt.

📖 Meer informatie?
Ga naar onze handleiding: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/werken_met_de_spaarrekening.html/

📘Wist je dat je in Conscribo gebruik kunt maken van de websiteformulieren?

🔹Wanneer gebruiken?
Om je (nieuwe) leden zelf hun gegevens te laten aanleveren via jouw eigen website.

💡Voorbeeld
Je wilt graag dat nieuwe leden zich zelf kunnen inschrijven, zonder dat ze jou alle gegevens hoeven te mailen. Hier zijn de websiteformulieren uitermate geschikt voor!

📌Hoe werkt het?
Via de voorbeelden in onze handleiding kun je op je eigen website (of een Conscribo pagina) een formulier toevoegen. Als nieuwe leden dit formulier invullen, dan komen de gegevens in de ledenadministratie inbox terecht. De melding komt als ongelezen item ‘formulier inschrijven ingevuld’ in je inbox. Als je hierop klikt dan krijg je een scherm te zien waar je deze nieuwe relatie kunt toevoegen. Eventueel kun je hier ook de gegevens nog aanpassen. Zo simpel is het!

📖Meer informatie?
Ga naar onze handleiding: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/website_formulieren.html/