De administratie inrichtenStart vandaag nog uw gratis proefperiode van 21 dagen
Handleiding
Handleidingen kennisbank
/ Handleiding / Conscribo algemeen / Inrichting en beheer
|
|
|
Artikelen bij: Inrichting en beheer
Op het moment dat u met een volledig lege Conscribo administratie start, dan is het noodzakelijk de administratie in te richten. Dit, omdat Conscribo geschikt is om gebruikt te worden door bijvoorbeeld een ZZP'er, maar ook door bijvoorbeeld een grote vereniging. Daarom is het goed om eenmalig de administratie naar uw hand te zetten.
Als u voor het eerst inlogt, opent er een nieuw venster en worden er een aantal hulpmiddelen getoond.  Doormiddel van video’s wordt u de basis van boekhouden uitgelegd, en geven wij u ook een overzicht van Financiën en boeken in de administratie. Er is ook een video die meer uitleg geeft over de ledenadministratie. En om u nog meer op weg te helpen in het pakket is er ook een video over gegevens toevoegen en e-mailen. Inrichten van uw eigen administratie via een WIZARD:
De demoadministratie in Conscribo laat u voorbeelden zien van hoe alles er uit kan zien. Maar het is leuker om gelijk zelf aan de slag te gaan met eigen gegevens. Hiervoor hebben we een wizard ontwikkeld die u in een paar stappen de administratie gemakkelijk laat inrichten. Onder het menu ‘Instellingen’ kunt u kiezen voor ‘Administratie inrichten’ . U start dan gelijk met de wizard of indien u eerst nog wat meer informatie wil zien kunt ook nog gaan naar ‘Introductie’.  De wizard wijst u de weg, en zorgt dat uw basis is gelegd. Nadat u de wizard heeft doorgelopen kunt u nog een hoop andere zaken instellen en configureren, zodat u uw administratie volledig naar uw hand zet. Voor meer uitgebreide informatie per in te richten onderdeel in het pakket, verwijzen wij u naar onderstaande info in onze handleiding die verder ingaat op het inrichten van uw administratie. Alle onderdelen van uw administratie
In dit onderdeel van de handleiding tonen we u de essentiële dingen om tot een werkend systeem te komen, en daarna wat u allemaal verder kunt configureren. Algemeen Als u start met Conscribo dan kunt u vanuit een aantal scenario's beginnen. Op het moment dat u ons pakket via uw Administratiekantoor of Bond heeft aangeschaft dan is het waarschijnlijk dat er standaard al het een en ander voor u is geconfigureerd. Neem contact met ons of uw leverancier op om hier meer informatie over te krijgen. Productkeuze
Het is natuurlijk goed om met een passend product te beginnen. Voor wie welk product is, leest u hier » Het juiste Conscriboproduct kiezen Uw aanvraagformulier is specifiek voor het product dat u afneemt. Mocht u een ander product met andere mogelijkheden willen gebruiken dan kan dit door in het pakket van product te wisselen, of contact op te nemen. Een nieuwe administratie
Beginnen met een lege administratie
In uw demo-administratie staan al gegevens ingevuld, ter voorbeeld, en om te testen heeft u waarschijnlijk ook gegevens toegevoegd. Als u in uw demo-administratie wil beginnen met het invullen van uw eigen administratie, Dan verwijdert u eerst de gegevens, en begint u met uw inrichting. Bij het overstappen naar een abonnement kunt u ervoor kiezen om de inrichting en bijbehorende gegevens te bewaren. Natuurlijk kunnen wij de administratie ook voor u leegmaken. Algemene Configuratie
In de algemene configuratie zet u voornamelijk onderdelen aan en uit. Zo kunt u er voor kiezen om bijvoorbeeld de BTW adminsitratie of het Relatiebeheer aan of uit te zetten. Lees » De basis instellingen Gebruikers en groepen
Conscribo biedt u de mogelijkheid om met meerdere gebruikers tegelijk in de administratie te werken. Het is aan te raden om altijd een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord te gebruiken. Conscribo registreert per gebruiker welke wijzigingen deze in uw administratie maakt, en op het moment dat u van verantwoordelijkheid wisselt kunt u op deze manier eenvoudig de rechten geven en ontnemen per persoon. Het is niet belangrijk om dit als eerste te doen. U kunt gerust eerst de administratie inrichten en vervolgens pas gebruikers aanmaken. Meer informatie over het aanmaken en beheren van gebruikers vindt u hier: Lees » Toegang en gebruikersbeheer Financieel Op het moment dat u Conscribo wilt gebruiken om uw boekhouding te voeren dan dient u tenminste het volgende in te stellen: (Optioneel) Gegevens uit een ander boekhoudpakket
U kunt, op het moment dat u vroeger een ander boekhoudpakket gebruikte, gegevens uit dit pakket importeren in uw administratie. Conscribo overschrijft hiermee alle gegevens in uw administratie, dus u zult dit als eerste stap moeten doen. Meer informatie over het inlezen van gegevens uit andere pakketten leest u hier: Lees » Boekingen importeren uit andere boekhoudpakketten met XAF Een eerste boekingsperiode
Alhoewel dit in Conscribo niet verplicht is, kunt u voor de netheid van uw administratie het beste met boekingsperiodes werken. U geeft hierbij aan vanaf welke datum u de administratie in Conscribo beschikbaar maakt, en van wanneer tot wanneer elk boekjaar loopt. U maakt de boekingsperiodes aan van oud naar nieuw. Conscribo verplicht u alleen de boekingsperiodes op elkaar aan te laten sluiten. Lees » Werken met boekingsperiodes Het rekeningschema (Grootboekschema)
Het rekeningschema geeft aan hoe de resultatenrekening en de balans er uit komen te zien. Vaak is het een goed idee om een basisschema te gebruiken en deze uit te breiden of te wijzigen naar uw behoefte. Het is belangrijk om eerst het rekeningschema in te lezen en dan pas andere zaken in te richten, omdat deze sterk van het rekeningschema afhankelijk zijn. In een vooringerichte administratie is dit al voor u gedaan. U hoeft bij de inrichting alleen rekeningen toe te voegen en weg te halen waar u dat nodig vindt. Meer over het inrichten van het rekeningschema en standaardschema's vindt u hier: Lees » Rekeningen aanmaken en bewerken Algemene financiële instellingen
Conscribo wil graag een aantal financiële dingen van u weten, bijvoorbeeld welke debiteurenrekening u standaard wilt gebruiken en ho de nummeringen moeten werken. In vooringerichte administraties is dit al ingesteld, maar het is goed om hier toch even naar te kijken: Lees » Financiële instellingen De startsaldi (De balans)
Als uw organisatie langer bestaat dan dat u de boekhouding in Conscribo voert, dan dient Conscribo te weten hoe de financiële situatie was, voordat u begon met boekhouden in Conscribo. U stelt via de startsaldi het saldo van bijvoorbeeld de kas en bank in, maar ook welke openstaande debiteuren er waren. U hoeft de startsaldi niet direct in te stellen, (het systeem werkt ook zonder startsaldi) alleen zal de balans tot u het heeft ingesteld niet het juiste beeld van uw organisatie geven. De startsaldi stelt u per balansrekening in. Meer informatie over het instellen van de starsaldi vindt u hier: Lees » Het inrichten van de balans en startsaldi De begroting (optioneel)
In Conscribo kunt u per boekingsperiode/boekjaar een begroting ingeven. Vervolgens kunt u in de resultatenrekening de begroting vergelijken met de actuele cijfers. Meer informatie over het instellen van de begroting vindt u hier: Lees » Een begroting invoeren Facturatie (Producten "Conscribo Advanced, Premium en Business")
Om te kunnen werken met de facturatie, heeft Conscribo een aantal gegevens van u nodig zoals uw postadres, bankrekeningnummer, een logo e.d. Ook kunt u in Conscribo facturen aanmaken voor uw verkopen, en uw eigen factuursjablonen ontwerpen. Meer informatie over het instellen van facturatie vindt u hier: Lees » Facturatie inrichten (algemene instellingen) BTW /Omzetbelasting (Producten "Conscribo Advanced, Premium en Business")
Als uw organisatie BTW plichtig is, kunt u deze administratie ook met Conscribo doen. Om dit te kunnen gebruiken dient u aan te geven wanneer en hoe vaak u aangifte doet, en of u gebruik maakt van bijvoorbeeld de Kleine ondernemersregeling (KOR). Ook kunt u eventueel andere BTW tarieven aanmaken. Op dit moment ondersteunt Conscribo alleen het Nederlandse belastingstelsel. Meer informatie over het instellen van de BTW administratie vindt u hier: » BTW administratie inrichten De ledenadministratie / Het relatiebeheer Op het moment dat Conscribo als ledenadministratie gaat gebruiken, dan is het belangrijk het relatiebeheer in te richten. Conscribo geeft u hierin namelijk erg veel vrijheid. De inrichting van het relatiebeheer bestaat uit een aantal zaken: Relatietypes
Een relatietype representeert welke soorten relaties er allemaal in uw administratie kunnen voorkomen. Een vereniging kan bijvoorbeeld "personen", "gezinnen" en "organisaties" hebben. Per relatietype kunt u verschillende gegevens opslaan. Standaard heeft Conscribo 1 relatietype: de "persoon". Let er op bij het inrichten dat u alleen meer relatietypes gebruikt op het moment dat u verschillende gegevens wilt opslaan van een relatietype. Het is bijvoorbeeld niet verstandig een relatietype "lid" en een relatietype "erelid" aan te maken, aangezien deze dezelfde gegevens gebruiken en u dit ook doormiddel van bijvoorbeeld relatiegroepen, of een veldnaam "type lid" aan kunt geven. Het gebruiken van relatietypes is erg krachtig, maar maakt uw ledenadministratie tegelijkertijd ook een stuk ingewikkelder! Meer informatie over relatietypes leest u hier: Lees » Relatietypes Gegevens (velden) aanmaken en wijzigen
In de vooringerichte en lege administraties zijn al een aantal velden voor u aangemaakt. Om gelijk goed te kunnen beginnen, is het belangrijk te kijken naar, of de velden die u nodig heeft aanwezig zijn, en eventueel velden toe te voegen. Lees » Gegevensvelden bewerken en aanmaken Relaties importeren
Op het moment dat u uw relatiebeheer al op een andere wijze bijhoudt dan in Conscribo, dan is er een grote kans dat u deze probleemloos kunt inlezen in Conscribo. Hierbij zorgt u dat u eerst de Relatietypes en velden naar wens inricht, en vervolgens importeert u de relaties via een CSV bestand. Mocht dit veel werk zijn, of als u specifieke wensen heeft, neemt u dan contact op met support at conscribo.nl voor een maatwerk inleesactie. Meer informatie over het importeren van relaties leest u hier: » Relaties importeren Relatiegroepen
Nadat u de relatietypes heeft benoemd, kunt u relatiegroepen aanmaken. Deze zorgen ervoor dat u acties en overzichten kunt maken voor een groep met relaties. Voorbeelden zijn "Afnemers" en "Leveranciers" bij een bedrijf. Bij een vereniging zijn dit bijvoorbeeld "Lid", "Begunstiger", "Sponsor" e.d. Maak in ieder geval een archiefgroep aan, waarin u relaties kunt plaatsen die niet meer meedoen in de administratie. (Deze tellen niet mee in uw limieten). Meer informatie over relatiegroepen leest u hier: » Relatiegroepen Contributie
Een onderdeel waarin Conscribo laat zien dat een boekhouding sterk verweven is met de ledenadministratie is contributieinning. Door de uitgebreide verschillen en mogelijkheden tussen verenigingen is het goed om hier even bij stil te staan. Het inrichten is door de uitgebreide mogelijkheden één van de lastigere dingen in het pakket, maar als u het eenmaal heeft staan, regelt het zichzelf Meer informatie over het inrichten van contributieinning: » Contributies lidmaatschappen en abonnementen Overigen
U heeft nu de basis op orde. U zult merken dat er een hoop andere dingen kunnen worden ingesteld in uw administratie. Meestal vindt u bij een onderdeel een afbeelding van een sleutel en schroevendraaier. Als u hierop klikt komt u op de instellingenpagina van het betreffende onderdeel. Ook ziet u in de meeste overzichten de mogelijkheid om "Opgeslagen weergaves" te gebruiken. Deze slaan de status van het scherm op, zodat u deze later opnieuw kunt laden. Zo kunt u snel zeer specifieke overzichten en boekingen laden en doen. Hulp bij de inrichting
Indien u de inrichting van uw administratie liever niet zelf doet maar in samenspraak dan is dit natuurlijk ook mogelijk. Conscribo kan de volledige inrichting en import van oude data voor u verzorgen. We hanteren hierbij een uurtarief. Geïnteresseerd? Neem gerust contact op met ons, om uw wensen te bespreken en een passende offerte te ontvangen! |