Facturatie

Facturatie

>> Terug

Verenigingen kunnen facturen soms goed gebruiken, bijvoorbeeld op het moment dat van een lid wordt verwacht om een bedrag over te maken. Een algemene mail gestuurd, mondeling vriendelijk vragen of incasseren met een mededeling vooraf is ook mogelijk, maar een factuur geeft vaak extra duidelijkheid.

Om een factuur te kunnen opstellen zijn er verschillende punten die doorlopen moet worden:

  • Gegevens van de organisatie invullen
  • Het configureren van de instellingen van de factuur
  • Het ontwerpen van een factuurdocument
  • Het instellen van factuur producten of aanmaken van een betaallijst (inning)
  • Het genereren van facturen
  • Het versturen van facturen

Op de factuur dienen gegevens van de organisatie te staan. Een relatie dient namelijk te weten van wie de factuur is en waar het bedrag naartoe overgemaakt moet worden. Deze dient vooraf aan het genereren van je facturen ingevuld te zijn en kunnen in het factuursjabloon automatisch ingevuld worden.

Vervolgens is het belangrijk om te weten op welke (grootboek)rekening je de factuur tijdelijk wilt plaatsen. Hier worden debiteuren/crediteuren rekeningen voor gebruikt. Dat is een rekening waar je aangeeft dat je nog een bedrag dient te ontvangen (of te betalen), maar nog niet precies weet wanneer. Later kan je de betaling dan koppelen.

Daarnaast is het prettig om voor jezelf vast te stellen op welke termijn je relaties dienen te betalen. In het voorbeeld hieronder wordt van ze verwacht binnen 4 weken te hebben betaald, anders binnen 10 dagen na een herinnering of zelfs 1 week na de tweede herinnering. Zelf kan je hier in variëren. Conscribo rekent dan automatisch voor je uit wat de vervaldatum van de factuur zal zijn.

Als laatst wordt nog ingesteld hoe het factuurnummer eruitziet. Standaard staat dit op {_boekjaar}-{_volgnummer} (bijvoorbeeld: 2018-19), maar dat kan je zelf hiermee instellen. Het belangrijkste blijft dat er een uniek factuurnummer dient te zijn en met het volgnummer controleert Conscribo automatisch of de factuur op dat moment ook uniek is.

De opmaak van een factuur wordt bepaald door een facturatiestijl. Een facturatiestijl is een verzameling van een aantal sjablonen. Een sjabloon is een Microsoft Word bestand waarin is vastgelegd hoe een factuur of een herinnering er uit ziet. Een facturatiestijl bestaat uit meerdere sjablonen: een sjabloon voor de factuur, 1e herinnering en 2e herinnering. Op het moment dat u een factuur aanmaakt, dient een facturatiestijl gekozen te worden. Aan de hand van de factuurstijl weet Conscribo welk sjabloon het dient te gebruiken voor de factuur, voor de herinnering, en de 2e herinnering en maakt aan de hand van dat sjabloon de factuur op.

De producten kunt u gebruiken in de facturatie en zorgen voor de vulling van de productregels. Een product maakt u 1 keer aan en kunt u vervolgens in al uw facturen gebruiken totdat u het product verwijdert. Op deze manier heb je de veelgebruikte facturatie onderdelen snel in een factuur verwerkt.

Een factuur bestaat uit diverse gegevens. Zo dient er een factuurdatum, factuurnummer, vervaldatum en een relatie aan de factuur gekoppeld te worden. Deze gegevens zijn verplicht voor elke factuur. De vervolgstap is om producten en/of losse factuurregels toe te voegen. Dat is de inhoud van de factuur wat je vervolgens gaat verwachten van de relatie aan wie de factuur gekoppeld is. Als deze gegevens zijn ingevuld, kan je de factuur aanmaken en vervolgens gemaild worden.

Veel verenigingen maken van tevoren een betaallijst aan voor alle leden om aan te geven wat ze moeten betalen. Daar worden dan incidentele of automatische inningen voor gebruikt. Aan de hand van deze gegevens kan Conscribo facturen genereren om te mailen naar je leden en hoef je niet per persoon een eigen factuur aan te maken.

Op het moment dat u een automatische, of incidentele inning heeft aangemaakt vindt u een link ‘Facturen aanmaken…’ op het tabblad ‘Algemeen’ van de inning (en openstaand bij een incidentele inning). In dat scherm, wat hieronder staat weergeven, kan je Conscribo de opdracht geven om de facturen aan te maken.

Als je klaar bent om de facturen te versturen, ga je naar het facturenoverzicht. Selecteer de facturen die je wilt versturen en klik op de knop ‘E-mailen’ om het dialoog van een mailversturen te openen. Stel de mail op en verstuur deze naar je relaties.

Op het moment dat de factuur na de aangegeven vervaldatum nog niet is betaald, heb je de mogelijkheid om een herinnering te laten genereren. Dit wordt gedaan in het factuuroverzicht, door de facturen te selecteren en vervolgens op de knop ‘Herinnering’ te klikken. Dan worden de herinneringen gegenereerd en kan de gebruiker op dat moment deze weer mailen richting de relaties.

Een factuur in Conscribo heeft een status. Deze status kan wijzigen. In deze afbeelding ziet u het mogelijke traject dat een Factuur kan doorlopen:

Als een relatie betaald heeft zal je dit middels bankafschrift inlezen kunnen inlezen. Als je dat dan tijdens het inlezen van de bankafschriften is ook goed te zien of de factuur voldaan is en of er eventueel een bedrag niet helemaal correct is. Als het IBAN nummer bekend is in de administratie en door het inlezen wordt herkend, dan is het zelfs mogelijk dat de betaling automatisch gekoppeld wordt.

Het is mogelijk om een factuur te crediteren. In de details van de factuur kunt u op de knop ‘Maak creditfactuur aan..’ en Conscribo zal een voorstel doen van een creditfactuur. Hierbij worden alle product- en losse factuurregels gecrediteerd en het al eventueel verwerkte bedrag genoteerd. Op het moment dat deze creditfactuur wordt aangemaakt, zal deze creditfactuur aan de originele factuur worden gekoppeld, zodat dit administratief meteen wordt verwerkt.

In het facturenoverzicht kunt u een factuur omzetten naar een herinnering, maar wat als een herinnering onterecht is en u deze terug wilt veranderen naar een factuur. Dan kunt u gaan naar de details van de factuur en klikken op ‘Wijzig factuur status’. In dit dialoog kunt u de status veranderen naar een status vooruit, maar ook naar een status terug.