Website formulieren


Op het moment dat u een nieuwe relatie aan Conscribo wilt toevoegen, dan kunt u deze met behulp van een toevoeg formulier in Conscribo toevoegen. Als er leden lid worden van de vereniging/stichting, dan kunt u dit zelf handmatig doen. Maar het zou wel prettig zijn als er een formulier is wat de nieuwe leden zelf kunnen invoegen en de data doorgestuurd wordt naar uw Conscribo administratie.

Zo’n formulier is met Conscribo in te stellen. Deze zijn aan te maken via Instellingen -> Website Formulieren. Door op deze link te klikken, komt u op het overzicht van het aanmaken van de formulieren. Dat scherm ziet er als volgt uit:

website_formulieren_overview.png


Door op de knop ‘Formulier toevoegen...’ (1) te klikken, kunnen we een formulier gaan toevoegen.

Formulier (relatie) toevoegen


website_formulieren_relatie_toevoegen_start.png


Hiermee kan een relatie het formulier invullen en wordt dat naar Conscribo gestuurd. Dat kunt u als gebruiker vervolgens toevoegen in het relatiebeheer. Selecteer het relatietype wat u wilt gebruiken voor formulier, klik op verder. Hier kunt u aangeven hoe u het formulier wilt noemen.

Standaard wordt er een deel van het formulier voorgesteld. Als u een relatie wilt toevoegen, vinden wij het waarschijnlijk dat de persoonsgegevens, adresgegevens, contactgegevens en bankrekeninggegevens standaard in het formulier dienen te verschijnen. Als u velden hebt met de ‘standaard’ gemeenschappelijke naam voor deze velden, dan zal Conscribo deze velden meteen invullen bij het formulier. Dat formulier staat hieronder weergegeven:

website_formulieren_relatie_toevoegen_standaard.png


Dit formulier is naar eigen wens in te vullen door meer items toe te voegen (1). Er zijn drie mogelijkheden om toe te voegen aan het formulier:

Gegevensveld met label: Dan kan er een label aan het gegevensveld toegevoegd worden
Gegevensveld zonder label: Dan komt er alleen een gegevensveld
Tekstveld: Een stuk tekst, om aan het formulier toe te voegen

Item details


Elk item heeft zijn eigen details (2). Zo ziet u hieronder de details van een tekstveld, in dit geval Voornaam. Aan dit veld kunt u aangeven of er een standaardwaarde dient te zijn (1) of dat het veld verplicht is (2). Daarnaast kunt u ook voor de opmaak nog aanpassen wat de breedte is van het veld (3) of het samengevoegd dient te worden met het item aan de linkerkant (4).

website_formulier_details_tekstveld.png


Bij bijvoorbeeld een opommingsveld heeft u weer andere details. In het voorbeeld is dit een gegevensveld met label, terwijl de vorige een gegevensveld zonder label was. In een opsommingsveld heeft een relatie diverse keuzes. U kunt bij de details aangeven welke keuzes de relatie voorgelegd krijgt en welke standaard wordt geselecteerd. Eventueel kunt u het label nog aanpassen, zodat het mogelijk meer duidelijkheid geeft voor de persoon die het formulier moet invullen.

website_formulier_details_opsomming.png


Extra mogelijkheden in het formulier


Naast alle items, heeft Conscribo nog enkele instellingen. Zo kan Conscribo voor u postcode aanvulling inschakelen (1). Dat wil zeggen dat als de persoon die het formulier hun postcode invult, meteen de straatnaam en plaatsnaam wordt aangevult.

Ook kan het voor een startlidmaatschap fijn zijn te weten, wanneer iemand het formulier heeft ingevult (2). Conscribo kan dit automatisch invullen, zonder dat de persoon die het invult daaraan hoeft te denken. Dat kan ook met vaste waarden, zoals de opmerkingen die wij hebben aangegeven (3).

website_formulier_extra_mogelijkheden.png


Publicatieinstellingen


Dit formulier wilt u publiceren, zodat de relaties het ook kunnen invullen. We hebben hiervoor diverse mogelijkheden. Het kan namelijk zijn dat je er een Conscribo site voor wilt gebruiken, maar het is ook mogelijk om dit te publiceren op een eigen website.

Publiceren op een Conscribo pagina


Het is mogelijk om het te laten publiceren op een Conscribo pagina. U krijgt dan een link van ons, dat u aan de relaties door kunt geven. De verwijzing naar het formulier, kunt u deels zelf invullen. Dat zal er als volgt uitzien:

https://leden.conscribo.nl/*uw_accountnaarm*/*aangegeven_formulier_naam*/

website_conscribo_pagina_instellingen_1.png


De eenvoudige versie is dat u het publiceert op een volledige versie en dat de persoon die het formulier heeft ingevult een bedank tekst te zien krijgt als het formulier is verzonden.

website_conscribo_pagina_instellingen_2.png


Zelf kunt u ook het stylesheet van het formulier aanpassen, zodat het formulier overeenkomst met de stijl van uw vereniging/stichting. Vandaar dat u kunt verwijzen naar een eigen stylesheet of dat eventueel aan kunt passen in dit overzicht. Daarnaast hoeft u geen bedankt tekst te schrijven, maar kunt u ook doorverwijzen naar een andere webpagina.

Publiceren op een eigen pagina


Het is mogelijk om het formulier te publiceren op een eigen website. Hiervoor heeft Conscribo wel een formuliercode nodig om dat te genereren en weten wat er moet gebeuren nadat het formulier is ingevult. Als u het wilt publiceren op een eigen website, is onderaan de pagina een HTML code te ontvangen, wat u kunt plaatsen in een eigen website.

website_eigen_website_instellingen.png


Webformulieren gebruiken in uw wordpress website


Om dit formulier op uw eigen wordpress website te publiceren, dient u de Conscribo Formulieren plugin te downloaden en op uw website te installeren.

Download de plugin hier: https://www.conscribo.nl/files/plugin/conscribo-forms.zip en upload deze naar uw website. Activeer de plugin, en ga in uw dashboard naar het menuitem "Conscribo formulieren". Hier vult u bij "Naam van uw administratie" in. Klik op "Zoek beschikbare formulieren" zodra u dit formulier heeft opgeslagen.

Na het opslaan zal de Wordpress shortcode om het formulier te kunnen gebruiken daar zichtbaar zijn. Kopieer de shortcode naar een wordpress pagina waar u het formulier wilt tonen. Het formulier verschijnt nu op deze plaats.

Verwerken in de administratie


We hebben een formulier gemaakt en deze ingevult in zoals hieronder te zien. Door op de knop verstuur formulier te klikken, zal het formulier verzonden worden naar de administratie. Dat zal dan verschijnen in de Inbox: Ledenadministratie.

website_formulier_ingevult.png


Dit formulier is aangekomen in de mailbox, en zal je als ongelezen item zien:

website_conscribo_ledenadministratie_inbox.png


Door erop te klikken, krijg je een toevoegscherm te zien, zoals deze ook te zien is bij Nieuwe Relatie. Het enige verschil is dat alle velden zijn ingevuld. Dan hoeft u als gebruiker alleen nog onderaan de pagina op ‘Toevoegen’ te klikken en zal de relatie toegevoegd worden aan de administratie.

Daarnaast is het mogelijk om bij verwerking ‘Relatie toevoegen’ aan te passen naar ‘Relatie wijzigen’, om gegevens bij een bestaande relatie aan te passen met de ingevulde gegevens van persoon die het formulier heeft ingevult.

website_conscribo_ledenadministratie_inbox_relatie.png