Handleidingen kennisbank

Home » Handleiding

/ Handleiding / Conscribo ledenadministratie / Relatiebeheer / Inrichten

Het inrichten van het relatiebeheer

Artikelen bij: Inrichten

1	Het inrichten van het relatiebeheer
2	Relatietypes
3	Gemeenschappelijke veldnamen
4	Website formulieren
5	Verbindingen tussen relaties / relatietypes
6	Ledenportaal
	Importeren en exporteren
	Gegevens/velden toevoegen en bewerken

Als u uw administratie zelf, goed wilt gaan uitvoeren, dan is het belangrijk om het relatiebeheer goed in te richten. Het is te adviseren om eerst een volledige, lege administratie in te lezen met behulp van de uitleg op deze pagina : » De administratie inrichten.

Hierna kunt u beginnen met het inrichten van de ledenadministratie/ relatiebeheer.

Wat en in te richten en waar moet u op letten

Standaard is er al het een en ander ingesteld in uw administratie, waarmee u een snelle start kunt maken. U stelt uzelf hierna de volgende vragen:

Wat wilt u bijhouden: (De relatietypes) Alleen personen (leden, sponsors e.d.), of ook gezinnen (en de relaties hiertussen), bedrijven, e.d. Houdt er rekening mee, dat hoe meer u verzint hoe ingewikkelder het onderhoud kan worden.
De bedachte relatietypes maakt u aan met behulp van de uitleg op de pagina: » Relatietypes.
Welke gegevens wilt u bij elk relatietype bijhouden. Denk hier vooral aan wat u uiteindelijk wilt bereiken. Wilt u de relaties kunnen e-mailen, dan is dat een nuttig gegeven, wilt u dat er contributie wordt berekend, zorg dan dat alle gegevens (bijvoorbeeld lidsoort, geboortedatum, startdatum lidmaatschap, einddatum lidmaatschap enz.) worden bijgehouden. Conscribo kan ook met de gegevens doorrekenen. U hoeft zo bijvoorbeeld nooit een gegeven 'leeftijd' handmatig bij te houden, u kunt een berekend gegeven 'leeftijd' gebaseerd op de geboortedatum gebruiken!)

Wilt u straks een ledenbestand importeren, controleer dan in dit bestand ook welke kolommen u interessant vindt om mee te nemen. Maak ook deze aan!

Na de inventarisatie maakt u deze gegevens aan met uitleg op deze pagina: » Gegevensvelden bewerken en aanmaken

Relatiegroepen: Het is handig om tenminste 1 archiefgroep te hebben aangemaakt. Hiermee kunt u zonder de limiet op relaties toch al uw oude relaties administreren. Maak deze aan met de uitleg op deze pagina » Relatiegroepen en plaats hier later al uw oude relaties in door ze te archiveren. Het is vaak ook handig om andere relatiegroepen aan te maken om snel goed overzichten te creëren.
Relaties importeren: Heeft u een bestand met relaties in een excel of csv bestand, dan kunt u deze in de administratie importeren met behulp van deze uitleg: » Relaties importeren. Hierbij is het een goed idee om eerst alle 'oud-leden' te importeren. Deze archiveert u vervolgens direct » Relaties verwijderen en archiveren. Hierna leest u uw huidige bestand in.

Maatwerk

Heeft u een ingewikkeld ledenbestand, of heeft u hulp nodig bij het inrichten hiervan, dan kan Conscribo u hier ook mee helpen. We kunnen conversies op uw ledenbestand uitvoeren en diverse formaten voor u inlezen. Dit alles doen we op offertebasis. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden!