Handleidingen kennisbank

  Evenementen instellen

Artikelen bij: Inrichten

1	Het inrichten van het relatiebeheer
2	Relatietypes
3	Gemeenschappelijke veldnamen
4	Websiteformulieren
5	Verbindingen tussen relaties / relatietypes
6	Ledenportaal
7	Evenementen instellen
8	Evemenement inschrijving en controles flow
	Importeren en exporteren
	Gegevens/velden toevoegen en bewerken

1. Publieke inschrijvingen toestaan: De evenementenmodule is gekoppeld aan het ledenportaal. Dit betekent dat leden in de administratie zich voor evenementen kunnen inschrijven. Deze leden loggen in met hun gegevens uit het ledenportaal, en kunnen zich dan inschrijven. Op het moment dat ‘publieke inschrijvingen toestaan’ uitgeschakeld is, krijgen leden het loginscherm te zien als ze op de inschrijfpagina komen.
   Door ‘publieke inschrijvingen toestaan’ aan te vinken, kan iedereen die op de inschrijfpagina komt, zich inschrijven.
   
2. Status inschrijvingen: De inschrijfpagina is alleen beschikbaar op het moment dat de inschrijvingen voor het evenement geopend zijn. Je kunt deze handmatig open en dicht zetten, maar kunt ook kiezen om Conscribo dit voor je te laten doen, met behulp van ‘open/sluit inschrijvingen op datum/tijd’.
   
3. Deelnemer kan zijn inschrijving annuleren: Standaard is het niet mogelijk om na inschrijving je inschrijving als deelnemer nog te annuleren. Door dit aan te vinken wordt het wel mogelijk.
   
4. Inschrijflimieten: Hiemee kun je het maximaal aantal deelnemers aangeven. Dit kun je doen voor het hele evenement, of per onderdeel van een evenement. Lees meer over de inschrijflimieten bij de onderdeel informatie.
   
5. Wachtlijsten: Ook kun je van wachtlijsten gebruik maken. Hierbij kunnen deelnemers zich wel inschrijven op de wachtlijst, nadat het maximum aantal deelnemers is bereikt. Op het moment dat er een deelnemer haar inschrijving annuleert, krijgt de vroegst ingeschreven wachtlijst deelnemer een status ‘Wacht op bevestiging’, en een e-mail met de vraag of hij of zij wil meedoen. De deelnemer heeft twee dagen om te reageren op de mail en de inschrijving te bevestigen. Op het moment van ‘inschrijvingen annuleren op wachtlijst en wachtlijst sluiten op’ krijgen alle deelnemers op de wachtlijst een mail dat er geen plaats meer is vrijgekomen op de inschrijflijst. Vanaf dan kan de wachtlijst ook niet meer gebruikt worden.
   

1. Hoofd/verplicht onderdeel: Op het moment dat dit is aangevinkt, moet een deelnemer zich hiervoor inschrijven. Zo kun je bijvoorbeeld bij een toernooi een algemene inschrijflimiet hanteren.
   Let hierbij op dat de start- en einddatum altijd binnen de start- en einddatum van het evenement moeten vallen
   
2. Inschrijflimieten: Als er is gekozen voor uitgesplitste onderdelen, dan zal de inschrijflimieten van het onderdeel inschrijven vervallen en hier worden gedefinieerd.
   Conscribo kan het aantal deelnemers limiteren op een aangegeven aantal. Op het moment dat een deelnemer de inschrijving, of dit onderdeel van de inschrijving, annuleert dan kunnen andere deelnemers zich weer inschrijven.
   
3. Wachtlijsten: Ook kun je van wachtlijsten gebruik maken. Hierbij kunnen deelnemers zich wel inschrijven op de wachtlijst, nadat het maximum aantal deelnemers is bereikt. Op het moment dat er een deelnemer haar inschrijving annuleert, krijgt de vroegst ingeschreven wachtlijst deelnemer een status ‘Wacht op bevestiging’, en een e-mail met de vraag of hij of zij wil meedoen. De deelnemer heeft twee dagen om te reageren op de mail en de inschrijving te bevestigen. Op het moment van ‘inschrijvingen annuleren op wachtlijst en wachtlijst sluiten op’ krijgen alle deelnemers op de wachtlijst een mail dat er geen plaats meer is vrijgekomen op de inschrijflijst. Vanaf dan kan de wachtlijst ook niet meer gebruikt worden.
   
4. Limiteer aantal onderdelen: Als je meerdere onderdelen hebt, dan kun je limieten plaatsen op het aantal onderdelen. Er dient altijd minimaal 1 onderdeel te zijn, meer je kan ervoor kiezen dat er minimaal meerdere onderdelen zijn. Voor een vierdaagse wil je één afstand selecteren, waardoor het maximaal aantal onderdelen ook op 1 onderdeel komt.
   

1. Boek servicekosten op rekening: Elke maand incasseert Conscribo de verbruikte servicekosten. Deze kunnen automatisch geboekt worden. Elke maand dat er servicekosten zijn, maakt Conscribo een transactie aan tussen deze rekening en de ‘nog te betalen’ rekening in je administratie.
   
2. Dit is een betaald evenement: Voor het werken met het financiële deel is een betaalprovider vereist. Hoe dit ingesteld kan worden hebben we hier uitgelegd:
   » Betaalpagina met koppeling voor iDeal
   Deelnemers betalen nu ingestelde tarieven direct bij het inschrijven voor een evenement. Na het opslaan van deze instellingen kunnen de tarieven worden bepaald.
   
3. Toelichting aan deelnemer over terugbetalen bij annuleren: Als een deelnemer de betaalde inschrijving annuleert, dan wil hij of zij graag iets weten over wat er met haar inschrijfgeld gebeurt. Deze tekst wordt getoond bij het annuleren van een inschrijving van een deelnemer
   
4. Terugbetaling bij het annuleren van een inschrijving via betaalbatches: Als je gebruik maakt van betaalbatches in Conscribo, kan de evenementenmodule bij elke annulering een transactie klaarzetten om terug te betalen. De deelnemer wordt dan de benodigde informatie gevraagd voor terugbetaling bij het annuleren van de inschrijving. Hoe te werken met de betaalbatches, kan je hier teruglezen:
   » Betaalbatch
   

1. Naam, Bedrag/BTW, Rekening: In het ‘tarief toevoegen’ scherm, geef je een naam, een bedrag (eventueel een BTW tarief, houdt hierbij rekening dat alle bedragen inclusief BTW worden gerekend) en een rekening. De rekening bepaald hoe de inkomsten in de boekhouding worden verwerkt. Mocht je nog een specieke rekening willen aanmaken, kan je dat hier doen:
   » Rekeningen aanmaken en bewerken
   
2. Dit is een optioneel tarief: Op het moment dat optioneel tarief wordt aangevinkt, kan de deelnemer bij inschrijving, ervoor kiezen om dit tarief aan te vinken. Zo kun je extra’s bij je evenement aanbieden.
   
3. Tarieven per soort deelnemer: Een tarief wordt alleen zichtbaar voor een deelnemer op het moment dat deze voor haar van toepassing is. Bijvoorbeeld in het bovenstaande voorbeeld, wordt dit tarief niet gerekend aan leden in de ledenadministratie. Je kunt dus per selectie een tarief aanmaken om elk lid het juiste tarief te kunnen laten betalen. Bij leden kun je naast [u]‘niet bij leden’[/u] en [u]‘bij alle leden’[/u] ook nog kiezen voor [u]‘bij een selectie van leden’[/u]. Hierbij kun je de relatieselectie gebruiken om de leden te kiezen.
   

1. Stuur e-mail: Deze knop stuurt een e-mail naar alle deelnemers van het evenement. Zo kan je eenvoudig iedereen voorzien van extra informatie over het evenement.
   
2. Stuur inschrijfbevestiging opnieuw: Soms zijn deelnemers hun inschrijfbevesting kwijt of geven aan het niet te hebben ontvangen. Op deze manier kan de inschrijfbevestiging opnieuw worden verstuurd.
   
3. Reset QR-scans: Als een QR eenmaal is gescand, dan kan deze niet meer worden gebruikt. Met deze knop kan deze registratie worden gereset, zodat een QR vaker kan worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld dat je bij een vierdaagse elke dag wil scannen, dan reset je de opties aan het begin van een nieuwe dag.
   
4. Details van een inschrijving: Hier kan de inschrijving van een deelnemer worden bekeken en beheerd.
   
5. Inschrijving toevoegen: Mocht het zijn dat een deelnemer zichzelf niet kan inschrijven, of je wilt zelf een deelnemer toevoegen aan de deelnemerslijst, kan je dat met deze knop doen.