Handleiding

  Uw adminstratie instellen om e-mail te kunnen versturen


Als u e-mails wilt kunnen versturen via Conscribo dan dient u eerst de e-mailinstellingen te vullen. U kunt E-mailing gebruiken in het Conscribo pakket. In Conscribo Lite zit deze functionaliteit niet.

U gaat hiervoor naar de e-mailinstellingen. Deze vindt u rechts bovenin (instellingen) als u in een van uw berichteninboxen bent en vervolgens op het tabblad 'internet instellingen'.

U komt nu op het volgende scherm:

email_instellingen_scherm.png


In dit scherm heeft u meerdere tabbladen. U kunt uw mogelijke mailadressen configureren (1), de e-mail opmaak bijwerken (2) en uw E-mail limieten (3) bekijken.

Een verzendadres toevoegen


Als u een van uw inboxen opend, kunt u hier een emailadres toevoegen door op 'E-mailadres toevoegen te klikken.

email_instellingen_nieuw_adres.png


Hier vult u de weergavenaam van het e-mailadres in (1) en in welke berichten groep de mail thuishoort (2). Iets lager geeft u aan wat het verzendmailadres is (3). Als u deze gegevens zoals op de afbeelding zou gebruiken dan ziet de ontvanger van toekomstige e-mails als ontvanger 'Conscribo handleiding', en als afzender en replyadres 'handleiding [at] conscribo.nl'.

Het is mogelijk om E-mails te ontvangen met Conscribo, zodat de reacties van uw relaties ontvangen worden. Meer informatie hierover kunt u lezen in de handleiding » E-mail ontvangen

U kunt hier ook een persoonlijke ondertekening toevoegen zodat u altijd dezelfde uitstraling in uw e-mails heeft (4). Let op dat er hierbij in de algemene e-maillayout het veld '{_ondertekening}' moet bestaan. (zie hierboven meer uitleg hieronder). Ook is het belangrijk dat afbeeldingen die u gebruikt beschikbaar moeten zijn in uw administratie (Op het moment dat u een afbeelding verwijdert, komt deze niet meer terug in uw ondertekening).

Om te testen of e-mails goed en naar wens aankomen kunt u aangeven dat u testmails die u verstuurd, naar dit afzenderadres wilt sturen. (5)

Klik op 'E-mailadres opslaan' om het adres toe te voegen. Het adres is nu toegevoegd maar u kunt deze nog niet gebruiken. U dient deze namelijk eerst te valideren zodat er geen misbruik van e-mailadressen kan plaatsvinden. Klik op de link in de door ons verstuurde e-mail om het adres te activeren:

Het e-mailadres valideren


Nu is het adres geactiveerd!

E-mails opmaken


U kunt al uw e-mails een zelfde opmaak geven door bij e-mails opmaken een standaardlayout in te stellen. Zo kunt u bijvoorbeeld een logo van uw organisatie in de e-mail toevoegen door een afbeelding in te voegen (5) en eventuele discaimers e.d. toevoegen.

Wat belangrijk is, is dat er in de opmaak het gegevensveld '{_email_inhoud}' is toegevoegd. Op deze plek wordt de inhoud van de e-mail geplaatst.

Ook kunt u het veld '{_ondertekening}' toevoegen. Bij de details van een verzendadres kunt u nu een standaard ondertekening plaatsen zodat uw e-mails er altijd hetzelfde uitzien.

Let bij het opmaken van e-mails er op, dat u het eenvoudig houdt. Niet elk mailprogramma laat elke layout perfect zien, en vaak worden afbeeldingen geblokkeerd. Ook kan uw e-mail als spam worden aangemerkt als u veel afbeeldingen gebruikt in uw mails, en weinig tekst.

Enkele tips bij het ontwerpen

- Afbeelding gebruiken in de layout? De afbeelding wordt opgeslagen in uw bestandsbeheer. Zorg ervoor dat de afbeelding altijd beschikbaar blijft. Verwijdert u de afbeelding, dan wordt deze niet meer meegenomen in de e-mails. U kunt de afbeelding overigens wel van map verplaatsen.

-Een tabel gebruiken om de layout aan te passen. Hiermee kunt u goed en flexibel de indeling van uw e-mail aanpassen. Nadat u een tabel heeft aangemaakt zal deze waarschijnlijk niet de breedte van de mail aannemen. Om dit mooi te maken, gaat u met de cursor in de tabel staan, klikt u in het menu op tabel, tabeleigenschappen, en vult bij breedte '100%' in.

- Wilt u tekst rechts uitlijnen in een tabel? ga dan met de cursor in een cel staan en klik op rechts uitlijnen.

- Cellen samenvoegen? Selecteer de samen te voegen cellen en klik in het menu 'tabel' op cel, 'cellen samenvoegen'.

Om de layout op te slaan klikt u op 'Kop en voettekst opslaan'.

E-mail limieten


Onder de layout ziet u de e-maillimieten Heeft u hier vragen over, neemt u dan contact met ons op!

Verzending van e-mail

Conscribo zal na het toevoegen van een e-mailadres, e-mails versturen met dit e-mailadres als afzender. Dit houdt in dat vanaf de Conscribo servers de mails worden verstuurd, en deze niet in uw eigen e-mail programma als verzonden e-mail te zien is.

Ontvangst van e-mail

Op het moment dat een mail om wat voor reden dan ook niet aankomt (bounced, ongeldig is, enzovoorts), komt deze e-mail niet terug bij Conscribo, maar in uw eigen e-mailprogramma. Op dezelfde manier als wanneer de ontvanger een reply zou geven op de e-mail. Conscribo kan nooit in uw e-mail programma kijken, en het systeem kan dan ook geen e-mails van u ontvangen.

E-mail komt niet aan

Het komt helaas een enkele keer voor dat e-mail, verstuurd door Conscribo als spam wordt aangemerkt. Dit kan komen omdat de mailserver van Conscribo niet eerder voor u mail heeft verstuurd, maar kan ook vele redenen hebben buiten uw of onze controle.

Conscribo toestaan mail met uw domeinnaam te sturen doormiddel van een SPF record

Wilt u de kans dat dit gebeurt minimaliseren en maakt u gebruik van uw eigen domeinnaam, dan dient u een technische aanpassing (te laten) doorvoeren waarmee u aangeeft dat Conscribo mail vanuit uw naam mag sturen.

U doet dit door in te loggen in de administratieve interface van uw domeinnaam.
Hier voegt u een TXT DNS record toe met als waarde:

v=spf1 include:conscribo.nl ~all

Indien u via andere mailservers ook mail verstuurd, dient u deze ook in dit record toe te voegen. b.v als u mail verstuurd vanuit adres 127.0.0.1 (fictief) dan voert u in:

v=spf1 ipv4:127.0.0.1 include:conscribo.nl ~all

We moedigen het gebruik van een SPF record erg aan, aangezien het de reputatie van de mails die u verstuurd hoog houdt!