Maandagtips

In juni nemen we je graag mee in de inrichting van Conscribo.

📘Vandaag kijken we naar het inrichten van je e-mailinstellingen

🔹Wanneer gebruiken?

Wanneer je e-mails wilt kunnen sturen vanuit je administratie, zoals bijvoorbeeld bij facturatie of bij het evenementen inschrijfsysteem.

💡Voorbeeld?

Je hebt al een e-mailadres met een eigen domein vanuit je domeinbeheerder, en wil deze ook gebruiken om te kunnen mailen vanuit Conscribo.

📌Hoe werkt het?

Via Instellingen > Communicatie, kun je e-mailadressen toevoegen. Indien je hiervoor een eigen domein hebt, kun je deze aangeven als verzend e-mailadres. Hierbij is het belangrijk dat ook de SPF en DNS instellingen goed worden ingesteld in de domeininstellingen bij je provider. Indien je wilt mailen vanuit een @ [domeinnaam].conscribo.nl mailadres, kan je dit ook instellen door een mailadres aan te maken wat ook kan ontvangen in Conscribo.

📖Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Inrichting_en_beheer/uw_adminstratie_instellen_om_e-mail_te_kunnen_versturen.html

In juni nemen we je graag mee in de inrichting van Conscribo.

📘Vandaag kijken we naar het inrichten van de verzamelinkomsten.

🔹Wanneer gebruiken?

Herhalende verzamelinkomsten gebruik je bij terugkerende inningen, zoals jaarlijkse contributie, of maandelijkse abonnementsgelden.

💡Voorbeeld?

Je wil ieder jaar op 1 september het bedrag open zetten dat je leden moeten betalen als contributiebedrag. Je gaat naar Transacties > Verzameltransacties > Herhalende verzamelinkomsten en maakt een nieuwe aan met als boekdatum 1 september, en maakt vervolgens een incasso aan voor 14 september.

📌Hoe werkt het?

Je geeft in de verzamelinkomsten aan wat de boekdatum moet zijn en het interval waarin de verzamelinkomsten rondes aan moeten maken. Vervolgens geef je aan welke relaties geselecteerd moeten worden voor de betalingsverplichting. Dan geef je aan wat de omschrijving is van de transactie, en wat de (variabele) prijs moet zijn. Als je de instellingen opslaat, maak je vervolgens met drie knoppen je betalingsverplichtingen en facturen of incasso’s aan.

📖Meer informatie?

https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/inningen__Lidmaatschappen___Contributie___Inschrijvingen_/inningen_aanmaken.html of voor meer verschillende opties voor de opbouw: https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/Inningen__Lidmaatschappen___Contributie___Inschrijvingen_/Voorbeelden

In juni nemen we je graag mee in de inrichting van Conscribo.

📘Vandaag kijken we naar het inrichten van je rekeningschema.

🔹Wanneer gebruiken?
Bij het starten van je financiële administratie in Conscribo heb je een rekeningschema nodig. Dit betreft de grootboekrekeningen die je gebruikt om je inkomsten en uitgaven op te boeken. Als je dit goed inricht, hoef je hier later (hopelijk) niet meer veel aan te veranderen.

💡Voorbeeld?
Een voorbeeld rekeningschema is het standaard 4000/8000 schema. Dit schema heeft rekeningen met de rekeningnummers 4000 (en subrekeningen als bijvoorbeeld 4100, 4200, 4210, etc.) voor kostenrekeningen en 8000 (en subrekeningen) voor inkomstenrekeningen.

📌Hoe werkt het?
Via de inrichtingswizard of via Instellingen > Financiële instellingen > Rekeningschema kan je je bestaande rekeningschema aanpassen, rekeningen verwijderen (indien deze niet zijn gebruikt), of nieuwe rekeningen toevoegen. Onderaan de pagina kan je ook nieuwe balansrekeningen toevoegen.

📖Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Inrichting_en_beheer/Het_rekeningschema/beginnen_met_conscribo__posten_aanmaken

In juni nemen we je graag mee in de inrichting van Conscribo.

📘Vandaag kijken we naar verbindingen in de ledenadministratie.

🔹Wanneer gebruiken?
Als je twee relatietypes hebt die je met elkaar wilt verbinden, en over deze verbindingen gegevens wilt uitwisselen.

💡Voorbeeld
Je verhuurt als muziekvereniging instrumenten aan je leden. Je hebt dan ook het relatietype leden en instrumenten. Met een verbinding kan je bijhouden welk lid, welk instrument huurt.

Of, als tuinvereniging wil je bijhouden welke leden welke tuinen beheren. Dan heb je het relatietype leden en tuinen, en kan je bijvoorbeeld ook berekenen hoeveel tuinen er aan een lid verbonden zijn. Ook medetuinders kan je verbinden aan een hoofdtuinder met behulp van een verbinding binnen hetzelfde relatietype.

📌Hoe werkt het?
Je kan een relatietype aanmaken met een verbinding al ingebouwd. Voor zowel muziekinstrumenten als tuinen is dit al een mogelijkheid. Ga hiervoor naar Instellingen > Relatiebeheer > Relatietypes en maak een nieuw relatietype aan met een verbinding. Indien je een verbinding wilt aanmaken tussen al bestaande relatietypes, open je het bestaande relatietype en klik je op het tabblad verbindingen. Hier kan je dan de verbinding aanmaken.

📖Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/verbindingen_tussen_relaties_maken/

In juni nemen we je graag mee in de inrichting van Conscribo.

📘Vandaag kijken we naar de ledenadministratie.

🔹Wanneer gebruiken?
Als je je ledenadministratie graag goed wilt inrichten is het allerbelangrijkste om goed na te denken wat je wilt gaan bijhouden.

Hoe meer gegevens je bijhoudt, hoe ingewikkelder je administratie wordt. Dus houdt alleen gegevens bij waar je ook echt wat mee wilt doen.

💡Voorbeeld
Je wilt graag de leeftijd van je leden bijhouden t.b.v. de verjaardag. Hier hoef je geen apart veld voor aan te maken, want Conscribo kan ook doorrekenen.

Een veld op basis van je veld voor de geboortedatum is dus voldoende om de leeftijd van je leden bij te kunnen houden.

📌Hoe werkt het?
Ga naar Instellingen > Relatiebeheer > Gegevensvelden bij … Hier zie je de al bestaande gegevensvelden. Je kan extra gegevensvelden aanmaken, of gegevensvelden die je niet nodig hebt verwijderen.

Ons motto? Houd het zo simpel mogelijk!

📖Meer informatie? https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_ledenadministratie___Relatiebeheer/Inrichten/Gegevens_velden_toevoegen_en_bewerken/gegevens_velden_bewerken_en_aanmaken.html

Wil je op de hoogte blijven van de technische ontwikkelingen binnen Conscribo en de maandagtips zonder social media te hoeven bekijken?
Check onze website!

Wanneer gebruiken?
Als je benieuwd bent naar wat wij allemaal voor en achter de schermen doen aan ontwikkeling en tips wilt ontvangen over het gebruik van Conscribo of algemene tips voor verenigingen.

Voorbeeld
Evenementenmodule? Gebruik uniek e-mailadres in ledenportaal? Aanpassing in controle IP adres?
Bekijk de technische ontwikkelingen voor alle info!

De penningmeesterchecklist? Gegevens aanpassen? Gebruikers aanmaken? Boekhoudtips?
Bekijk de maandagtips!

Hoe werkt het?
Ga naar onze website en lees!

Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/category/technische-ontwikkelingen/
https://www.conscribo.nl/category/maandagtip/

📘Aan het eind van dit jaar stoppen veel banken met het ondersteunen van het MT940 format voor bankmutaties. Hoe pas je dit aan in Conscribo?

🔹Wanneer gebruiken?
Als je je bankmutaties momenteel inleest door middel van een MT940 bestand dan zul je dat moeten wijzigen, omdat veel banken stoppen met de ondersteuning van dit format.

💡Voorbeeld
Om je administratie op orde te houden lees je je bankmutaties in met een MT940 bestand. Pas dit aan zodat je de bankmutaties nog steeds automatisch zult kunnen inlezen wanneer je bank gestopt is met de ondersteuning van het MT940 format.

📌Hoe werkt het?
Je zult eerst de rekening moeten stopzetten. Dan wordt de rekening om op in te lezen verwijderd, maar deze kan je daarna weer opnieuw toevoegen met het juiste formaat. Zorg er dan voor dat je voor een ‘bestaande’ rekening kiest, met een al bestaande tussenrekening.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/bankafschriften-inlezen/
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_boekhouding/Financieel_gebruik/bankafschriften_importeren.html/

📘Raak je maar niet gewend aan het nieuwe kleurenschema in Conscribo? Pas het eenvoudig aan!

🔹Wanneer gebruiken?
Als je toch liever de oude kleurencombinatie in Conscribo wilt gebruiken.

💡Voorbeeld
Je wilt graag het ‘klassieke’ kleurenschema van Conscribo terug. Ook het startscherm kun je hier aanpassen naar ‘Financieel: journaal’ of ‘Relatieoverzicht’.

📌Hoe werkt het?
Klikt op je naam en ga naar ‘je gegevens’. Bij ‘weergaveinstellingen’ pas je eenvoudig het startscherm of de kleurstelling aan.

📖Meer informatie?
https://www.conscribo.nl/handleiding/Conscribo_algemeen/Algemeen_gebruik/introductie_door_schermen_en_concepten.html/

📘Op deze Koningsdag delen we graag deel II van de penningmeesterchecklist.

Welke zaken moet je als penningmeester maandelijks bijhouden?
🔹Financiële staat evalueren: signaleer verschillen met de begroting
💡Belangrijke deadlines checken (subsidies, belasting)
📌Rapportage naar bestuur of ALV voorbereiden

📖Wil je de hele penningmeesterchecklist ontvangen?
Stuur dan een mailtje naar support@conscribo.nl