Handleiding

Handleidingen kennisbank

  /  Handleiding   /  Conscribo ledenadministratie / Relatiebeheer   /  Inrichten

  Website formulieren


Naast dat u zelf een relatie kan toevoegen aan Conscribo (» Relaties toevoegen en bewerken),
kunt u er ook voor kiezen om een Web Formulier aan te maken waarmee leden zelf hun gegevens kunnen aanleveren.

We leggen eerst uit hoe het gebruikt wordt, en daarna hoe we het instellen.

Doel

Voor de onderstaand relatietype is een formulier aangemaakt met een gedeelte van de velden beschikbaar op de relatie:
webform_for_relation.png


Een lid vult dit formulier in.
webform_memberpages_mobileHosted.png


En voordat de gegevens verwerkt zijn en leden zijn aangemaakt danwel gewijzigd, houdt u zelf de controle doordat de gegevens eerst in een "Ledenadministratie" inbox terecht komen.
webform_email_inbox.png


Zoals u ziet, kan dit het beheer van de leden administratie meer tijd besparend worden, maar is het ook de gebruiker die het in eerste instantie goed of fout invult.
U kunt zelf nog wijzigingen aanbrengen voordat de gegevens worden verwerkt en als u de mail bewaard, heeft u nog naslagwerk voor hoe het werd opgeslagen (let wel op de AVG regelgeving omtrent retentie waar u zelf verantwoordelijk voor bent).

Mogelijkheden

Mogelijkheden - Hosting

Een formulier kan op drie verschillende manieren aangeboden worden:
  • Op een https://leden.conscribo.nl/*Account*/*FormulierCode*/
  • Via een eigen site - WordPress conscribo/plugin
  • Via een eigen site - Zelfgemaakte website

Mogelijkheden - Type

Bij het aanmaken of kopiëren van een formulier krijgt u de mogelijkheid "Mobiele weergave" uit of in te schakelen.
webform_config_nieuw_form.png


Inschakelen van Mobiele weergave heeft onze voorkeur omdat deze weergave geoptimaliseerd is voor verschillende apparaten (ook de laptop/computer).
Het zorgt ervoor dat velden zoveel als mogelijk het scherm vullen zonder dat u horizontaal moet scrollen.

Uitschakelen van Mobiele weergave (Eigenlijk Tabel weergave) zorgt ervoor dat u een formulier kan maken die misschien niet past op alle apparaten, maar wel dezelfde layout blijft hanteren.
Dit kan nog steeds een goede keuze zijn indien u wilt werken met kolommen en veel informatie op het formulier wilt hebben.

Mogelijkheden - Opmaak (Expert)

Het kan zijn dat u kundig bent in CSS en de opmaak van uw formulier weet aan te passen naar uw huisstijl.
Mocht dat het geval zijn, dan kunt u deze CSS:
  • Ofwel in uw wordpress configureren (Hosting: Via een eigen site) of
  • in conscribo op het publicatie tabblad (Hosting: Via https://leden.conscribo.nl)

Let op: Omdat we twee formulier types hebben, hebben we ook twee stijlvormen. De CSS voor de ene, werkt niet voor de andere

Configureren

Zo’n formulier is met Conscribo in te stellen. Deze zijn aan te maken via Instellingen > Website Formulieren. Dit overzicht scherm ziet er als volgt uit:

website_formulieren_overview.png


Door op de knop ‘Formulier toevoegen...’ (1) te klikken, kunnen we een formulier gaan toevoegen.

Formulier toevoegen - Stap 1

webform_config_nieuw_form.png

Momenteel kunt u bij (1) alleen "Formulier relatie toevoegen" kiezen, echter gaat deze functionaliteit verder dan menig ander formulier.

Met dit type formulier kunt u een Relatie kiezen bij (2) dat u al reeds heeft aangemaakt op » Relaties toevoegen en bewerken.
Hiermee geeft u aan dat het formulier zal worden opgebouwd met invoer velden van dit relatie type.

Bij (3) kunt kiezen of u Mobiele weergave wenst of niet, dit hebben we bij het kopje "Mogelijkheden" al kort toegelicht.
klik op verder.

Formulier toevoegen - Stap 2: Algemeen

Hier kiest u voornamelijk wat er wordt ingevuld en waar het terecht komt.

Standaard hebben we alvast een aantal formulier elementen geplaatst:
  • persoonsgegevens, adresgegevens, contactgegevens en bankrekeninggegevens

    • Als u velden hebt met de ‘standaard’ gemeenschappelijke naam voor deze velden, dan zal Conscribo deze velden meteen invullen bij het formulier.


website_formulieren_relatie_toevoegen_standaard.png


Formulier Elementen
Dit formulier is naar eigen wens in te vullen door meer items toe te voegen (1).

Er zijn drie mogelijkheden om toe te voegen aan het formulier:
  • Gegevensveld met label: Dan kan er een label aan het gegevensveld toegevoegd worden
  • Gegevensveld zonder label: Dan komt er alleen een gegevensveld
  • Tekstveld: Een stuk tekst, om aan het formulier toe te voegen

Elk item heeft zijn eigen details (2), zo ziet u hieronder de details van een Gegevensveld zonder label.

website_formulier_details_tekstveld.png


In dit geval is "Voornaam" geselecteerd van het relatietype. Aan dit veld kunt u aangeven of er een standaardwaarde dient te zijn (1) of dat het veld verplicht is (2).
Daarnaast kunt u ook voor de opmaak nog aanpassen wat de breedte is van het veld (3) of het samengevoegd dient te worden met het item aan de linkerkant (4).

Als we kijken naar gegevensveld met label met als veld een van het type opsommingveld heeft u weer andere details.

website_formulier_details_opsomming.png


In een opsommingveld heeft een relatie diverse keuzes. U kunt bij de details aangeven welke keuzes de relatie voorgelegd krijgt en welke standaard wordt geselecteerd.
Eventueel kunt u het label bij (1) nog aanpassen, zodat het mogelijk meer duidelijkheid geeft voor de persoon die het formulier aan het invullen is.

Formulier Elementen - Mobiele weergave Uitzonderingen
Om flexibiliteit voor verschillende schermformaten te ondersteunen hebben we wat instellingen moeten weghalen die niet meer van toepassing zijn.
  • Een veld in het overzicht kan niet over meerdere kolommen of rijen uitgerekt worden - Dit komt omdat dit specifiek is voor de tabelweergave
  • De veldbreedte kan niet in procenten worden opgegeven - Velden kunnen op verschillende plekken worden geplaatst afhankelijk van de schermbreedte en procenten hebben daaromn geen nut


Formulier Elementen - Gotcha's
  1. Wanneer een relatie veld wordt verwijderd in het relatiebeheer, dan wordt deze ook zonder pardon verwijderd in de gerelateerde web formulieren.
  2. Wanneer een relatie veld veranderd van type in het relatiebeheer, dan wordt deze ook zonder pardon verwijderd in de gerelateerde web formulieren.
  3. Mocht u een relatie veld van het veldtype "Opsomming" of "Meerkeuze" hebben en u wijzigt de beschikbare opties hierin, dan worden:
    • de opties die na het wijzigen niet meer bestaan verwijderd;
    • de opties die zijn toegevoegd niet ook toegevoegd aan het webformulier element;



Extra mogelijkheden in het formulier

Naast alle items, heeft Conscribo nog enkele instellingen.
  • Postcodeaanvulling - Zo kan Conscribo voor u Postcode aanvulling inschakelen (1). Dat wil zeggen dat als de persoon die het formulier hun postcode invult, meteen de straatnaam en plaatsnaam wordt aangevuld.
  • Vast ingevulde gegevens - Deze zijn niet zichtbaar op het formulier, maar kunnen nuttige informatie toevoegen aan uw lid om te weten dat het huidige formulier is gebruikt
    • Dynamische waardes - Zoals bij (2) wordt een "Start Lidmaatschap" veld gevuld aan de hand van de huidige dag (Handig bij de contributie inning als "Start datum")
    • Vaste Waardes - Bij (3) kunt u dezelfde standaard waardes invullen als bij de zichtbare formulieren.

  • Plaats ingevuld formulier in map - Mocht u meerdere formulieren gebruiken, dan wilt u de formulier bewerking waarschijnlijk apart beheren. Bij (4) kunt u een map kiezen die u daarvoor wilt gebruiken.


website_formulier_extra_mogelijkheden.png


Publicatieinstellingen

In de vorige stap hebben we vastgesteld welke formulier elementen er zijn en wat opmaak mogelijkheden per element. Nu wilt u dit formulier publiceren, zodat de relaties het ook kunnen invullen.

We hebben hiervoor diverse mogelijkheden (Kort geïntroduceerd onder "Mogelijkheden - Hosting").
Het kan namelijk zijn dat u er een Conscribo site voor wilt gebruiken, maar het is ook mogelijk om dit te publiceren op een eigen website.

Publiceren op een Conscribo pagina

Het is mogelijk om het te laten publiceren op een Conscribo pagina. U krijgt dan een link van ons, dat u aan de relaties door kunt geven. De verwijzing naar het formulier kunt u deels zelf invullen. Dat zal er als volgt uitzien:
  • https://leden.conscribo.nl/*uw_accountnaam*/*aangegeven_formulier_naam*/


website_conscribo_pagina_instellingen_1.png


De eenvoudige versie is dat u het publiceert op een volledige versie en dat de persoon die het formulier heeft ingevuld een bedank tekst te zien krijgt als het formulier is verzonden.
In plaats van een bedank tekst, kun u ook kiezen voor "Doorverwijzen naar webpagina" waarbij de gebruiker wordt doorgestuurd naar een webpagina van uw keuze.

website_conscribo_pagina_instellingen_2.png


Zelf kunt u ook het stylesheet van het formulier aanpassen, zodat het formulier overeenkomst met de huisstijl van uw vereniging/stichting. Vandaar dat u kunt verwijzen naar een eigen stylesheet of dat eventueel aan kunt passen in dit overzicht.
Let op: Niet alleen vereist dit verstand van CSS, maar de CSS voor mobiele weergave en tabelweergave hebben niet een complete overlap. Indien u "mobiel" en "tabel" weergave gaat mixen, ga er dan dus niet vanuit dat de opmaak direct correct is.

Publiceren op een eigen pagina

Het is mogelijk om het formulier te publiceren op een eigen website. Hiervoor heeft Conscribo wel een formuliercode nodig om dat te genereren en weten wat er moet gebeuren nadat het formulier is ingevuld.
Als u het wilt publiceren op een eigen website, is onderaan de pagina een HTML code te kopiëren, wat u kunt plaatsen in een eigen website.

website_eigen_website_instellingen.png


Publiceren in uw wordpress website

Om dit formulier op uw eigen wordpress website te publiceren, kiest u nog steeds voor "Via een eigen website beschikbaar", maar ook dient u de Conscribo Formulieren plugin te downloaden en op uw WordPress te installeren:
  • Download de plugin hier: conscribo-forms.zip en upload deze naar uw website,
  • Activeer de plugin, en ga in uw dashboard naar het menuitem "Conscribo formulieren",
  • Hier vult u "Naam van uw administratie" in. Klik op "Zoek beschikbare formulieren" zodra u dit formulier heeft opgeslagen,
  • Na het opslaan zal de WordPress shortcode om het formulier te kunnen gebruiken daar zichtbaar zijn,
  • Kopieer de shortcode naar een wordpress pagina waar u het formulier wilt tonen. Het formulier verschijnt nu op deze plaats.


Verwerken in de administratie

We hebben een formulier gemaakt en deze ingevuld in zoals hieronder te zien. Door op de knop verstuur formulier te klikken, zal het formulier verzonden worden naar de administratie.
Dat zal dan verschijnen in de Inbox: Ledenadministratie

website_formulier_ingevult.png


Dit formulier is aangekomen in de mailbox, en zult u als ongelezen item zien:

website_conscribo_ledenadministratie_inbox.png


Door erop te klikken, krijgt u een relatie toevoegscherm te zien, zoals deze ook te zien is bij Nieuwe Relatie.
Het enige verschil is dat alle velden van het formulier zijn ingevuld. Dan hoeft u als gebruiker alleen nog onderaan de pagina op ‘Toevoegen’ te klikken en zal de relatie toegevoegd worden aan de administratie.

Daarnaast is het mogelijk om bij verwerking ‘Relatie toevoegen’ aan te passen naar ‘Relatie wijzigen’, om gegevens bij een bestaande relatie aan te passen met de ingevulde gegevens van persoon die het formulier heeft ingevuld.
Let op: Alle blauwe velden zijn waarden van het formulier en lege velden in het formulier zullen ook als leeg worden opgeslagen tenzij je hier een wijziging in aanbrengt.

website_conscribo_ledenadministratie_inbox_relatie.png